3 étapes pour intégrer un produit informatique dans l'industrie

Comment mener efficacement la transformation numérique dans une entreprise non numérique.

Plus de 50 % des entreprises du monde entier sont confrontées à des difficultés au cours de leur passage à la transformation numérique, car les technologies qu’elles utilisent sont obsolètes. En Russie, en 2017 et 2018, 63 % des entreprises ont emprunté cette voie. C’est particulièrement difficile dans l’industrie : ainsi, l’introduction de produits informatiques sophistiqués modernes dans les entreprises de l’industrie minière constitue l’un des processus les plus compliqués, car cette dernière est conservatrice. Trois secrets aideront les managers a permettront au gestionnaire de mettre en œuvre ce projet avec succès, en prenant l’exemple d’une introduction et de l’amélioration de la productivité dans l’une des entreprises.

Travailler intelligemment avec les cadres

Il existe plusieurs groupes cibles et parties prenantes à la transformation numérique : les actionnaires (le client), la haute direction et d’autres employés de l’entreprise. Chaque groupe possède des intérêts et objectifs propres qui ne coïncident pas les uns avec les autres. Aux actionnaires, il faut montrer un produit qui fonctionne, à la haute direction, il faut prouver son efficacité, quant aux employés, il faut leur apprendre à utiliser ce produit. Cela étant, les opinions sur le niveau de l’activité numérique diffèrent aussi « au sommet » : ainsi, en 2018, 40 % des cadres étaient convaincus que tout allait bien, mais 35 % des cadres supérieurs en doutaient.

Le gestionnaire s’occupant de l’introduction d’un produit informatique doit travailler étroitement non pas avec la direction de l’entreprise, mais avec les responsables opérationnels et leurs subordonnés. Il est important d’apprendre au personnel à utiliser les capacités du produit et de recueillir un maximum de commentaires sur son fonctionnement. À cette fin, il faut changer l’attitude envers le travail des spécialistes et des employés de l’entreprise. Chaque membre de l’équipe doit pleinement prendre conscience de sa nouvelle fonctionnalité.

Ici, une erreur fréquente est d’interagir uniquement avec la haute direction et les actionnaires. Une écrasante majorité des gestionnaires mettant en œuvre un produit informatique travaillent avec les grands patrons, répondant à leurs exigences. Cela conduit à l’échec du projet et, à long terme, à l’achat du produit informatique de concurrents. Dans l’industrie minière, la haute direction n’a pas les compétences suffisantes pour mener le produit à l’exploitation industrielle.

Ainsi, lors de l’introduction de produits de l’entreprise Zyfra, dans chaque entreprise, notre équipe organise pour tous les employés une présentation sur la transformation numérique des affaires et les algorithmes de travail de notre logiciel. Au début, nous aidons à analyser les informations opérationnelles qui permettent de prendre des décisions dans la production en temps réel, impliquant par la même tous les employés de l’entreprise dans le travail avec le nouveau logiciel. Le sentiment d’implication d’un individu dans quelque chose de nouveau augmente le niveau de responsabilité des employés. En moyenne, le processus prend plusieurs mois. Les spécialistes travaillant dans l’entreprise peuvent être éloignés de l’automatisation et des technologies numériques, il est donc important de choisir des termes et des mots compréhensibles.

Le gestionnaire doit changer l’approche du travail s’étant formée au fil des ans dans toute l’industrie. Il faut faire comprendre au personnel la valeur du nouveau logiciel et la nécessité de son utilisation dans l’entreprise, ainsi que l’importance pour le travail de l’automatisation des processus. À titre d’exemple, les systèmes de surveillance de la boucle de contrôle (SSBC) dans la production économisent 10 % d’énergie, réduisent les coûts d’entretien des machines jusqu’à 10 % et augmentent la productivité du travail de 5 %.

Améliorer les compétences du personnel

Chaque gestionnaire impliqué dans la mise en œuvre d’un produit informatique doit apprendre aux gens à l’utiliser pour améliorer l’efficacité du travail. Il doit former l’utilisateur, le plonger dans les détails et les capacités du produit et, mieux encore, l’utiliser avec lui pendant un certain temps. Au fond, il doit créer un marché de professionnels ayant une connaissance du produit de leur entreprise, car le manque de personnel qualifié est l’un des facteurs clés freinant le développement numérique d’après 33 % des personnes interrogées par Deloitte. Et selon les résultats d’un sondage de Veeam Software, 44 % des répondants considèrent que le manque de compétences est le principal obstacle à la numérisation.

