Maîtriser traçabilité et protection

Maitriser le référentiel de contenu d'entreprise en offrant traçabilité et protection : présentation du concept de Records Management

Le Records Management est la pratique organisationnelle qui consiste à identifier, classifier, archiver, préserver et le cas échéant détruire l'ensemble des documents essentiels à la conduite de l'activité d'une organisation. Sa finalité est de permettre à l'organisation de disposer à tout moment des documents.

Le Records management gère les "records", c'est-à-dire, selon les cultures d'entreprise et d'administration : les dossiers en cours, les archives, les documents internes de référence. Il prend en compte les exigences légales de conservation, la responsabilité et la traçabilité, les besoins d'information, l'efficacité des systèmes et des procédures. Cet objectif se traduit par : garantir que le document existe, que l'on sait où le trouver, qu'il est accessible, qu'il est traçable, qu'il est authentique, fiable, intègre et exploitable.

Il est courant, et ce de longue date, de considérer le Records Management comme une activité non prioritaire. Cependant les réglementations telles que Sarbanes-Oxley et autres Bale II ont imposées aux entreprises d'intégrer cette problématique dans le cycle de vie de leurs activités.

Toutes les réglementations légales ou commerciales applicables aux informations d'entreprise ont pour point commun d'exiger l'intégrité des contenus. Afin de garantir celle-ci, SharePoint 2007 ne modifie jamais les contenus, seules les métadonnées sont manipulées : concrètement ceci signifie qu'un document qui est chargé dans le système sera restituer bit pour bit à l'identique aux autres utilisateurs. D'autre part, les mécanismes de gestion des versions (avec un support des versions mineures et majeures d'un document) permettent de se prémunir d'une tentative de falsification des contenus, puisque seule la dernière version d'un contenu est modifiable - les versions antérieures étant, elles, figées par le système.

Ce mécanisme de versionning participe d'ailleurs de la traçabilité des contenus, au même titre que les mécanismes d'audit proposés nativement par SharePoint : une piste d'audit permet, après activation, de tracer les informations relatives à l'ouverture d'un document, l'affichage d'un contenu, l'édition d'un contenu, la prise de contrôle en mode exclusif sur un contenu, la copie ou le déplacement d'un contenu ainsi que sa suppression.

	Photo © Avanade

Ces informations d'audit sont consultables via des rapports Excel, qui peuvent être facilement retravaillés, permettant de suivre l'historique d'un contenu.