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16/03/2005
Cinq
principes pour animer vos réunions
Réanimez vos réunions
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La
conduite de réunion nécessite certains réflexes. Rien ne doit être
oublié, même pas l'aménagement de la salle qui peut conditionner,
à lui tout seul, le succès ou l'échec d'une rencontre. |
Le rôle de l'animateur est essentiel
dans le bon déroulement d'une réunion. En suivant
quelques règles élémentaires, l'animateur peut
éviter les grands pièges classiques et garantir une
efficacité minimale face aux objectifs affichés avant
une réunion. Explications avec Raymond Sibileau, consultant
chez Spécific, un organisme spécialisé dans
le coaching, le conseil et la formation.
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| Une
réunion doit bénéficier d'un cadre précis
et le plus étroit possible, d'un objectif à atteindre
et d'une durée de temps limitée. Ces différentes
informations doivent être transmises aux participants
avant que la réunion se tienne. "La mise en place
de ce cadre est impérative, souligne Raymond Sibileau.
Dans le cas contraire, vous vous retrouvez avec des réunions
qui n'aboutissent sur rien, qui se multiplient, qui durent des
heures et qui laissent des souvenirs pitoyables à tout
le monde." Une bonne façon de cadrer ses réunions :
systématiser la réalisation d'un ordre de jour
avec les objectifs à atteindre. Quelques lignes, diffusées
par e-mail auprès des participants concernés,
peuvent faire l'affaire. |
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| Une réunion c'est aussi
un lieu de rencontre. Et pour que tout le monde se sente à
l'aise, certains points sont à surveiller. "La principale
erreur, c'est de faire une réunion dans une salle trop
grande, avec quatre personnes que se retrouvent séparées
de plusieurs mètres autour d'une table bien trop imposante.
Il faut trouver une salle adaptée ou, si ce n'est pas
possible, ne pas avoir peur de revoir la disposition du mobilier
pour constituer une table plus petite." Autres réflexes
pour le confort des participants : mettre à disposition
de l'eau ("un catalyseur d'énergie", insiste
Raymond Sibileau) et s'assurer que la température de
la pièce est agréable. |
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L'introduction et la conclusion
sont les éléments clefs d'une réunion.
L'introduction doit mettre en confiance les participants tandis
que la conclusion doit veiller au fait que tout le monde partage
la même perception des décisions prises. "Après
l'introduction, il faut toujours commencer les réunions
par les points les plus importants ou les plus délicats.
Sinon, ces points seront traités à la va-vite
en fin de réunion et le risque qu'aucune décision
ne soit prise est alors très élevé. Mieux
vaut donc finir par les questions diverses, avant de conclure."
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Le rôle de l'animateur
est central. Il assure le respect de l'ordre du jour, et notamment
la durée prévue pour chaque thème, mais
aussi rythme la prise de parole en permettant à chaque
participant de s'exprimer. Bref, l'animateur doit s'imposer,
en douceur et par l'humour, sur l'assistance. Une position
plus facile à maîtriser quand l'animateur est
le supérieur hiérarchique direct des participants.
"Mais attention, note Raymond Sibileau, selon l'objectif
de la réunion, il peut être intéressant
de dissocier animation et niveau hiérarchique. Par
exemple pour une réunion de création, où
l'objectif est de trouver des solutions innovantes, un animateur
en position de supériorité hiérarchique
risque de trop influencer les échanges. L'exemple type
est le dirigeant qui lance en réunion 'Qu'est-ce
que vous pensez de cette idée géniale ?'.
Dès lors, les échanges ne sont plus fructueux."
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Toutes les règles de base
de la conduite de réunion, abordées ci-dessus,
sont importantes. Mais une dernière règle l'est
encore plus : ne pas appliquer de façon trop stricte
toutes les règles de base. Autrement dit, laisser une
marge de manoeuvre aux participants. "On ne peut pas tout
contrôler dans une réunion. L'animateur doit également
percevoir l'émergence d'un point imprévu, parfois
favoriser une certaine pagaille pour faire apparaître
les idées des uns et des autres. Il faut toujours montrer
aux participants qu'ils ont un rôle à jouer. Sinon
il ne s'agit plus d'une réunion mais d'un meeting tenu
par l'animateur." |
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