Automatisation des dépenses : il est temps que l’entreprise libère ses collaborateurs !

De nombreuses réticences empêchent la dématérialisation en entreprise sur tout lorsque cela touche le domaine de la finance et des dépenses. Comment y remédier ?

Tous les jours, les collaborateurs réalisent des tâches chronophages : frais professionnels facturation et devis, relation client. Pléthore d’outils de gestion permettraient pourtant aux entreprises de libérer leurs salariés, afin qu’ils se concentrent sur les projets qui font appel à leurs compétences. Mais les réticences sont nombreuses et empêchent la dématérialisation, qui permet pourtant un gain de temps, avec un impact positif sur la productivité. L’automatisation, via l’adoption massive du mobile en entreprise, est d’autant plus indispensable que le smartphone est devenu « l’extension de la main droite » pour toute une génération – les millenials. Quels sont les freins à l’automatisation des dépenses ?  Voici quelques éléments de réponse.

 Des solutions encore dépendantes de la saisie

Aujourd’hui encore, de nombreux salariés européens saisissent leurs données eux-mêmes sur des feuilles de calcul. Plusieurs entreprises imposent à leurs collaborateurs – et parfois à leurs sous-traitants et fournisseurs – de saisir leurs dépenses, de bout en bout. Pour des collaborateurs dont le métier implique des dépenses liées à la facturation, à la relation client ou encore à l’installation de matériel, saisir les données peut se révéler une tâche chronophage, avec un sérieux impact sur la productivité et la motivation des salariés. Pourtant, une solution existe, et se manifeste par des outils de plus en plus nombreux : la gestion centralisée des dépenses. Comment expliquer qu’elles n’aient pas encore réussi à s’imposer ?

On peut dégager trois raisons à cela. La première peut être liée à la faible mobilité de ces solutions, les applications mobiles étant perçues comme accessoires. Or, sans conversion vers le mobile, point d’automatisation possible des dépenses, quand on considère que les salariés sont de plus en plus amenés à se déplacer. La deuxième raison est liée au fait que les solutions existantes dépendent toujours de la saisie. Certains outils, censés faciliter cette tâche, proposent en effet une automatisation partielle : les données saisies par le salarié, arrivent sous forme prémâchées au comptable, qui doit ensuite les vérifier avant d’en prendre compte. Pourtant, grâce au mobile, à la qualité croissante des appareils photo intégrés et à l’intelligence artificielle, pourtant, cette dépendance pourrait facilement n’être plus qu’un mauvais souvenir.

Les bénéfices d’une automatisation via le mobile

Que gagne une entreprise à automatiser les dépenses de ses collaborateurs via le mobile ? Tout d’abord, une plus grande qualité du duty of care : le suivi en temps réel des salariés en déplacement. Dans un contexte où le travail se pratique de plus en plus à distance, les entreprises sont dans l’obligation légale de connaître la position approximative de leurs salariés. Loin de favoriser le « flicage », la mobilité est une clé pour répondre à cette obligation et s’assurer que les salariés bénéficient des conditions nécessaires à l’exercice de leur métier. Ensuite, ces derniers peuvent enregistrer leurs dépenses sans avoir à les saisir. Un important facteur de gain de temps, donc de productivité. Malheureusement, le cliché du commercial qui doit attendre d’être revenu au bureau pour saisir un à un ses tickets de caisse n’est pas éculé ! Enfin, le processus de traitement des données par l’entreprise s’en trouverait accéléré, avec un impact – faut-il encore le rappeler ? – considérable sur la productivité et la motivation.

Mais alors, dans quels outils investir ? La profusion des outils est une bonne nouvelle pour la performance des entreprises, et celles qui n’y investissent pas sont irrémédiablement plus lentes. Ils répondent déjà depuis un certain temps aux besoins de mobilité (bureau à distance). Cependant, les outils clés à adopter concernent le CRM et les tâches manuelles : validation de factures ou de devis pour les commerciaux, signature électronique des contrats, outils de démonstration, manuels permettant aux techniciens itinérants de diagnostiquer un chantier à distance, outils de notes de frais. Ces derniers permettent notamment au salarié de vérifier ses encours, de générer automatiquement un devis ou une facture, d’enregistrer des tâches et de suivre ses dépenses en temps réel. D’autres applications permettent d’enregistrer instantanément les prospects, ce qui évite, notamment après la visite d’un salon, de perdre la plupart de ses contacts en chemin !

Des réticences au sein des grands groupes

Les millenials forment une partie de la masse salariale actuelle des entreprises. Pourtant, cette génération, pour qui le smartphone est central, s’en trouve souvent privée sur son lieu de travail, ce qui la fait inévitablement perdre en productivité. La faute aux réticences qui freinent l’adoption du mobile par ces entreprises, dont les métiers impliquent de plus en plus de déplacements.  Là aussi, des solutions existent. Pour régler le problème de la sécurité des données, première préoccupation des entreprises, on peut se fier aux technologies de contrôle à distance des smartphones, qui permettent de crypter ou d’effacer les données en cas de perte ou de vol. Le coût de l’équipement en smartphone est un second frein que l’on peut surmonter en encourageant les salariés à emmener leur propre smartphone. C’est la politique du bring your own device. Dans certaines entreprises, cette politique va plus loin : on y rembourse l’achat d’un smartphone pour moitié ou dans son intégralité, et on leur permet ainsi d’enregistrer et d’envoyer leurs dépenses plus rapidement. La question qui se pose alors est celle du contrôle des dépenses : comment m’assurer que mon salarié ne dépense pas plus qu’il ne devrait sur le compte de l’entreprise, et comment protéger les comptes en cas de vol ? Il existe pour cela des systèmes de contrôle et de plafonnage des dépenses. La dernière source de méfiance est liée à la traditionnelle peur du changement : les entreprises craignent – à tort – que leurs salariés soient rebutés par l’idée de passer au smartphone, qu’ils considèrent cela comme une intrusion dans leur vie personnelle. Or, le temps a permis de prouver que c’est une situation qui relève de la responsabilité de chacun, et de notre capacité à contrôler l’usage du mobile.

Et demain ? La technologie au service de l’humain

Il faut garder à l’esprit que le smartphone demeure malgré tout un outil, et que l’automatisation ne s’arrête pas au transfert des données vers le mobile. Pour un usage intelligent de l’automatisation, il faut aller beaucoup plus loin : y soumettre les tâches les plus chronophages, les plus récurrentes et les plus monotones, pour permettre au salarié d’exprimer son plein potentiel.

L’automatisation/robotisation doit permettre une plus grande efficacité de gestion, mais sans oublier l’humain, qu’il faut remettre au cœur de la relation, par exemple dans des situations anxiogènes (un commercial en déplacement qui rate son vol et a besoin d’une réservation en urgence, un technicien confronté à une difficulté particulière, qui aurait besoin d’un contact, plus rassurant qu’un logiciel, pour régler son problème) ou dans les cas impliquant le jugement humain. C’est dans cette direction que va la technologie, si elle est employée intelligemment : loin de créer un monde froid, elle va contribuer à replacer l’humain là où le contact est souhaitable et présente une forte valeur ajoutée, en le remplaçant là où il effectue des tâches monotones.

 

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