Encore anecdotiques, les Wikis s'apprêtent à envahir
le monde professionnel. En entreprise, ces nouveaux outils peuvent
être utilisés par des groupes de travail ou pour la communication
interne. Une seule condition : que la hiérarchie se fasse discrète.
Concrètement, le Wiki est un site Web dynamique sur lequel tout
visiteur peut modifier le contenu des pages à volonté. Afin de responsabiliser
les utilisateurs, l'accès au service n'est pas anonyme. Imaginé
en 1995 par Ward Cunningham, le Wiki est en quelque sorte l'expression
virtuelle d'un groupe qui s'autorégule. L'objectif est d'obtenir
un consensus tout en conservant l'historique qui a permis d'y arriver.
En cas de "vandalisme", c'est-à-dire lorsqu'une personne efface
une page, il ainsi possible de restaurer l'ensemble du contenu.
"C'est
un outil incroyable de simplicité et d'efficacité, note Charles
Népote, responsable du pole xNet de la coordination informatique
chez Cetelem. La publication des contenus se fait sans intermédiaire,
elle est très simple et instantanée." Une rapidité
qu'illustre la signification même du mot Wiki qui vient
du mot hawaïen "wikiwiki" signifiant vite. "En plus, poursuit
Charles Népote, son côté participatif en fait un outil ludique.
Il dispose très rapidement d'un capital de sympathie qu'il faut,
malgré tout, savoir entretenir."
Chez Cetelem, le Wiki a tout d'abord été utilisé
par une petite équipe de six développeurs Web. Grâce
à ce site dynamique, les membres de l'équipe échangent
les informations sur les projets en cours, énoncent les problèmes
qu'ils rencontrent et y apportent des solutions. Face au succès
de ce véritable cahier des charges dynamique, Cetelem s'apprête
à lancer un deuxième Wiki pour une équipe,
cette fois, de trente personnes, dont la moitié de non informaticiens,
preuve que l'outil est simple d'utilisation. "Le Wiki permet de
construire quelque chose en groupe, explique Arnaud Fontaine, consultant
en organisation spécialisé dans le travail coopératif. Les interventions
sont moins vives que dans d'autres espaces, elles demandent plus
de réflexion car nous sommes dans un mode écrit."
Un
espace sans configuration hiérarchique"
Christophe Ducamp, Elanceur.org
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Au-delà du mode projet, le Wiki peut également être utilisé
pour la communication interne. "Pour les PME, le Wiki peut contribuer
à donner un esprit de corps en facilitant les échanges, estime
Christophe Ducamp, consultant indépendant et à l'origine
du site Elanceur.org. Mais lorsque les effectifs sont importants,
on est confronté à des problèmes de régulation." Un obstacle
qui peut être levé en limitant les droits d'édition.
Dans le même esprit, le Wiki peut devenir un outil de gestion
du type intranet. Dans ce cas, un groupe de salariés identifiés
met en ligne le contenu, les autres utilisateurs ne s'apercevant
pas que l'intranet est en fait un Wiki. "Le Wiki est alors
utilisé comme un outil de gestion de contenu plus classique mais
avec plus de souplesse", ajoute Charles Népote.
Toutes ces possibilités font du Wiki un outil collaboratif
hautement attractif. Malgré tout, son utilisation reste limitée
dans les entreprises françaises. Principal frein au développement
de l'outil : la méfiance engendrée par cette
nouvelle liberté de paroles. "C'est un espace de discussion
très libre, sans configuration hiérarchique, note Christophe Ducamp.
Dans ce domaine, les réticences viennent aussi bien des employés
que du management." Sans compter la crainte de laisser une
tribune libre aux syndicats. Malgré tout, certaines structures
à la hiérarchie très stricte ont déjà
compris le potentiel de ce canal de communication. L'Armée
française dispose ainsi d'une équipe travaillant aujourd'hui
sur Wiki.
Il
faut adopter un déploiement éclair "
Charles Népote, Cetelem
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Autre obstacle : la pauvreté de l'offre. "En France, le
Wiki est encore sous utilisé car, jusqu'à peu, il n'y avait
pas de prestataire de service spécialisé, relève
Arnaud Fontaine. De plus, très peu de solutions sont en français."
Un obstacle que d'autres atouts du Wiki devraient vite faire tomber.
A commencer par le prix : la plupart des outils sont aujourd'hui
gratuits. L'hébergement coûte pour sa part quelques centaines d'euros
par mois et l'installation reste relativement simple.
Cetelem a ainsi eu recours à des compétences en interne
pour déployer l'outil. Son premier Wiki a coûté entre trois
et quatre journées-homme. Il est fonctionnel depuis dix mois et
"pèse" environ 130 pages. Le second, destiné à l'équipe de
trente personnes, a demandé environ vingt journées-homme,
auxquelles il faut ajouter sept journées-homme de formation. "Avec
du recul, estime Charles Népote, je conseillerais plutôt d'adopter
un déploiement éclair avec une installation brute de fonderie pour
un coût de trois-quatre journées-homme, suivie d'une personnalisation
progressive, le Wiki servant de base au recueil des souhaits de
personnalisation."
Dernier élément à prendre en compte :
l'animation, afin que le Wiki vive et devienne un point de rendez-vous
incontournable pour les salariés. La plupart des entreprises
n'hésitent pas à mettre en place un animateur, chargé
de suivre l'outil, de faire tomber les réticences et d'adapter
le mode d'organisation du travail à ce nouveau canal de communication.
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