15 résolutions pour une meilleure rentrée
"Je gère mes mails"

Résolution n°4 : cette année, je serai maître de ma messagerie.

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Première règle de base pour endiguer le phénomène : se réserver des plages horaires pour consulter et répondre à ses mails. "Regarder ses messages en continu n'est pas la bonne solution, explique Malika Silbert, directeur des système d'information de Microsoft France, une utilisatrice bien placée pour décrypter les bons usages. On est rapidement absorbé par la messagerie et par le jeu des questions-réponses. En plus, répondre du tac au tac peut s'avérer risqué. La quasi-instantanéité du mail donne l'impression qu'il s'agit d'une conversation orale." La bonne solution : se ménager un temps de pause avant de répondre. Les mails sont ainsi plus structurés, approfondis et appropriés.

Autre règle à respecter, cette fois pour ne pas "polluer" vos collaborateurs : choisir correctement les destinataires du mail. Ces destinataires sont ceux, et uniquement ceux, pour qui le mail a un impact direct. On mettra en copie les personnes qui ont besoin de l'information, mais pour qui l'impact reste indirect. Attention également, au moment de répondre : demandez-vous qui intéresse votre mail. Perdez absolument le réflexe du "Répondre à tous".

A ces réflexes de base s'ajoute l'art et la manière de trier et de traiter ses mails. La plupart des messageries permettent d'établir des règles pour une meilleure gestion. Pour traiter environ 80 mails par jour (c'est-à-dire moins que la moyenne chez Microsoft), Malika Silbert a choisi des règles qui lui sont propres, avec des couleurs associées à la nature des messages reçus. A noter qu'elle ne reçoit presque aucun spam : ils sont filtrés à 98 % par un serveur.

Les "codes couleurs" de Malika Silbert
En bleu	Les mails dont je suis l'unique destinataire.
.	"Je les traite en priorité car il implique en général une action de ma part."
En vert	Les mails de mon supérieur direct.
En marron	Les mails du directeur général.
.	"Selon le sujet, je traite en premier les mails en vert ou en marron."
En rouge	Les mails que je dois valider, par exemple les jours de congés de mon équipe.
En noir	Les autres mails
.	"Je les traite en dernier."

Reste à savoir trier ses mails et à les archiver. "J'ai très peu de dossiers pour ranger les messages, poursuit Malika Silbert. Je rentre toutes les adresses dans mon carnet, mais j'efface la plupart des mails car la capacité des boîtes mails n'est pas infinie. Chez Microsoft, cette capacité est limitée à 200 mégas. Au-delà, on ne peut plus recevoir, ni envoyer de message. Il faut donc nettoyer régulièrement sa messagerie, sans oublier par exemple de supprimer les éléments envoyés."

Dossier

Gestion du temps

Pour finir, on notera que les salariés de Microsoft disposent de mails types, qui ont été créés par différents collaborateurs et partagés au sein des équipes. "Nous utilisons beaucoup la signature automatique pour répondre, ajoute-t-elle. Cela permet d'avoir des réponses rapides à des mails que nous recevons fréquemment. C'est une pratique courante aux Etats-Unis." Par ailleurs, comme la plupart des entreprises, Microsoft utilise les messages d'absences pour les vacances, mais aussi les déplacements. "En général, nous avons un message d'absence pour l'interne, un autre pour l'externe. Nous avons reçu des recommandations locales pour les rédiger."

En savoir plus...

Livre : "L'e-mail futé, guide du parfait utilisateur" (Marie Page, Editions d'Organisation, 144 pages, 7,80 euros) >>> Consulter les librairies Site : "Bien gérer son e-mail" (dossier publié par L'Internaute Magazine) >>> Voir le site

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