10 mesures pour préserver votre entreprise Traquer les coûts cachés
Il va de soi que lorsque les temps sont durs, l'entreprise cherche à réaliser des économies sur son budget. Sans aller jusqu'à faire appel à un costkiller, sauf si vous pensez qu'il y a de grosses économies à réaliser, une gestion rationalisée des frais généraux peut contribuer à réaliser de vraies économies.
Des modalités de remboursement des frais kilométriques trop souples peuvent inciter à déclarer des distances non parcourues
Pour cela, prenez le temps de jeter un coup d'œil attentif à ces dépenses que l'on ne regarde d'ordinaire que distraitement. Des factures de téléphone qui enflent, des dépenses de papeterie inconsidérées, des remboursements de frais kilométriques croissants, des notes de déjeuner clientèle salées...
Deux objectifs à atteindre après avoir réalisé ce diagnostic : mettre en place des process rigoureux visant à restreindre les dépenses et évangéliser les personnes concernées. Par exemple, pour les fournitures de bureau, il faudra communiquer non seulement auprès de la personne responsable des achats mais aussi celle en charge de leur distribution. Et si celle-ci est libre, peut-être convient-il d'affecter une personne à la bonne gestion de "l'armoire à fournitures".
Lorsqu'il s'agit de dépenses de type électricité, la communication sera essentielle : sensibilisez les managers d'équipe et mentionnez que c'est une excellente occasion pour devenir éco-respectueux. Eteindre les bureaux, les ordinateurs, les sanitaires et vestiaires systématiquement tous les soirs est un premier pas. Chauffer ses bureaux correctement en est un autre.
Profitez également de cette période tendue pour revoir votre politique de voyage. Ne serait-il pas préférable de souscrire un abonnement, un programme de fidélité ? Etudiez scrupuleusement vos modalités de remboursement des frais kilométriques : trop souples, elles peuvent inciter à déclarer des distances non parcourues. Quant aux déplacements en train ou en avion : la classe affaires est-elle réellement nécessaire ? Attention, lorsqu'on supprime certains privilèges, il est indispensable que tout les collaborateurs soit traités à la même enseigne : pas question de faire voyager ses cadres opérationnels en classe économique et le comité de direction en classe affaires grand luxe, sauf à vous mettre vos équipe à dos.