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ENQUÊTE
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| Chantiers Internet public : l'état civil relève le défi de la dématérialisation |
| Chaque année, ce sont des millions de demandes d'actes d'état civil qui sont gérées en mairie. L'année prochaine, Internet va s'immiscer dans la boucle.
(14/12/2004) |
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(modifié le 14/12/04 à 11h15) La modernisation de l'administration,
du côté des services aux usagers, passe notamment par la simplification
des démarches administratives. Dans ce domaine, l'un des premiers
projets interministériels menés par l'Agence pour le développement
de l'administration électronique (Adae) concerne la dématérialisation
des demandes d'état civil, actes de naissance en tête. L'objectif
de ce chantier, lancé en mai 2003 et qui devrait aboutir
l'année prochaine, est de proposer à tous les citoyens
une téléprocédure unifiée de demande d'acte, en attendant la
dématérialisation des documents eux-mêmes.
L'état civil englobe les documents officiels que sont les actes
de naissance, de mariage et de décès, qui relèvent de la compétence
des mairies. L'acte le plus demandé est l'acte de naissance,
celui-ci étant nécessaire aux démarches d'obtention de la carte
nationale d'identité ou du passeport, et souvent réclamé par
les mutuelles, les services sociaux ou encore les établissements
d'enseignement. D'après Philippe Vrignaud, chef de projet sur
l'état civil à l'Adae, plusieurs millions de demandes d'actes
de naissance sont ainsi effectuées chaque année en France. Cela représente même,
selon l'Association des Maires de grandes villes, le premier
motif de déplacement des Français qui se rendent en mairie.
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Demande
d'état civil :
le calendrier |
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mai 2003 : étude de l'Adae sur les
services existants sur 104 sites de mairies et les
problèmes juridiques posés |
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janvier 2004 :
rédaction d'un cahier des charges du dispositif |
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juillet 2004 :
choix des prestataires |
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juillet 2005 : ouverture
du service auprès de communes tests |
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Demande
d'état civil
:
le budget |
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300.000 euros en 2004 |
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300.000 euros en
2005 |
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Le projet de dématérialisation de la demande d'acte de naissance,
bien qu'il soit classé par l'Adae dans les services aux citoyens,
vise en premier lieu à faciliter le travail des agents. "L'idée
est de créer un service à destination des communes", explique
Philippe Vrignaud. Bien sûr, les démarches de l'usager s'en
trouveront facilitées, dans la mesure où le projet vise notamment
à permettre l'échange sécurisé de données d'état civil entre
administrations, via une plate-forme unifiée. Pour rappel, aujourd'hui,
la demande doit forcément transiter par l'usager, seul autorisé
à demander un acte de naissance auprès de sa mairie.
Concrètement, les demandes en ligne se feront soit depuis un
site dédié à l'état civil, dont l'url n'est pas encore déterminée,
soit sur Mon.service.public.fr, soit sur le site de la commune
de naissance. Pour les mairies ayant déjà mis en place leur
propre téléprocédure, un lien renverra vers leur site. Pour
celles qui n'en ont pas, mais qui seront référencées par l'Adae,
la téléprocédure se déroulera sur la plate-forme de l'Agence puis
la demande sera transmise à la mairie. Enfin, dans les autres
cas, l'utilisateur pourra imprimer le formulaire de demande
et le renvoyer par courrier à la mairie. Ce dispositif basique aura l'avantage
de standardiser les formulaires de demande, ce qui n'est pas
le cas actuellement.
| Pour l'instant, l'Adae ne peut dématérialiser que la demande d'acte |
L'ouverture du service est prévue pour juillet 2005, avec six mois de retard sur
le planning initial. Le travail avec les prestataires retenus
a débuté fin novembre : Cap Gemini, pour le développement technique
et le dispositif d'accompagnement, et EDS Answare pour l'assistance
à maîtrise d'ouvrage. "La priorité, à l'heure actuelle, est
de mobiliser les collectivités, de les accompagner, et de former
des relais en leur sein", indique Philippe Vrignaud. Dans une
dizaine de jours, des communes tests, représentatives de la
diversité des situations décrites précédemment, devraient être
désignées. Du côté du ministère de la Justice, dont dépend l'état
civil, un groupe de travail va se mettre prochainement en place,
conduit par Sylvie Bourgogne, conseillère au cabinet du Garde
des Sceaux.
Pour l'instant, l'Adae ne peut dématérialiser que la demande
d'acte. La dématérialisation de l'acte lui-même est soumise
à la publication du décret sur les actes authentiques, qui doit
fixer les conditions d'établissement et de conservation des
actes dressés sur support électronique. Ce décret est en cours
d'élaboration, et traitera notamment des problématiques du consentement
et de l'information de l'usager, de la signature électronique,
et de l'archivage des actes électroniques.
Pour la dématérialisation de la demande aussi, l'information
préalable de l'usager sera nécessaire à l'échange directe de
données entre administrations. En revanche, l'archivage ne pose
pas de problème. "Sur le site, nous ne conserverons rien, explique
Philippe Vrignaud. Tout sera transmis à la commune dans un fichier
XML. Nous réfléchissons juste à la pertinence de demander et
de conserver le motif de la demande, dans la perspective d'orienter
nos actions de communication vers les bonnes cibles. Avec la
suppression de la fiche d'état civil, il y a eu un transfert
vers les extraits d'acte. En déterminant quels organismes sont
demandeurs, nous pourrons soit les informer de l'existence de
la plate-forme, soit faire comprendre que certaines demandes
sont abusives. Ce sera un succès si le nombre de demandes diminue."
A ce stade, le succès du projet de dématérialisation de demande
état civil repose en grande partie sur l'interopérabilité. Pour
que le dispositif s'intègre aux systèmes d'information des mairies,
l'Adae a entrepris de normer les données relatives à l'état
civil, en s'appuyant notamment sur les notaires. Le système
doit en effet être parfaitement conforme avec le cadre juridique,
qui a récemment évolué (par exemple avec la réforme des noms de famille).
Deux autres facteurs constitueront les clés de succès du projet,
selon Philippe Vrignaud : "Nous avons besoin de connaître les
besoins profonds des agents. En effet, il faut que la dématérialisation
leur soit profitable, car nous sommes conscients qu'elle va
toucher le fonctionnement des services. Ensuite, il faut réussir
à manager plusieurs types de relations avec les collectivités,
et les accompagner quel que soit leur niveau d'avancement vis
à vis de la dématérialisation." De vastes chantiers.
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Dossier 
