10 premières minutes au bureau : comment bien les employer ?

10 minutes En arrivant au bureau, rien ne sert de foncer tête baissée vers la montagne de travail qui vous attend. Prenez plutôt le temps de vous organiser en suivant ces quelques conseils.

Ce à quoi vous consacrez les 10 premières minutes de votre présence au bureau est décisif pour votre niveau de productivité et d'efficacité tout au long de la journée. "Se lever du bon pied n'est pas simplement important au niveau relationnel, ça l'est également pour bien démarrer chaque journée de travail, en particulier celles qui seront chargées", déclare Michael Kerr, conférencier et auteur de "You Can't Be Serious! Putting Humor to Work". "Les 10 premières minutes donnent également le ton de la journée, ainsi qu'un aperçu de votre attitude au cours de celle-ci. Il est donc crucial de les employer à bon escient."

"Ces quelques instants fixent votre état pour la journée"

Lynn Taylor, experte américaine en aménagement d'espaces de travail et auteur de "Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job", partage cet avis. "Ces quelques instants fixent votre état d'esprit parce qu'ils représentent la première impression de votre journée à venir, explique-t-elle. Ces premières minutes passées au bureau peuvent être les plus stressantes à cause du niveau d'anxiété auquel vous devez faire face : vague soudaine d'e-mails, crise ou réunion urgente, passage dans le bureau du patron, collègue grincheux, etc. Cela nécessite une grande conscience de soi-même, un état d'esprit positif et de l'entraînement jour après jour pour parvenir à contrer cette gravité négative qui vous tire vers le bas alors que vous affrontez déjà un tas de demandes pénibles ."

A titre préventif, Lynn Taylor recommande de résister à la tentation de succomber au chaos en considérant les développements matinaux comme de nouveaux défis que vous êtes à-même de gérer. "Vous obtiendrez de biens meilleurs résultats à la fin de la journée et sur le long terme en général", avance-t-elle.

"Mettre au point des habitudes cohérentes contribue largement à la performance"

Michael Kerr démontre que la routine et les habitudes sont de bons augures aux individus en réussite. "Mettre au point des habitudes cohérentes contribue largement à leur performance, soutient-il. Et le début de la journée constitue la période clé pour instaurer des usages à adopter sur le long terme." Lynn Taylor de renchérir. Les gens qui connaissent la réussite accomplissent le même rituel tous les matins afin d'ajouter un certain degré de prédictibilité à une période de la journée qui serait imprévisible sans cela. "Ils sont sur le point d'affronter un tas de problèmes nouveaux et inattendus qu'ils contrecarrent par un état d'esprit fortement positif, une série de tâches fiables et réalisables, l'astreinte à une discipline et l'aptitude de se concentrer sur un point précis." Une fois que vous aurez jeté les bases d'une journée productive, vous serez en meilleure posture pour obtenir des résultats éloquents.

Voici ce qui permet aux personnes performantes de bien démarrer leur journée.

1. Prendre le temps de réfléchir

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Prenez le temps de la réflexion. © auremar - Fotolia.com

Obtenir les meilleurs résultats possibles requiert de méditer sur votre parcours, votre situation et la direction que vous prenez. "Les individus en réussite effectuent cette première étape seul et dans le calme. Ils se demandent ce qu'ils ont accompli au cours de la semaine ou de la précédente pour remplir leurs objectifs, où en sont leurs projets actuels et ce qu'ils devront effectuer ce jour-ci en fonction des réponses à ces questions."

2. Prendre le temps de souffler et d'être présent

"Cette affirmation peut sembler très spirituelle, mais elle est fondamentale, insiste Michael Kerr. Si vous arrivez au milieu du tumulte des sonneries de téléphones et d'individus qui vous sollicitent, vous courez le risque de partir sur le mauvais pied, de dérailler sur le plan émotionnel et temporel et de laisser d'autres employés décider de l'ordre du jour à votre place." Vous focaliser entièrement sur le moment présent vous permettra de gérer la journée à venir, plutôt que de la subir.

