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A l'occasion de ses trente ans, l'Ina (Institut national
de l'audiovisuel) a décidé de dépoussiérer
son intranet, lancé en juin 1999. La nouvelle version
obéit à une stratégie globale de modernisation
de l'institut. "Nous allons passer d'un intranet classique
d'information à un vrai portail d'entreprise, avec
une partie transversale et des rubriques personnalisées",
explique-t-on à la direction de la communication de
l'Ina. Le lancement du nouveau service est prévu pour
le 15 février prochain.
L'objectif de ce nouvel Intranet est, selon l'Institut,
de construire une identité d'entreprise, pour une équipe
de près de 1.000 personnes, répartie sur plusieurs
sites, dans le Val-de-Marne, les Yvelines, ainsi que dans
les six délégations régionales (Lyon,
Marseille, Toulouse, Lille, Strasbourg et Rennes). Après
le passage des archives de l'analogique au numérique
et la refonte du site Internet, la remise à plat de
l'intranet est donc la dernière pierre du chantier
de modernisation de l'Institut.
L'Ina
espère également profiter de ce nouvel outil
pour favoriser les synergies entre les secteurs d'activité.
Depuis 1999, l'intranet n'avait pas guère évolué : seules
la possibilité de télécharger des formulaires
avait été ajoutée aux fonctions de base
d'information, ainsi que des bases de données et des
applications workflow. Désormais, le personnel pourra
aussi gérer en ligne ses renseignements, son agenda,
participer aux forums, partager des documents ou encore utiliser
sa messagerie.
Pour Patrice Bertrand, directeur des opérations chez
Smile, l'une des deux agences qui a participé à
la réalisation de l'intranet, cette dernière
fonctionnalité est décisive. "C'est la
killer-application,
qui garantit une utilisation optimale de l'intranet. Il n'est
d'ailleurs pas si fréquent de basculer la messagerie
sur un intranet." En phase avec son secteur, l'Ina proposera
également des extraits sonores et vidéos.
Autre particularité : l'intranet a été
développé en open-source. "C'est une solution
qui ne convient pas à tout le monde, explique Patrice
Bertrand. Mais, dans ce cas, c'était approprié".
Pour justifier son choix, l'agence détaille les aspects
que souhaitait développer l'Institut : une forte gestion
de contenu décentralisé, venant aussi bien de
la DRH que de la communication par exemple, un vrai besoin
de groupware
(agendas personnels et partagés, gestion des tâches,
projets, etc.) et une orientation de portail interactif, avec
notamment la mise à disposition des décomptes
RTT, des congés ou des informations des ressources
humaines.
Grâce aux nouveaux services, l'Ina espère augmenter
la fréquentation de son intranet, qui tournait jusqu'alors
à 70.000 pages vues par mois. L'investissement pour
la refonte du site a été de 43.000 euros. Le
travail sur la partie graphique a été confié,
lui, à l'agence LP-Active Partner.
L'Ina ne compte pas s'arrêter là et devrait
faire vivre son intranet, en développant, à
terme, la dématérialisation des procédures et le travail partagé.
Le projet prévoit également d'étendre les services
à des profils "groupes de travail" ou "métiers".
En revanche le projet d'une newsletter, envisagé un
temps, a été gelé pour le moment.
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