Réussir ses entretiens d'évaluation
Rendre motivant un entretien d'évaluation

Pour rencontrer ses collaborateurs en entretien d'évaluation, il faut soi-même avoir passé l'entretien avec son manager et connaître ses objectifs. Lors de la préparation, vous pouvez vous demander en quoi votre manager a répondu ou non à vos attentes. Pour que votre équipe accueille bien l'entretien d'évaluation, vous devez respecter une certaine homogénéité : proposer un schéma ou une grille de lecture commune, un lieu neutre et une durée d'entretien à peu près équivalente. Et n'oubliez pas les plus performants. "Les bons attendent beaucoup de l'entretien, note André-Jean Grenier. Il faut passer autant de temps avec eux." Prévenez vos collaborateurs une à deux semaines à l'avance et remettez-leur un document support qui les aidera et vous aidera à préparer l'entretien. Ensuite, pour chaque évalué, consacrez une à trois heures de préparation pour revenir en détail sur l'année écoulée. Dans l'idéal, vous aurez tenu un journal de bord grâce auquel vous ne vous focaliserez pas uniquement sur le dernier mois. Prévoyez une heure et demi à deux heures d'entretien.

"Les managers ont souvent peur de dire la vérité et de décevoir. Cela demande du courage", note André-Jean Grenier. Il est conseillé de faire régulièrement des points plutôt que d'attendre l'entretien d'évaluation pour dire ses quatre vérités. "Les non-dits sont facteurs de démotivation", ajoute Alain Godard. "Les cadres ressentent mal l'entretien lorsque les sujets qui les concernent individuellement sont évités ou mal abordés." Pour dire les choses, il faut s'appuyer sur des faits concrets, chiffrés dans la mesure du possible, et utiliser des mots simples.

"Eviter de dire jamais ou toujours", conseille Alain Godard. On préférera par exemple "Pourquoi, lorsque je suis là, ne viens-tu pas me dire bonjour ?" à "Tu ne viens jamais me dire bonjour !" Il faut aussi savoir reconnaître ses torts et les assumer. "Je conseille de parler à la première personne", dit André-Jean Grenier. C'est moi qui ai un problème avec son attitude, pas lui." Il faut aussi pousser son interlocuteur à parler. "Il est fréquent que les cadres évalués se renferment, indique-t-il. Il faut alors poser des questions ouvertes."

L'entretien d'évaluation, comme son nom l'indique, est le moment privilégié pour évaluer le travail du managé. Cela passe par l'analyse de ses résultats, liés aux objectifs fixés l'année précédente. "Il faut tenir compte de l'environnement dans lequel ils ont été obtenus et des compétences de celui qui agit, indique Alain Godard. Un même résultat peut représenter une bonne ou une mauvaise performance selon les individus et les conditions." Il faut donc vous demander pourquoi les objectifs ont été ou non atteints et étudier de près les difficultés rencontrées pour les atteindre. Cela pourra mettre en évidence la nécessité de donner au cadre tel ou tel moyen ou de lui faire suivre une formation.

L'objectif est le résultat mesurable attendu dans un délai donné. Il doit être chiffré avec précision. Pour cela, vous devez vous-même connaître vos objectifs. Il faut donc que les entretiens d'évaluation débutent par la direction générale, ce qui est rarement le cas. La fixation des objectifs peut donner lieu à une discussion sur les bonus associés. Mais, d'une manière générale, l'entretien d'évaluation n'est pas le bon moment pour parler salaire. Les comités de rémunération ont lieu après les entretiens puisqu'ils tiennent compte de l'évaluation. Concernant les possibilités d'évolution, on peut en discuter lors de l'entretien, mais ce n'est pas la priorité. Vous pouvez prévoir un rendez-vous indépendant, un point carrière. Les cadres souhaitent la plupart du temps aborder la question de la rémunération et de l'évolution. Pour ne pas les décevoir, prévenez-les auparavant. Dites-leur quels points seront traités lors de l'entretien et quels points seront soulevés au cours d'autres rencontres.

L'entretien d'évaluation n'est efficace que s'il s'intègre dans un mode de management plus large, dans lequel des échanges réguliers ont lieu entre un manager et son équipe. "Je conseille d'organiser un entretien quinze jours après l'évaluation, au cours duquel le managé présentera son plan d'action pour atteindre les objectifs", insiste Alain Godard. Au cours de l'année, prévoyez au moins un rendez-vous trimestriel pour aborder les difficultés rencontrées par le managé et lui apporter le soutien nécessaire. "Cela permet en plus de mieux connaître le poste et l'activité de ses collaborateurs", conclut-il.