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Les solutions de GED Open Source

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Dans un marché à maturité, les solutions de Gestion électronique de documents (GED) Open Source offrent des alternatives crédibles face aux solutions propriétaires historiques.

Au-delà des coûts de licences et de mise en œuvre réduits, ces offres répondent aujourd'hui aux objectifs de traçabilité, de classement et d'accès aux documents et informations d'entreprise. Le livre blanc réalisé par l'intégrateur Smile, dresse un état des lieux des principales solutions Open Source de GED.

 

 
Le tableau des solutions présentes dans le livre blanc
GED Open Source (Smile)
 
 Solutions
Domaines
Caractéristiques clés

Améliorations prévues

 
 Alfresco
GED et WCM
Gestion des métadonnées, collaboration, intégration bureautique, recherche...
Espaces projets avec tableaux de bord et calendriers, support d'OpenSocial, interface en Flex accompagnée d'un kit de développement logiciel (SDK)...
 
 Contineo
GED
Gestion des versions, intégration de webmails, gestion des langues...
-
 
 Freedom
GED et portail
Gestion des métadonnées et des types de document, gestion des versions, recherche...
-
 
 Jahia
WCM et portail
Gestion des contenus structurés, workflows, multilinguisme, catégorisation...
Support de JSR-170 pour permettre l'accès via CIFS et FTP, intégration de composants collaboratifs plus complets, moteur de règles évoluées...
 
 Knowledge Tree
GED
Gestion des métadonnées, collaboration, intégration bureautique, recherche...
-
 
 Maarch
Archivage et dématérialisation du courrier
Archivage et dématérialisation du courrier
-
 
 Nuxeo EP
GED
Gestion des métadonnées, workflow, gestion des versions...
Outils de gestion des formats vidéo, support des widgets, blogs/wikis, détection des doublons, synchronisation entre bases documentaires...
 

 

Smile propose également un descriptif détaillé des principales caractéristiques et fonctionnalités clés pour chacune des 7 solutions étudiées dans le livre blanc. Nous avons choisi de les regrouper pour l'occasion en quatre grandes familles :

 

» Diversité des API, intégration bureautique et OCR

- Diversité des standards d'intégration au SI pris en charge (services Web, REST, interfaces simplifiées, portail et brique applicative) ;

- Intégration bureautique avec partage réseaux CIFS et accès WebDav/FTP, intégration dans Windows (exploration du référentiel), MS Office (édition de documents) et MS Outlook (indexation des e-mails) ;

- Intégration native avec des logiciels de gestion de scanners (Kofax Asent Capture) voire directement avec certains scanners (Fujitsu ScanSnap).

 

» Classement, recherche et structuration des métadonnées

- Plan de classement et navigation par arborescence (définition d'une arborescence hiérarchique, référentiel de classement avec mise à disposition de vocabulaires communs...) ;

- Indexation manuelle et automatique des métadonnées (gestion de différents jeux ou sets de métadonnées en fonction des types de documents...) ;

- Recherche intégrale ou limitée aux métadonnées (moteur spécialisé, extraction d'informations, formats ouverts/de conservation...) ;

- Import/Export des données/métadonnées.

 

» Gestion des droits, sécurité et administration

- Gestion des droits utilisateurs (par nœuds d'arborescence ou répertoires dans un système de fichiers...) et support des standards LDAP et SSO ;

- Moteur de règles avec possibilité de le configurer depuis l'interface Web ;

- Gestion des versions avec distinction mineure/majeure ;

- Configuration de l'interface et personnalisation.

 

» Cycle de vie et archivage

- Présence d'un moteur de workflow ;

- Capacité à prendre en charge l'archivage légal ;

- Gestion des e-mails avec indexation.


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