La communication ne doit pas se limiter à la hiérarchie © Getty

Le reporting

"Le reporting est aujourd'hui relativement codifié par les entreprises", estime Martine Miny. Il ne s'agit pas seulement de faire remonter l'information au comité de pilotage mais de lui expliquer à quel stade se situe le projet, quels sont les éventuels problèmes à résoudre et lui soumettre des propositions. Les indicateurs et la fréquence de reporting vous seront précisés dans la lettre de mission. "Le reporting ne doit pas servir à se défausser de ses responsabilités, prévient Martine Miny. Si le blocage se trouve dans le champ de responsabilité du chef de projet, c'est à lui de trouver la solution."

Un bon reporting ne doit pas rentrer dans les détails mais fournir une vision générale de l'état d'avancement du projet. Pour cela, on indiquera clairement la position sur le planning prévisionnel. Puis on codifiera (+/-, mauvais/moyen/bon, sur une échelle graduée...) les différents éléments suivants : la situation générale, l'avancée technique, le respect des coûts et des délais. D'autres catégories peuvent être ajoutées telles que le respect de certaines procédures, la qualité... La note accordée à chaque critère pourra ensuite être brièvement commentée.

Le document comprendra en outre un paragraphe sur les événements marquants survenus depuis le dernier reporting. Si le projet est conséquent, vous pouvez demander au préalable le même type de rapport aux différentes entités métier, dont vous ferez la synthèse. Enfin, on indiquera tout retard et/ou dépassement de budget qui serait d'ores et déjà prévus.

Communiquer sur l'avancement du projet

Il n'y a pas que le comité de pilotage qui doit être tenu informé de l'avancement du projet. Pour Martine Miny, "la politique de communication à l'intérieur du projet doit être soigneusement établie.". Chacun des acteurs doit recevoir en temps et en heure les informations nécessaires à sa bonne contribution. Elles peuvent êtres assez différentes selon les cas et regroupent des données techniques mais aussi des éléments sur le niveau d'avancement global du projet et sur ce qui se passe au sein des autres équipes pouvant avoir un impact. Cette communication permet en outre de maintenir la dynamique collective.

Si vous gardez votre activité courante, informez également votre supérieur hiérarchique de l'avancement du projet. Il sera ainsi sensibilisé à votre double activité.