L’erreur principale est de cesser de former les spécialistes à utiliser le nouveau produit informatique, ou d’aborder la formation de façon trop formelle. La plupart des gens n’admettent pas qu’ils ne savent pas utiliser quelque chose de nouveau, car cela peut entraîner des conséquences administratives et un licenciement. Et ce malgré le fait que dans le domaine de l’extraction de matières premières, le niveau de peur de la perte d’emploi est minime, comme l’indique HeadHunter. L’indice de stabilité, qui varie de -1 à 1, est ici de 0,43.

Néanmoins, ce n’est qu’exceptionnellement que les gens sont prêts à étudier de façon indépendante les capacités du produit et à demander des clarifications à l’assistance technique. Cela induit l’impossibilité d’utiliser efficacement les capacités du produit et risque de mener à son abandon par les utilisateurs, car il ne répond pas à leurs exigences.

Dans l’une des entreprises où un produit de l’entreprise Zyfra a été introduit avec succès, il s’est avéré presque au bout d’un an que les employés n’utilisaient ses capacités qu’à 25 %, tandis que la grande majorité continuait à avoir recours aux anciens outils. Sur 100 rapports d’analyse et outils opérationnels, seuls 5 se trouvaient encore en activité. Naturellement, cela a créé une expérience négative chez les utilisateurs et la direction de l’entreprise. Après une nouvelle formation avec un coaching complet de spécialistes clés pris à part, nous avons poussé tous les départements à travailler avec notre produit, augmentant ainsi la productivité de l’entreprise de 10 % en un mois seulement.

Travailler constamment sur le produit

La collecte de données théoriques et pratiques tout au long de l’interaction avec le produit est l’étape la plus longue et la plus importante de sa mise en œuvre. Ici, l’erreur est de cesser de surmonter les difficultés, de ne pas corriger les problèmes de son produit informatique et de le laisser tel qu’il a été pensé par les développeurs. De ne pas convaincre les programmeurs et la direction de leur entreprise de la nécessité d’apporter des changements et des améliorations.

Les gestionnaires mettant en œuvre un produit informatique ne connaissent pas les processus technologiques et ne peuvent être des experts dans ce domaine. Si les tâches assignées sont résolues, les ingénieurs fourniront eux-mêmes des informations exhaustives concernant les défauts du produit, sur lesquelles les programmeurs pourront ensuite travailler. Du « peaufinage » du produit informatique dépend la volonté des employés d’interagir avec lui. Cela se manifeste à travers l’exemple de l’introduction d’un CRM dans l’entreprise Sibur : en janvier 2019, 347 connexions au système ont été effectuées, en mai 2020, après « peaufinage sur mesure », il y en avait 1819.

Dans le cadre d’un de nos projets, qui a été mis en œuvre pendant deux ans, il s’est avéré que les capacités du système n’étaient utilisées qu’à 15 %, seuls les contrôleurs interagissaient avec lui. Personne n’avait exécuté les ordres internes sur la nomination des responsables pour les différents modules du produit. Il n’y avait pas dans l’entreprise d’utilisateur clé du système et d’utilisateur final qui aurait pu se familiariser avec la fonctionnalité et l’appliquer dans le travail ou formuler des commentaires objectifs. Il manquait un lien entre les départements de planification et de production, les employés de l’entreprise ne savaient pas qui parmi eux était responsable du remplissage des répertoires du produit. Il importe de noter que la haute direction rapportait aux actionnaires que le système était utilisé à 100 %, ce qui n’était pas vrai.

L’exploitation du système et le contrôle de l’exécution des ordres internes ont été pris en charge par notre équipe qui, en échangeant avec les utilisateurs finaux, a formulé à l’égard du système des exigences nécessaires à la production et les a envoyées au département de développement. Nous participions à toutes les réunions de production, observions la vie de l’entreprise, menions des réunions de planification et expérimentions la fonctionnalité de notre produit, en impliquant les responsables de production. En définitive, le client n’a pas seulement reçu un nouveau produit, mais un nouveau système opérationnel qui a été rentabilisé en un an, et le client a été placé en position d’introduction obligatoire dans l’exploitation industrielle du produit.

Indépendamment des qualifications des employés et de leur degré de conservatisme, il est possible d’introduire de nouveaux produits sophistiqués, de réaliser avec succès la transformation numérique. L’essentiel est de bâtir des relations à long terme. Changer la philosophie du travail est un long processus qui nécessite des efforts considérables.

Check-list pour introduire un produit informatique :

Définir à quoi sert la transformation numérique, pour qui le produit est créé et qui en est l’utilisateur.
Faire comprendre au personnel sa valeur dans un langage aussi compréhensible que possible.
Améliorer constamment les compétences des employés pour ouvrir de nouvelles opportunités.
Tester le produit, expérimenter la fonctionnalité et discuter de tous les problèmes.