Depuis
le 18 février 2005, les e-commerçants ont l'obligation
de garder une trace pendant 10 ans du contrat de vente à
distance pour toute commande d'un minimum de 120 euros (lire
la tribune
juridique de Eric Caprioli). Ce qui concrètement
signifie, si ce n'est déjà fait, la mise en place
d'une politique d'archivage rigoureuse non seulement des contrats
de vente mais aussi des conditions générales de
vente, et des capacités de stockage supplémentaires.
Cette décision d'importance ne semble toutefois pas susciter
beaucoup d'inquiétude dans les rangs des professionnels
concernés, à savoir essentiellement les voyagistes,
les cavistes, les cybermarchés et les vendeurs de matériel
high tech. Au contraire : c'est la sérénité qui semble de mise.
L'archivage : une pratique déjà courante.
En effet, la plupart des e-commerçants que nous avons
contactés n'ont pas attendu la Loi pour la Confiance
dans l'économie numérique, et encore moins le
décret d'application du 18 février dernier, pour
mettre en place une politique d'archivage de leurs contrats
de vente. Certains, comme Lastminute et plus largement
les agences de voyages, y étaient déjà
contraints par la loi du 13 juillet 1992 concernant les conditions
d'exercice des activités relatives à l'organisation et à la
vente de voyages ou de séjours. D'autres, comme Pixmania,
Rue du Commerce, Houra ou encore Nomatica,
l'ont mise en pratique depuis déjà plusieurs années.
En fait, cette politique existe souvent depuis leur création.
Cet archivage est d'ailleurs nettement plus exhaustif que celui
imposé par le récent décret, puisqu'il
n'est limité par aucun montant et concerne toutes les
transactions, quelle que soit leur valeur, et parfois même,
comme chez Pixmania, quel que soit le pays d'origine du consommateur.
D'où la relative sérénité des e-marchands.
Mais des pratiques différentes. Tous les e-commerçants
n'ont toutefois pas recours au même système d'archivage.
Si Lastminute conserve bien toutes ses factures et toutes
ses conditions générales de vente, elles ne
sont pas encore numérisées. "Nous devrions
le faire bientôt, explique Pierre Paperon, directeur
général de l'agence de voyages en ligne. Mais
cela requerra l'emploi d'une personne à plein temps."
D'autres, comme Wine and Co, Rue du Commerce, Pixmania
et Nomatica, ont quant à eux déjà franchi
le pas du digital. Mais, là aussi, des différences
existent entre les sites.
Pixmania, par exemple, a décidé de conserver
trois types de documents électroniques : la facture
ou le contrat de vente, les conditions générales
de vente, mais aussi la trace de l'enregistrement de la commande
dans la base de données du site. Une précaution
supplémentaire qui n'est pas forcément appliquée
par tous. Nomatica a choisi, pour sa part, depuis l'été
2003, de numériser toutes ses factures sur DVD et d'éditer
chacune d'elle au format PDF, pour qu'elles puissent être
consultables en ligne et reproduites afin de fournir immédiatement
un duplicata à l'acheteur. Mais cette fonction n'est
disponible que pour les factures datant, au plus tôt,
du deuxième semestre 2003. Avant cette date, celles-ci
n'existent qu'au format papier et tout duplicata doit être
demandé à la société.
Un coût finalement négligeable malgré
la croissance. Si aucun site ne dément qu'il lui
faudra dans l'avenir une capacité de stockage supplémentaire
pour conserver toutes ces données, bien peu s'alarment
du surcoût que cette mesure va engendrer. Et surtout,
aucun d'entre eux n'envisage de faire payer, d'une manière
ou d'une autre, les frais inhérents à cet archivage.
"Dans notre cas, la sauvegarde de ces données représente
vraiment un coût marginal par rapport à ceux qui
sont occasionnés par notre activité", explique
Patrick Oualid, directeur marketing de Pixmania. Un avis que
partage totalement Christophe Cornuejols, PDG de Nomatica. "Objectivement,
ces coûts sont très faibles malgré notre
croissance, précise-t-il. Sur une année, nous
avons dû dépenser, au plus, 1.000 euros en frais
de stockage. Ce qui est peu par rapport à un archivage
papier. En 2004, nous avons édité 300.000 factures.
Ce qui aurait représenté 50 mètres d'archives
papier qu'il aurait fallu stocker."
Attention à la cohérence des données.
Pour éviter tout surcoût, mieux vaut toutefois
veiller à mettre en place un système d'archivage
suffisamment flexible pour permettre, même si un client
crée plusieurs comptes, de retrouver toute l'information
le concernant. |
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