Réussir la période de transition

Lorsqu'un collaborateur est sur le départ, le management doit s'assurer, dans un délai généralement court, de la transmission effective des informations, dossiers, contacts et savoir-faire du démissionnaire à son remplaçant ou, à défaut, au reste de l'équipe. Voici comment optimiser cette période stratégique de transition.

Tenir compte du contexte de la démission

L'entretien de transition se tient logiquement à la suite de l'entretien de départ, une fois la démission rendue définitive. Le manager a alors renoncé à retenir son collaborateur, mais a également identifié les raisons de son départ et les éventuelles tensions relationnelles qui existent entre lui et certains membres de l'équipe. Ces informations définissent le contexte dans lequel s'effectue la passation. "Si les relations du démissionnaire avec l'équipe ou le manager sont catastrophiques, il est inutile d'insister sur la coopération - mieux vaut lui demander de s'en tenir aux affaires courantes", explique Eric Duvergey, directeur associé du cabinet de recrutement et de conseil en ressources humaines Duvergey-Guillanneuf Associés.

	Eric Duvergey, directeur associé, Duvergey-Guillanneuf Associés

De même, si un collaborateur va chez un concurrent, il est préférable de le dessaisir sans tarder des dossiers sensibles dont il a la charge. "D'une manière générale, la transition ne s'effectue pas de la même manière selon les postes occupés, rappelle le consultant. Si un DAF, un chef de projet, un technicien ou un expert est tenu de préparer sereinement le terrain à son successeur, un commercial ou un responsable R&D sur le départ sera rapidement mis à l'écart et son préavis pourra même être écourté."

Négocier le préavis

La négociation du préavis, dont la durée est le plus souvent déterminée par la convention ou l'accord collectif de travail applicable, parfois par le contrat de travail lui-même, peut s'avérer décisive dans la gestion de cette période de transition. "Souvent les cadres démissionnaires sont attendus par leur nouvel employeur et pressés de plier bagages, note Eric Duvergey. Ils ont donc tendance à vouloir négocier une réduction de la durée du préavis."

Dans ce type de circonstances, l'arrangement à l'amiable est toujours préférable à un rapport de force avec le salarié, généralement peu motivé et qui n'a pas grand-chose à perdre. "Lorsque cela est possible et pertinent, on peut parfaitement se mettre d'accord avec le démissionnaire pour le laisser partir avant la fin de son préavis. En contrepartie, on lui demandera par exemple de revenir un ou deux jours par semaine, dans la société, pendant une durée fixée, pour former son successeur." Cette solution peut s'avérer très utile si aucun remplaçant n'a pu être trouvé à temps.

Quand l'annoncer à son équipe

Remplacement ou dispositif provisoire, le manager doit attendre d'avoir en main une solution de transition avant d'annoncer aux autres membres de l'équipe le départ d'un des leurs. "On peut parfaitement demander au salarié démissionnaire de tenir confidentielle la décision de son départ pour éviter que la vacance du poste ne soit affichée", souligne Eric Duvergey. Il n'est pas non plus utile d'annoncer la démission tout de suite, si elle s'est mal passée. On préférera que la situation s'apaise pour communiquer. "Toutefois, il n'est pas bon de trop attendre, car bien souvent l'information est connue par certains, parfois même avant le manager lui-même, tandis qu'elle reste ignorée par d'autres", rappelle le consultant. Une dissymétrie d'information susceptible de nourrir les rumeurs et de créer des tensions au sein de l'équipe.

Formaliser la passation

Pour s'assurer de la bonne transmission des informations essentielles, un certain nombre de procédures écrites doivent avoir été mises en place dans la société. L'objectif est de formaliser la passation des dossiers et d'établir des bilans intermédiaires pour en assurer le suivi. "En cas de forte démotivation ou de conflit, l'entreprise ne doit pas se trouver à la merci de celui qui démissionne", avertit Eric Duvergey. La même prudence s'applique au risque de fuite d'information, qui doit avoir été pris en compte en amont, lors de la signature du contrat, avec des clauses de confidentialité adaptées. "Trop d'entreprises embauchent comme on se marie, sans penser à la possibilité d'une rupture", souligne le consultant.

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