Pour être efficace, la communication doit être orale. "Les
salariés se plaignent souvent de la multiplication des e-mails, envoyés
pour tout et pour rien, note Agnès de Framond. La surcommunication écrite
ne remplace par l'échange oral." Formel, le support écrit permet
de faire passer rapidement un message au plus grand nombre mais il n'influera
pas sur la motivation des collaborateurs.
Des rendez-vous collectifs...
| "Fixer un cadre à ces échanges libère le collaborateur
comme le manager" |
Les échanges oraux doivent être réguliers et organisés.
Ils peuvent être collectifs. "Même s'ils sont difficiles à
mettre en place, les rendez-vous d'équipe sont souvent bien perçus
par les collaborateurs car ils permettent que tous soient au courant des mêmes
choses." Ils sont adaptés dans une logique d'information descendante
(annonce de résultats, de nouveaux procédés...) mais doivent
également être l'occasion d'un partage de connaissances, de réflexions
et d'avis. Le retour d'expérience d'une personne qui a réussi un
projet peut aussi être intéressant et générateur de
motivation.
... mais aussi individuels
Le rendez-vous collectif ne se suffit pas à lui-même. "Des
entretiens en face-à-face réguliers, même brefs, sont la clef
d'une communication managériale efficace", précise la formatrice.
Le rythme dépend de l'organisation, de l'activité et de la taille
de l'équipe mais il doit en tout cas être planifié. Structurer
les échanges permet en outre de mieux les recenser a posteriori
et de mieux distinguer avec quel salarié il y a déficit de communication.
Le collaborateur apprend à distinguer ce qui est urgent de ce qui peut
attendre le rendez-vous, dérangeant ainsi moins son manager. Il aura en
même temps l'assurance de disposer d'une oreille vraiment attentive à
ses problèmes. "J'entends souvent les managers me dire : 'Ma
porte est toujours ouverte', mais ce n'est pas une bonne solution, explique Agnès
de Framond. Au contraire, fixer un cadre à ces échanges libère
le collaborateur comme le manager." Moins dérangé, ce dernier
n'est pas non plus obligatoirement perdant en termes de temps. Lire
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