Structurer le référentiel de contenu

Structurer un référentiel cohérent, vivant et pertinent pour le métier de l'entreprise : présentation des Content Types

La capacité à organiser, réutiliser et maintenir des métadonnées et des comportements associés aux contenus gérés par SharePoint, que ce soient des documents ou des éléments au sein d'une liste, est intimement liée à la notion de Content Type. Ce concept permet à un utilisateur de définir par rapport à un type de contenu donné (contrat, proposition commerciale, support de formation…), les métadonnées qu'il estime pertinentes, les workflows adaptés ainsi que les politiques de gestion ad-hoc.

	Photo © Avanade

Pour bien comprendre les apports des Content Types, il est essentiellement d'expliciter le concept de Site Column. Toute métadonnée associée à un Content Type est nécessairement une Site Column, c'est-à-dire une définition réutilisable de colonne, définie au niveau d'un site SharePoint, comportant un nom, un type de données, une description, une taille et une valeur par défaut.

Cette définition est disponible pour toutes les listes et bibliothèques de documents du site, ainsi que celles des sites enfants (les sous-sites héritent des Site Columns de leur parent). Il est donc essentiellement de bien penser les Site Columns afin d'éviter les duplications d'information et être en mesure de proposer aux utilisateurs des Content Types qui soient pertinents d'un point de vue métier.

En pratique les Content Types sont associés aux bibliothèques de documents qui définissent les réceptacles au sein desquels sont intégrés les contenus. Une bibliothèque peut donc accueillir différents types de contenus, clairement identifiés, en fonction des besoins. L'un des avantages de cette approche est qu'il est possible de modifier un Content Type et de répercuter cette modification sur l'ensemble des bibliothèques qui utilisent le Content Type.

On s'assure donc ainsi de l'homogénéité des métadonnées associées aux contenus ; l'objectif est évidemment d'éviter le cas classique où une même information, un numéro de contrat par exemple, est tantôt représenté par un entier et tantôt par une chaine de caractères, générant à long terme un référentiel d'information confus et difficilement administrable.

Si l'on se place au niveau de l'entreprise, les Content Types offrent donc la possibilité d'implémenter facilement et de contrôler efficacement une taxonomie partagée par l'ensemble des acteurs de l'organisation.