Depuis le 1er janvier 2005, un article du Code des marchés
publics impose à toutes les personnes publiques, des administrations
aux collectivités locales, en passant par les hôpitaux et les
établissements publics, d'être en mesure de réceptionner par
voie électronique les appels d'offre des entreprises pour les
procédures formalisées d'un montant supérieur à 130.000 euros.
Pourtant, un an après, les entreprises restent frileuses.
Si le taux de téléchargement des avis et dossiers
de candidatures atteint de très bons résultats,
le taux de réponse par voie électronique, en revanche,
ne dépasse que rarement les 5 %. L'occasion de refaire
le point sur le processus de dématérialisation de la passation
des marchés publics, du point de vue des entreprises,
avec Certigreffe, l'autorité de certification d'Infogreffe,
le Groupement des Greffes des tribunaux de commerce.
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e-Veiller. Dans l'obligation
de recevoir par voie électronique les réponses aux appels d'offres,
les personnes publiques se sont progressivement dotées d'une
plate-forme de dématérialisation au cours des deux dernières
années, plates-formes sur lesquelles elles mettent en ligne
désormais de manière automatique tous leurs avis de publicité.
Les plus performantes proposent un système d'alerte par e-mail
personnalisable selon les secteurs d'activité. De même, il existe
de nombreuses plate-formes généralistes qui couvrent l'ensemble
des appels d'offres publics, tous secteurs et tous types de
personnes publiques confondus, comme Achatpublic.com ou e-Marchepublics.com,
qui également proposent des fonctionnalités d'alerte e-mail
par mots clés, par zones géographiques ou par catégories de
marchés. Depuis trois mois, e-Marchespublics permet en outre
de suivre l'actualité des publications de marchés publics en
temps réel avec la mise à disposition d'un flux RSS unique et
personnalisé.
Toute entreprise qui souhaite entrer dans l'ère de la dématérialisation
des marchés publics doit mettre en place un veille active sur
son secteur d'activité, en s'inscrivant notamment aux outils
d'alerte de ces sites. "L'e-veille est une opportunité formidable
pour une entreprise qui lui permet de se tenir informer en temps
réel et sans effort des derniers appels d'offres de son secteur",
souligne Nathalie Schlang, responsable de Certigreffe.
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Dématérialiser ses documents. Répondre par voie dématérialisée
implique au préalable de préparer un dossier de candidature
en version électronique. Du K-Bis de la société à la lettre
de candidature, en passant par les certificats d'assurance ou
l'acte d'engagement, tous les documents doivent être accessibles
en un clic. Pour éviter à l'entreprise de scanner un à un tous
ces documents, il existe aujourd'hui diverses solutions de dématérialisation
et de gestion des flux de documents, comme la suite logicielle
Kartel d'Infotrade 2000 ou les solutions de l'éditeur de logiciel
Omnikles. Une fois le dossier virtuel de candidature constitué,
reste à répondre.
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Connaître les prérequis techniques. Avant de pourvoir répondre
par voie électronique, l'entreprise doit s'assurer qu'elle dispose
bien de tous les prérequis techniques pour le bon fonctionnement
de l'opération, à savoir un PC compatible muni d'un port USB
et doté de l'un des systèmes d'exploitation suivants :
Microsoft Windows 98 Deuxième Édition, Microsoft Windows 2000
ou Microsoft Windows XP. "Peu de plates-formes de dématérialisation
sont compatibles les OS de Macintosh, reconnaît Nathalie Schlang.
Cela devrait venir progressivement au cours de l'année 2006,
mais aujourd'hui, il vaut mieux être sous Windows pour utiliser
la signature électronique et répondre aux appels d'offres par
voie électronique."
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Obtenir un certificat électronique. Afin d'être acteur de
la dématérialisation de la passation des marchés publics, il
est obligatoire de détenir un certificat électronique qui permet
à l'entreprise de s'identifier et s'authentifier, et qui garantit
la confidentialité de l'échange de documents. Mais quel certificat
choisir ? Auprès de qui l'obtenir ?
"Beaucoup d'netreprises voient dans l'obtention d'un certificat
électronique un frein majeur à la dématérialisation de leurs
réponse. Mais en réalité, cet outil est relativement simple
à se procurer", explique Delphine Shlang. Certes, les solutions
sont multiples mais au final, comme le choix du certificat est
laissé libre aux plates-formes, ces dernières adoptent généralement
les solutions reconnues et utilisables dans les procédures dématérialisées
du ministère des Finances et de l'Industrie (Minefi). Soit une
dizaine parmi lesquelles celles des banques, des greffes et
de chambres de commerce et de l'Industrie. Or, la nouvelle loi
de finance de 2006 oblige désormais toutes les entreprises qui
réalisent un chiffre d'affaires annuel supérieur à 1,5 million
d'euros - et à partir de 760.000 euros de revenus annuels
en 2007 - à télédéclarer leur TVA. Une grande majorité
des entreprises françaises vont ainsi devoir se munir d'un certificat
électronique.
Toutes les solutions agréées par le Minefi sont des certificats
de type 3Plus, de sécurité maximale matérialisé sur un support
physique indépendant (clé USB ou carte puce, contraire aux solutions
logicielles) et remis en mains propres au chef d'entreprise.
"C'est en quelque sorte la pièce d'identité électronique de
l'entreprise", précise Nathalie Schlang.
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Se munir d'un outil de signature électronique. Toutes
ces étapes passées, l'entreprise est presque au bout de sa
peine. Reste un détail, parfois superflu mais pouvant entraîner
l'échec de l'ensemble du processus : la signature électronique.
"Pour envoyer un dossier par voie électronique, il faut deux
choses, précise Nathalie Schlang : le certificat, qui
équivaut au graphe sur papier, et un outil de signature électronique,
qui correspond en quelque sorte au stylo. L'un ne va pas sans
l'autre." Les principales plates-formes de dématérialisation
ont intégré cet outil et proposent aux utilisateurs de le
télécharger gratuitement sur leur disque dur. Dans le cas
contraire, l'entreprise doit se munir elle-même de cet outil
et l'installer au préalable dans son système informatique.
Une simple fonctionnalité qui s'intègre aux onglets du bureau
et qui apparaît sous forme de cadenas au moment de la signature
électronique. Dès lors, l'utilisateur peut signer son dossier
de candidature avec son certificat, et le déposer sur la salle
de marchés publics. Fin de la démarche. "Suppression des frais
postaux, amélioration de la productivité, confidentialité
et sécurité des envois garantis !", se réjouit
Nathalie Schlang.
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