En temps de crise, c'est la bataille de la productivité qui doit être engagée, celle que l'on laisse trop souvent en suspens quand tout va bien. La première étape consiste à se recentrer sur les tâches productives. "Dans les processus administratifs, même les mieux pensés, seulement 30 % du temps passé apporte de la valeur. Il est donc urgent dans les entreprises d'éliminer les tâches qui n'ont aucune valeur ajoutée", indique Fabien Delahaye.
 |
| | Dans les processus administratifs, seul 30 % du temps passé apporte de la valeur. © Getty Images | |
Faire des photocopies, réaliser des rapports inutiles, passer un temps précieux à classer des archives jamais consultées... l'ensemble des tâches habituelles doit être passé au crible. "Chez un de nos clients, une personne consacrait 2 heures de son temps par jour à coller des timbres. Cela représentait des coûts énormes", indique le consultant. Une solution technique qui ne représentait pas un investissement très lourd permet désormais de réaliser ce travail en 20 minutes.
De même, une réorganisation de l'espace peut favoriser l'augmentation de la productivité : placer une imprimante dans une petite salle au fin fond d'un grand bureau vous impose des déplacements, soient des pertes de temps. "Intégrer de nouvelles fonctions sur le poste de travail, comme par exemple l'envoi de télécopies, peut également permettre des gains de temps et de productivité importants", ajoute le consultant.
L'analyse des processus administratifs en eux-mêmes peut également mettre en évidence un gaspillage de temps et d'énergie. "Une entreprise avait un processus très compliqué de 7 validations des demandes d'investissement, et ce même pour des montants peu élevés. Comme les personnes en charge des validations successives se trouvaient dans des sites différents, le temps de parcours d'un dossier était de 8 semaines incompressibles", explique Fabien Delahaye.
La redéfinition du process a permis de le limiter à 3 validations et la mise en place d'un workflow automatisé via informatique a réduit ce temps à 3 jours. La personne fait la demande est donc immédiatement notifiée de la validation ou non au fur et à mesure de l'avancement de son dossier.
