Automatiser le classement de ses e-mails

Par exemple, vous souhaitez que tous les messages provenant d'expéditeurs appartenant à votre société, la "Cogirep", soient automatiquement déplacés dans un dossier spécifique.

Dans l'onglet Règles de courrier, cliquez sur Nouveau.
En 1. Sélectionnez les conditions pour votre règle, cochez Lorsque la ligne De contient des personnes.
En 2. Sélectionnez les actions pour votre règle, cochez Le déplacer dans le dossier spécifié.

En 3. Description de la règle, cliquez sur contient des personnes. Une fenêtre Sélectionner des personnes apparaît.

Dans le premier champ, tapez la chaîne de caractères, contenue dans l'adresse de l'expéditeur, qui caractérise les e-mails auxquels vous souhaitez appliquer la règle. Dans notre exemple : "@cogirep.com". Tous les e-mails provenant d'expéditeurs dont l'adresse électronique se termine par "@cogirep.com" vont se voir appliquer la règle. Cliquez sur le bouton Ajouter puis Ok.

Dans la fenêtre Nouvelle règle de courrier où vous êtes revenu, toujours en 3. Description de la règle, cliquez maintenant sur spécifié. Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez choisir le dossier où seront placés les e-mails que vous venez de caractériser. Vous pouvez décider de les placer dans un dossier dédié : sélectionnez Boîte de réception et cliquez sur Nouveau dossier. Nommez-le, cliquez sur Ok. Dans la fenêtre Déplacer, sélectionnez ce dossier puis cliquez sur Ok.

Il vous reste, en 4., à donner un nom à la règle. Si vous créez plusieurs règles, cela vous permettra de ne pas les confondre. Cliquez sur Ok.

Appliquer la règle nouvellement créée
Si vous avez déjà dans votre boîte de réception des e-mails auxquels vous souhaiteriez appliquer cette règle, dans la fenêtre Nouvelle règle de message qui est devant vous, cliquez sur Appliquer, puis à nouveau sur Appliquer dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre.

Enfin, dans la fenêtre Nouvelle règle de message, cliquez sur Ok.


Sous Microsoft Outlook
Sous Microsoft Outlook, vous pouvez paramétrer les règles de message en choisissant Règles et alertes dans le menu Outils. La procédure à suivre est alors globalement la même que sous Outlook Express.

Créer une règle à partir d'un message
Une autre possibilité, plus simple, vous est offerte : créer une règle à partir d'un message présent dans la boîte de réception. Par exemple, vous travaillez sur un projet nommé "Paprika", pour lequel vous échangez avec vos collaborateurs des e-mails dont l'objet contient quasi systématiquement le mot "paprika".

Sélectionnez l'un de ces emails. Cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez Créer une règle. Cochez L'objet contient et dans le champ contigu, ne gardez que "paprika". Cochez ensuite Déplacer le courrier électronique vers le dossier : et cliquez sur Sélectionner un dossier.

Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez choisir le dossier où seront placés les e-mails dont l'objet contiendra le mot "paprika". Là aussi, vous pouvez décider de les placer dans un dossier dédié : sélectionnez Boîte de réception et cliquez sur Nouveau…. Nommez-le, cliquez sur Ok. Dans la fenêtre Règles et alertes, sélectionnez ce dossier puis cliquez sur Ok. Dans la fenêtre Créer une règle, cliquez sur Ok.

Appliquer la règle nouvellement créée
Un pop-up vous propose d'appliquer la règle aux e-mails qui se trouvent déjà dans la boîte de réception. Cliquez sur Ok et tous les mails déjà reçus dont l'objet contient le mot "paprika" seront déplacés dans le dossier que vous aurez spécifié.

Pour supprimer ou modifier une règle, il vous suffira de retourner dans l'item Règles et alertes du menu Outils.


Sous Thunderbird
Sous Thunderbird, dans le menu Outils, choisissez Filtres de messages et cliquez sur le bouton Nouveau. La fenêtre Modifier le filtre apparaît. Il va falloir définir les conditions pour que le filtre (ou la règle, selon la terminologie Microsoft) s'applique. Par exemple, nous allons faire en sorte que les messages provenant du patron, M. Durand, et les messages de priorité haute soient placés dans un dossier "Urgent".

On coche valident au moins UNE des conditions suivantes.
Dans le 1er menu déroulant, on sélectionne De. Dans le 2e, contient. Dans le champ de droite, on tape ce que doit contenir l'adresse e-mail de l'expéditeur pour qu'on lui applique le filtre. Ici, "durand".
On clique sur le signe "+" pour ajouter une ligne qui va servir à définir une condition de plus. On choisit ensuite Priorité, est et Haute.

Dans la deuxième partie de la fenêtre Modifier le filtre, on doit choisir l'action à exécuter sur les messages répondant aux conditions définies ci-dessus. On peut par exemple décider de Déplacer le message vers le dossier Urgent (qu'éventuellement, on aura préalablement créé). On peut aussi simplement choisir de Marquer avec un drapeau, de façon à ce que visuellement, vos messages urgents vous sautent davantage aux yeux.

Avant de cliquer sur Ok, n'oubliez pas de nommer ce nouveau filtre.

Dans la fenêtre Filtres de messages où vous êtes revenu, vous pouvez choisir d'appliquer le filtre que vous venez de créer. Sélectionnez ce filtre et cliquez sur Exécuter.

Une autre façon de réaliser le même filtre est de le créer à partir d'un message existant. Sélectionnez un message puis, dans le menu Messages, choisir Créer un filtre à partir d'un message. La marche à suivre est ensuite la même.


Astuce : Vider automatiquement sa corbeille
Si, par exemple, vous avez créé une règle qui déplace automatiquement certains e-mails dans la corbeille (par exemple ceux affublés par votre messagerie d'une mention [SPAM]), cette dernière pourrait rapidement s'encombrer. Il s'agit alors de paramétrer votre messagerie pour qu'elle se vide automatiquement.