Bien construire sa charte Internet

Selon l'enquête réalisée par JDN Management, 44 % des entreprises ne possèdent pas de document fixant les règles d'utilisation d'Internet. Et quand il existe, il est difficile à comprendre pour trois personnes sur cinq. Alors comment construire un document lisible et efficace ? Les conseils de David Melison, responsable du droit du travail et du commerce électronique au sein du Forum des droits sur Internet.

Choisir parmi les divers supports suivant leur valeur juridique

Les règles d'utilisation d'Internet au travail peuvent apparaître dans divers documents tels que les notes de service, le contrat de travail, la charte d'utilisation du système d'information et de communication ou encore le règlement intérieur. Mais prévient David Melison, "seul ce qui est mentionné dans le règlement intérieur ou le contrat de travail a un caractère obligatoire et ouvre à de possibles sanctions disciplinaires en cas de manquement à la règle". Cependant, le contrat de travail manque de souplesse et ne peut contenir véritablement que quelques grandes règles essentielles ou spécifiques au poste ou au métier de la personne. La charte reste le moyen le plus simple d'édicter un cadre pour l'utilisation d'Internet au travail. Annexée au règlement intérieur, elle prend une valeur juridique et contraignante.

Assurer longévité au document

Les moyens de communication et les outils informatiques évoluent avec une extrême rapidité. "C'est pourquoi, pour suivre ces évolutions sans avoir à réécrire sa charte annuellement, il faut rester le plus neutre possible technologiquement et ne pas viser un moyen de communication particulier", conseille le spécialiste. Non seulement cette neutralité permet de prendre en compte tous les moyens de communication actuels - Internet, téléphone, fax, minitel, courrier - et tous les supports - ordinateurs fixes ou mobiles, PDA - mais aussi ceux qui n'existent pas encore. De même, lorsque vous employez le terme générique de "correspondance", celui-ci signifie à la fois l'e-mail, le téléphone, le courrier, les chats… En définitive ne soyez pas trop précis. Plus c'est concis, mieux c'est.

Vérifier la légalité des clauses

En outre, pour que les règles ne soient pas invalidées par d'autres textes juridiques, il faudra prendre en compte non seulement le Code du travail, mais également la loi Informatique et libertés de 1978 sur la protection des données à caractère personnel, les textes concernant les élections électroniques et ceux sur la communication syndicale, voire, si nécessaire, l'accord interprofessionnel sur le télétravail datant de juillet 2005. David Melison de préciser que "ce dernier intervient même si un salarié travaille hors de l'entreprise seulement deux jours par semaine". Enfin, une veille juridique annuelle ou semestrielle permet de vérifier que la charte reste d'actualité. Une jurisprudence importante nécessitera modification du document.

Respecter la procédure de validation

Pour réaliser un document à la fois dans les règles, précis et lisible, il faut s'adjoindre le concours du service de communication interne, de juristes et enfin d'informaticiens qui pourront également donner des conseils concrets et proposer des formations.

La procédure de validation d'une charte est longue car il faut consulter, pour avis, les instances représentatives du personnel, le comité d'entreprise ainsi que le comité d'hygiène et de sécurité. En effet, il n'est pas rare qu'une charte comporte des règles de sécurité.

Si l'employeur peut à lui seul valider le texte, il est bon de s'assurer de l'adhésion des salariés et de leurs représentants. Des règles imposées ne créent jamais un bon climat. Bref, n'hésitez pas à soumettre la charte au minimum une fois à l'approbation des instances citées plus haut. David Melison recommande plusieurs allers-retours, preuves de bonne foi et d'écoute. "L'équilibre entre le respect de la vie privée et le respect de l'employeur permet d'éviter les contestations ultérieures. Par exemple, inutile de chercher à interdire un usage privé d'Internet au travail, mais seulement le limiter."

Le document fini est ensuite déposé chez l'inspecteur du travail puis affiché publiquement. "Chaque utilisateur devra être informé individuellement, surtout en ce qui concerne les moyens de contrôle employés par l'entreprise", note-t-il. La charte entre en vigueur un mois plus tard. En tout, comptez six mois à deux ans pour valider la procédure totale.

Communiquer sur les règles au-delà de la charte

Ne pas communiquer sur une charte, c'est signer son arrêt de mort car personne ne la lira. Il faut donc informer régulièrement les utilisateurs, vérifier que la charte est respectée, voire alerter les contrevenants (rôle de l'administrateur réseaux). On peut communiquer sur les règles à travers la publication d'un guide, l'intranet, une lettre d'information mensuelle avec des conseils d'utilisation, etc. Ce type de support permet de vulgariser et d'illustrer le règlement. "Par exemple, raconte David Melison, après la période des fêtes de fin d'année, il est courant de voir se multiplier les PDA dans l'entreprise. C'est l'occasion de rédiger quelques conseils d'utilisation à cet égard."

Adapter les règles aux utilisateurs

Si chaque cas spécifique est traité au niveau du contrat de travail, la charte peut définir des règles différentes suivant le secteur d'activité, le métier, les services concernés… Ainsi, "il ne sert à rien de vouloir imposer des règles trop strictes à des informaticiens qui, techniquement très compétents, sont susceptibles de passer outre discrètement, remarque David Melison. Vous ne briderez pas non plus l'accès Internet au service de communication qui en a besoin pour s'informer. Au contraire, on peut facilement et légitimement imposer des contraintes aux personnes qui ne maîtrisent pas les outils informatiques."

Attention, la charte s'adresse à tout utilisateur potentiel du système d'information et de communication : salariés, prestataires, free lance, intérimaires… Chaque contrat doit faire référence à la charte pour garantir le respect des règles et la responsabilité de chacun.

Enfin, "pour prévenir tout nouveau besoin, conseille David Melison, il est utile d'inscrire dans la charte le fait que l'administrateur réseaux peut avoir à déterminer des privilèges d'accès au système d'information et de communication". Cela permet plus de souplesse.

Pratique Un modèle de charte prêt à l'emploi

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