Dans un marché à maturité, les
solutions de Gestion électronique de documents (GED) Open Source offrent des alternatives
crédibles face aux solutions propriétaires historiques.
Au-delà des coûts de
licences et de mise en uvre réduits, ces offres répondent aujourd'hui aux objectifs
de traçabilité, de classement et d'accès aux documents et informations d'entreprise.
Le livre blanc réalisé par l'intégrateur Smile, dresse un état
des lieux des principales solutions Open Source de GED.
| | Le
tableau des solutions présentes dans le livre blanc
GED Open Source
(Smile) | |
| | Solutions | Domaines |
Caractéristiques
clés
| Améliorations prévues | |
| | Alfresco | GED
et WCM | Gestion
des métadonnées, collaboration, intégration bureautique, recherche... | Espaces
projets avec tableaux de bord et calendriers, support d'OpenSocial, interface
en Flex accompagnée d'un kit de développement logiciel (SDK)... | |
| | Contineo | GED
| Gestion
des versions, intégration de webmails, gestion des langues... | - | |
| | Freedom | GED
et portail |
Gestion
des métadonnées et des types de document, gestion des versions, recherche...
| - | |
| | Jahia | WCM
et portail | Gestion
des contenus structurés, workflows, multilinguisme, catégorisation... | Support
de JSR-170 pour permettre l'accès via CIFS et FTP, intégration de composants collaboratifs
plus complets, moteur de règles évoluées... | |
| | Knowledge Tree | GED
| Gestion
des métadonnées, collaboration, intégration bureautique, recherche... | - | |
| | Maarch | Archivage
et dématérialisation du courrier | Archivage
et dématérialisation du courrier | - | |
| | Nuxeo EP | GED
| Gestion
des métadonnées, workflow, gestion des versions... | Outils
de gestion des formats vidéo, support des widgets, blogs/wikis, détection des
doublons, synchronisation entre bases documentaires... | |
Smile propose également un descriptif
détaillé des principales caractéristiques et fonctionnalités clés
pour chacune des 7 solutions étudiées dans le livre blanc. Nous
avons choisi de les regrouper pour l'occasion en quatre grandes familles :
» Diversité
des API, intégration bureautique et OCR
- Diversité des standards
d'intégration au SI pris en charge (services Web, REST, interfaces simplifiées,
portail et brique applicative) ;
- Intégration bureautique avec partage
réseaux CIFS et accès WebDav/FTP, intégration dans Windows (exploration du référentiel),
MS Office (édition de documents) et MS Outlook (indexation des e-mails) ;
-
Intégration native avec des logiciels de gestion de scanners (Kofax Asent Capture)
voire directement avec certains scanners (Fujitsu ScanSnap).
» Classement,
recherche et structuration des métadonnées
- Plan de classement et
navigation par arborescence (définition d'une arborescence hiérarchique, référentiel
de classement avec mise à disposition de vocabulaires communs...) ;
- Indexation
manuelle et automatique des métadonnées (gestion de différents jeux ou sets de
métadonnées en fonction des types de documents...) ;
- Recherche intégrale
ou limitée aux métadonnées (moteur spécialisé, extraction d'informations, formats
ouverts/de conservation...) ;
- Import/Export des données/métadonnées.
» Gestion des droits, sécurité
et administration
- Gestion des droits utilisateurs (par nœuds d'arborescence
ou répertoires dans un système de fichiers...) et support des standards LDAP et
SSO ;
- Moteur de règles avec possibilité de le configurer depuis
l'interface Web ;
- Gestion des versions avec distinction mineure/majeure
;
- Configuration de l'interface et personnalisation.
» Cycle
de vie et archivage
- Présence d'un moteur de workflow ;
- Capacité à prendre en charge l'archivage légal ;
- Gestion
des e-mails avec indexation.
