Réduire le nombre de contenus obsolètes

Réduire le nombre de contenus obsolètes afin d'offrir des informations de valeur : présentation des politiques de rétention

Afin de conserver un référentiel de contenus d'entreprise qui soit réellement exploitable d'un point de vue opérationnel, il est indispensable de mettre en place les moyens nécessaires pour le faire vivre au quotidien : ceci passe notamment par l'archivage permanent de contenus, ainsi que par la destruction des éléments obsolètes. Pour traiter ces aspects SharePoint propose les Retention Policies. Concrètement une politique de rétention est un couple composé d'une formule permettant de calculer la durée de validité d'un contenu, ainsi que d'une action à exécuter lorsque la date d'expiration est atteinte.

Cette politique de rétention est bien évidemment définissable indépendamment pour chaque Content Type. C'est l'un des autres avantages de la mise en œuvre des Content Types.

En standard, SharePoint fournit un workflow qui permet une approbation humaine avant destruction des éléments expirés. Au-delà de cette fonctionnalité basique, le modèle de programmation de SharePoint, basé sur le .Net Framework, permet d'envisager des scénarii fonctionnels plus complexes comme notamment le déclenchement d'un workflow sophistiqué lorsque survient la date d'expiration d'un contrat et qu'il est nécessaire d'impliquer différentes compétences au sein de l'entreprise (achat, légal, …).

	Photo © Avanade