Comment les nouveaux services d’impression permettent d’optimiser les processus de livraison

Au-delà de la qualité de la relation et de l’interaction avec les clients, le processus de livraison figure parmi les vecteurs de satisfaction les plus faciles à mettre en œuvre. Et pourtant, on estime à 5% à 10% les problèmes de livraisons, ce qui détruit l’expérience utilisateur que les entreprises ont eu du mal à construire.

Le coût d’acquisition d’un nouveau client est environ 6 fois plus important que la fidélisation d’un ancien. La satisfaction du client, premier facteur de récurrence commerciale, est donc devenue essentielle, alors que la concurrence mondiale multiplie le choix des consommateurs, qui se montrent de plus en plus « infidèles ». Au-delà de la qualité de la relation et de l’interaction avec les clients, le processus de livraison figure parmi les vecteurs de satisfaction les plus faciles à mettre en œuvre. Et pourtant, on estime à 5% à 10% les problèmes de livraisons, ce qui détruit l’expérience utilisateur que les entreprises ont eu du mal à construire.

Vente et livraison des commandes : l’indispensable papier dans la chaîne logistique

Pour un grand nombre d’entreprise, la gestion des commandes et des livraisons demande une organisation précise, dont le point de départ repose, en général, sur la réception de bons de commande prenant la forme de pièces-jointes d’emails au format PDF.

Suivant les sociétés, le processus de gestion de ces commandes est plus ou moins numérisé sur une partie voir sur la quasi-totalité de la chaine de logistique. Mais au final il faudra dans tous les cas imprimer différents documents : les bons de livraison et surtout les étiquettes.

Dans le cas où les commandes sont imprimées une fois par jour, l’impression des commandes doit être effectuée en amont de la préparation de la livraison en raison des temps impartis à la procédure manuelle. Les commandes arrivant après l’impression ne sont livrées que le jour suivant. Ce qui peut se révéler problématique dans le cas où un client passe plusieurs commandes : si celles-ci sont mal consolidées, plusieurs livraisons sont programmées alors qu’une seule aurait suffi, ou au mieux, la livraison peut être retardée.

Des services d’impression intelligents

Grâce aux nouveaux services d’impression intelligents, celle-ci peuvent être acheminées grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères ou de textes), et automatiquement classées dans un dossier correspondant à un client. Ce dossier peut être défini par le numéro du client ou le code-barres inclus dans tous les bons de commande et factures.

Au moment de l’impression des commandes, tous les documents concernant le même client peuvent donc être imprimés ensemble. Ils sont alors regroupés dans un fichier PDF à la date du jour. Une feuille de couverture (ou bon de livraison) est ajoutée à chaque lot de commandes d’un client, ce qui en facilite l’identification. Si un problème survient à l’impression des commandes, les réimpressions peuvent être faites à la demande. Les services d’impression permettent donc de regrouper toutes les impressions de commandes en une seule opération et d’optimiser ainsi la chaîne logistique.

Les commandes sont regroupées, plus rapidement mais en recourant à moins de tâches manuelles : tout le processus logistique est ainsi optimisé. Le service à la clientèle est nettement amélioré et les délais de livraison entre le passage de la commande et la réception de celle-ci sont réduits.

L’impression de l’étiquette, le moment crucial

Dans le cas où le processus de gestion des commandes est déjà entièrement dématérialisé, le moment crucial reste lors de l’impression des documents essentiels : bons de livraison et surtout l’étiquette, le seul papier qui est indispensable. Et une erreur à cette étape cruciale va automatiquement déclencher un problème de livraison, ruinant tous les efforts déployés avant. Les raisons sont diverses : de l’étiquette collée sur le mauvais colis au code barre inutilisable car le papier est froissé, en passant par l’étiquette qui est tout simple illisible par manque d’encre dans l’imprimante !

Ces problèmes de dernière minute peuvent être évités grâce aux nouveaux services intelligents d’impression, qui sont capable d’identifier tout risque de dysfonctionnement d’imprimante comme un bourrage papier, un niveau d’encre trop bas ou le besoin de réapprovisionner l’imprimante en papier. Le service alerte automatiquement la personne en charge, on peut alors être sûr que l’étiquette sera correctement imprimée, et bien associée au bon colis.

Grâce aux solutions d’impressions intelligentes disponibles aujourd’hui, toutes les sociétés devant gérer des livraisons peuvent simplifier et optimiser, grâce à ses nouveaux services, la gestion des livraisons. Alors pourquoi risquer l’erreur de livraison pour un banal défaut d’impression ?

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