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Le culte de l'urgence Michel Milcent (Xerox) Claude Racois (Silogic) Cinq principes A lire, à suivre

Le temps a beau être une valeur relative, il n'en reste pas moins gérable. Parmi les 485 lecteurs qui ont répondu du 23 octobre au 13 novembre derniers à l'enquête en ligne du Journal du Management, 43,3 % estiment qu'ils gérent leur temps de travail "correctement" et 35,7 % qu'ils le gérent "plutôt bien" voire "parfaitement". Un bel optimisme teinté malgré tout d'embûches et, parfois, de chimères.

Au rang des embûches, c'est-à-dire les éléments capables de perturber une gestion du temps rodée, s'imposent "les imprévus, les erreurs et les urgences". Autant d'événements qui, par nature, restent difficilement planifiables à moins de prévoir, par défaut, des plages de temps libre pour traiter les points inopinés. Une démarche luxueuse quand un cadre doit gérer un emploi du temps déjà bien chargé.

Une autre embûche passe la barre des 50 % : les sollicitations en tout genre des collaborateurs. Ce piège à temps, bien connu des managers, n'est pourtant pas à considérer systématiquement comme un dérapage. Les sollicitations font partie de la mission d'encadrement. On concédera néanmoins qu'à un rythme soutenu, ces sollicitations deviennent très vite des éléments perturbateurs.

On notera que dans les suggestions spontanées, les managers évoquent trois autres paramètres capables de déstabiliser la gestion du temps : les charges de travail trop élevées, les mauvaises conditions de travail et, enfin, l'organisation du service ou de l'entreprise.

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Pour limiter le poids de ces embûches, la solution numéro un est, aux yeux des lecteurs du Journal du Management, la hiérarchisation des tâches (31,1 % considérent ce point comme le facteur le plus important dans la gestion du temps). Une autre habitude apparaît également salutaire, à savoir la planification et l'évaluation du temps nécessaire. S'ajoutent à cette liste deux autres facteurs cités par les managers : la délégation des tâches et l'anticipation.

La planification étant reconnue comme l'une des méthodes de gestion du temps les plus efficaces, le rôle de l'agenda apparaît prépondérant. Pour 77 % des répondants, l'agenda ou le PDA est un allié indispensable pour maîtriser le temps. Reste une interrogation : comment s'organisent les 33 % restants ? Grâce à leur mémoire ? à un assistant ?

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Enfin, pour mieux cerner l'organisation du temps de travail, l'enquête en ligne du Journal du Management s'est penchée sur les tâches préférées des managers. Et là, surprise : ceux qui prônent la hiérarchisation et la planification, s'estiment les plus efficaces sur les tâches urgentes et les tâches nouvelles. Est-ce à dire que ces tâches permettent de réveiller le niveau d'adrénaline et l'intérêt intellectuel, quelque peu engourdis par la planification ? Autre surprise, la cote de popularité du "vite fait, bien fait" : 60,2 % des lecteurs considérent que la formule tient la route. Décidément, l'urgence est érigée comme la valeur culte du temps de travail.