Au sens premier, il s'agit pour une entreprise de confier à des consultants ou des prestataires de services, une partie de ses activités. Dans le cadre de l'e-business, il s'agit de l'analyse d'un système d'information, son développement, voire sa maintenance. L'entreprise peut aller jusqu'à confier la gestion complète de ses ressources informatiques à des tiers : on parlera alors d'infogérance ou de facilities management. Mais les termes sont très proches et parfois utilisés indifféremment. En France, la Commission ministérielle de terminologie informatique propose de réserver l'utilisation du terme externalisation à l'infogérance qui n'est pas seulement basée sur l'exploitation des systèmes, mais aussi sur leur développement évolutif.
L'externalisation possède ses défenseurs et ses détracteurs. Pour les premiers, en se libérant des problèmes informatiques, l'entreprise pourra se focaliser sur son coeur de métier. Elle pourra également réduire ses coûts. Pour les seconds, l'entreprise perd une partie de son savoir-faire et devient dépendante de prestataires extérieurs.
Une chose est certaine : les contrats d'infogérance doivent être minutieusement établis, surtout en ce qui concerne la qualité du service fourni par le prestataire.
Selon le Petit Robert, externalisation signale le fait de confier à une entreprise extérieure une tâche ou une activité secondaire. Cette définition renvoie à la sous-traitance qui désigne le fait qu’une entreprise donneur d’ordre confie à une autre entreprise le soin de réaliser pour son compte et selon ses directives tout ou une partie d’un travail destiné à ses propres clients.
Néanmoins, l'externalisation (outsourcing) se différentie de la sous-traitance par un trait essentiel. L'externalisation recouvre à la fois un changement d'état et l'état résultant. En plus de l'état de sous-traitance, elle désigne aussi l'opération par laquelle l'entreprise passe d'une situation de réalisation interne à celle de sous-traitance. C'est cette marque de changement par rapport à une situation acquise qui fait de l'externalisation un sujet si sensible. Ainsi l’externalisation procède de la sous-traitance (sourcing) et de la réorganisation d’entreprise (reengineering).
Dès lors, on peut tenter de poser la définition suivante : il y a externalisation lorsqu'une entreprise délègue à un prestataire externe à l'entreprise la gestion et l’exécution d'une activité récurrente qu'elle réalisait en interne auparavant.
D’après Tru Dô-Khac, auteur de « L’Externalisation des télécoms d’entreprise – L’Opérateur Privé Virtuel » Lavoisier, 2005.
Pour information, la norme AFNOR Z 67 801-1 donne la définition suivante de l’infogérance :
L’infogérance est un service défini comme le résultat d’une intégration d’un ensemble de services élémentaires, visant à confier à un prestataire informatique, tout ou partie du système d’information d’un client, dans le cadre d’un contrat pluriannuel, à base forfaitaire, avec un niveau de services et une durée définis.
