Tout d'abord, faire le vide. Le flot de courriers électroniques a tendance
à s'amenuiser pendant la période estivale ? Autant de temps
gagné pour revenir sur ceux qui n'ont pas pu être traités
pendant les mois précédents. Corbeille, réponse ou transfert
au bon correspondant, ce nettoyage ne nécessite généralement
pas beaucoup de temps mais demande toutefois de s'y plonger avec concentration,
afin d'éviter les mauvaises gestes (effacer un message important, faire
parvenir une réponse à la mauvaise personne...). Si la masse de
courriers accumulés est importante, il est possible de les archiver, à
partir d'une date que l'on aura définie. Cela permet de les conserver,
en cas de besoin, tout en libérant de l'espace.
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Une boîte email claire et rangée assure une
meilleure gestion des courriers entrants ©
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Ensuite, les courriers restant devront être triés et déplacés
dans les bons dossiers. Ce classement concernera les messages reçus mais
également les emails envoyés. C'est l'occasion de créer des
règles dans son outil de messagerie : abonnements électroniques,
correspondants réguliers, thèmes récurrents..., il est possible
de faire parvenir des courriers directement dans les bons dossiers, ce qui limite
ensuite le travail de classement et facilite la lecture quotidienne.
Il est enfin vivement conseillé de prévoir une règle pour
diriger automatiquement les spams et autres courriers suspects vers la corbeille.
Il faut alors penser à vider celle-ci régulièrement (surtout
si les courriers indésirables sont nombreux) ou à paramétrer
son logiciel pour qu'il le fasse pour vous.
Comment faire ? Automatiser
le classement de ses e-mails
