L'estimation des coûts est une étape délicate © Getty

Estimer les coûts

Deux éléments de coûts sont à prendre en considération : la mobilisation de talents humains (quel niveau de compétences et pendant combien de temps) et l'investissement (nouveau logiciel, un recrutement...). Si la comptabilité ou le contrôle de gestion peuvent vous aider, il est impératif de consulter les professionnels concernés. Or "un projet est quelque chose d'innovant, il y a donc beaucoup d'incertitudes. Cela induit parfois des dérives", constate Alain Asquin. En effet, le budget est parfois plus négocié qu'estimé. De plus, la qualité de réponse des divers intervenants dépend de la qualité du lien social dans l'entreprise. "Il y a asymétrie d'information entre le chef de projet et les responsables métier. S'il n'y a pas de relation de confiance, on prévoira des marges de sécurité", préconise Alain Asquin.

Penser aux coûts cachés

L'insertion du projet dans son environnement est un élément auquel les entreprises doivent être de plus en plus sensibles et qu'il convient de budgéter. En effet, la réalisation du projet peut avoir un impact sur l'organisation dans laquelle il va être intégré. Certains de ces coûts sont tangibles : c'est par exemple le cas de réunions avec les riverains ou de mobilisation de personnalités politiques locales pour un projet d'infrastructure. Ou le temps de formation des utilisateurs finaux dans le cas du développement d'un nouveau logiciel. D'autres coûts peuvent être plus informels : il s'agira par exemple d'expliquer à ces mêmes utilisateurs en quoi le nouvel outil va valoriser leur métier afin qu'ils acceptent de l'adopter. "Plus le projet a un impact sur son système social, plus il remet en cause des choses autour de lui et plus il sera coûteux", récapitule Alain Asquin. Il n'en sera par ailleurs que plus décisif.