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Air Liquide fluidifie ses réunions en les virtualisant
Le groupe industriel utilise l'outil de webconférence Webex pour optimiser les déplacements de ses salariés. Les usages sont multiples, de la simple réunion d'information aux sessions de formation internationales.
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13/06/2005 Possédant 130 filiales dans 70 pays, Air Liquide cherche, depuis notamment les événements du 11 septembre, à optimiser les déplacements de ses salariés. L'objectif est de réduire les coûts mais aussi de proposer à toutes les entités du groupe une solution globale, permettant aussi - par exemple - de diminuer les temps de formation.
En 2001, avec l'aide d'un cabinet extérieur, une étude des outils existants est réalisée. Elle débouche en 2002 sur la sélection des solutions proposées par l'éditeur Webex.
"Il s'agissait d'un produit multi-systèmes d'exploitation, ne nécessitant pas d'installation de logiciel client complexe, sans limite du nombre d'utilisateurs, autorisant les réunions instantanément et le partage des documents sans avoir à les télécharger auparavant", déclare Jean-Francois Petrignani, responsable e-business d'Air Liquide.
Un pilote est créé de juillet 2002 à février 2003, avec un petit nombre de licences, quelques utilisateurs clés, et une moyenne de 80 réunions organisées par mois. Au final, 200 personnes participent à l'expérience.
"Nous avons signé avec Webex début 2003, avec l'idée de déployer l'outil sur tout le groupe. Pour cela, nous avons mis en place un plan de communication et de marketing interne, même si l'outil était accessible sur le portail. Il fallait en effet informer, faire tester et susciter l'intérêt, sachant qu'il n'y a pas de haut débit partout dans le monde", ajoute le responsable e-business.
| Au départ, les usages ont concerné le travail collaboratif, puis la formation | "Au départ, les usages ont concerné le travail collaboratif, à 2 ou 3 personnes, qui partagent de l'information sur un même sujet, sans avoir à réserver une salle comme c'est la cas pour les visio-conférences. Il n'y a pas de restriction géographique, ni de nécessité de se déplacer. Cela a considérablement réduit les déplacements inutiles, notamment en région parisienne", remarque Jean-Francois Petrignani.
Autres usages : les réunions qui sont à la limite de la formation, impliquant une vingtaine de personnes, qui se connectent de divers endroits en même temps. Aux Etats-Unis, 681 réunions de ce genre ont eu lieu en 2004. "Ce sont principalement les acheteurs, les informaticiens, les fonctions commerciales, administratives et financières qui utilisent l'outil. A 95%, cela se fait des usages internes, c'est essentiellement un outil de communication en interne
"Certains freins techniques peuvent parfois se présenter, liés par exemple à l'absence d'un accès propre à Internet pour chacun. Le tuyau peut être encombré, il peut y avoir des problèmes de bande passante...", note Jean-Francois Petrignani. Mais les chiffres d'utilisation sont bons, avec par exemple au mois de mai 2005 l'organisation de 320 web-conférences, avec 1 175 participants, soit 480 heures de réunion et 115 organisateurs différents. La France, le Canada et les Etats-Unis constituent le tiercé principal des pays où ces réunions ont lieu.
"Une soixantaine de nouveaux comptes s'ouvre par mois. C'est bien, mais il n'y a pas vraiment de cassure, c'est-à-dire d'envolée des chiffres d'utilisation. Aujourd'hui, il faut démultiplier tout cela, nous sommes arrivés au bout d'un premier processus, il nous faut désormais passer à des actions à plus grande échelle", commente Francois Petrignani.
| L'utilisation de l'outil vers l'extérieur : objectif à atteindre | Parmi les axes de développement figure notamment l'utilisation de l'outil comme outil de communication vers l'externe, ce qui nécessite de continuer à changer les habitudes. "En Australie, un expert mondial dans un domaine est intervenu depuis Paris chez un client pour résoudre un problème technique. Les gains ont été immédiats en termes de satisfaction du client et d'image de la société", ajoute Francois Petrignani.
Pour démultiplier le déploiement de l'outil, Rhodia a des arguments de poids, vis-à-vis de ses filiales, puisque le coût de Webex est intégralement pris en charge au niveau groupe, excepté bien entendu les communications téléphoniques liées aux réunions qui restent à la charge des filiales.
"Nous sommes très satisfaits du produit en lui-même. Mais il ne suffit pas de mettre à disposition une application pour que les gens l'utilisent. Une conduite du changement efficace est indispensable. Tout comme d'ailleurs un excellent partenariat avec le prestataire, pour tous les aspects formation, support technique et évolutivité de l'application", conclut le responsable e-business d'Air Liquide.
| Le projet en bref | | Société | Air Liquide | | Secteur d'activité | Production, distribution de gaz industriel et médical | | Effectif | 31 900 | | Chiffre d'affaires | 9,376 milliards d'euros en 2004 | | Solution retenue | Webex | | En production depuis | 2003 |
Fabrice DEBLOCK, JDN Solutions ...
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