3. Etudier sa liste de tâches, la modifier si nécessaire et établir mentalement le plan de sa journée

"Cette action permet de leur rappeler l'importance de s'en tenir à un programme et de se concentrer sur des actions réellement importantes, et non simplement urgentes", explique Michael Kerr. Se représenter le déroulement de sa journée aide également à visualiser la réussite, ce qui boostera incroyablement son niveau de confiance. "Vous apercevrez sans doute aussi d'autres défis potentiels selon la façon dont vous aurez agencé votre journée et vous pourrez procéder aux ajustements requis."

Survolez votre calendrier pour constater si quoi que ce soit exige un remaniement relatif à l'organisation de votre journée et s'il n'y a aucune tâche préalable à effectuer avant un appel ou une réunion.

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N'allez peut-être pas jusque-là, mais soyez bien installé. © WavebreakmediaMicro - Fotolia.com

4. Se mettre à l'aise

Prenez quelques minutes avant de démarrer votre travail pour vous assurer que votre siège de bureau est correctement réglé et que les outils dont vous avez régulièrement besoin –clavier, téléphone et souris d'ordinateur– sont tous à portée de main. "Soyez certain de disposer d'un bon éclairage, recommande Lynn Taylor. Votre journée s'écoulera harmonieusement si vous évoluez dans un environnement fonctionnel et ergonomique."

5. Vérifier ses e-mails de façon stratégique

"J'insiste sur le 'de façon stratégique', la consultation d'e-mails se transformant rapidement en activité chronophage et distrayante, commente Michael Kerr. Parcourir vos e-mails peut vous donner l'impression d'être productif alors qu'en réalité vous n'effectuez pas les tâches prioritaires et laissez les autres décider de l'ordre du jour."

Les personnes en réussite ont bien compris cela et elles traitent leurs e-mails de manière très efficace, ce qui signifie que les 10 premières minutes de leur journée sont consacrées à une vérification rapide et une hiérarchisation de leurs messages auxquels elles répondront plus tard.

6. S'étirer, se lever et faire quelques pas

Les individus performants s'étirent de temps en temps pour réactiver leur circulation sanguine avant de s'installer dans une position assise et sédentaire. "Songez à marcher ou à vous tenir debout quelques minutes avant de démarrer votre journée de travail, suggère Lynn Taylor. Cela vous apportera un sentiment de contrôle lorsque vous aborderez votre programme journalier, de la même façon que les orateurs asseyent leur autorité en se tenant face à leur public."

7. Prendre le temps de saluer ses collègues

Ce point-ci est particulièrement crucial si vous exercez un poste de dirigeant. "Mais quel que soit la fonction que vous occupez, il est important", assène Michael Kerr. Prendre des nouvelles de votre responsable et de votre équipe vous aidera, ainsi que les autres employés, à débuter la journée comme il faut. "Pour progresser dans votre carrière, vous ne pouvez pas lésiner sur votre aptitudes relationnelles. Vous pouvez être la personne la plus qualifiée au niveau technique, mais votre attitude peut décupler ou altérer la valeur de vos aptitudes. Faire preuve de sympathie dès le matin instaure une atmosphère plus agréable pour tous – et votre approche humaniste sera contagieuse", conclu Lynn Taylor.

8. S'enquérir de l'humeur de son équipe et de ses collègues

Les bons dirigeants prennent quelques instants au cours de la matinée pour s'entretenir brièvement avec leur personnel au sujet de leur engagement et de leur motivation. "Sur un simple regard, les professionnels expérimentés parviennent à opérer une lecture rapide du niveau d'énergie et de satisfaction de leur équipe. Si la situation semble bancale, ils savent qu'ils auront à s'en occuper plus tard dans la journée", explique Lynn Taylor.

9. Organiser son espace de travail

Ne pas trouver ce dont on a besoin constitue une immense perte de temps. "Bien que vous vous enorgueillissiez de vous être jeté dans la bataille sans perdre de temps, le désordre aura tôt fait de vous rattraper. Un bureau ordonné vous permettra de mieux faire le vide dans votre esprit tout au long de la journée", souligne-t-elle.

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Organisez votre liste de tâches. © Melpomene - Fotolia.com

10. Etablir des priorités

Selon Lynn Taylor, le résultat positif d'une réflexion à grande échelle réside dans votre capacité à hiérarchiser les tâches à effectuer. "Allez au-delà de la simple liste et mettez-vous au défi d'agencer vos projets de façon réaliste."

11. Anticiper et éviter les distractions

Nous faisons tous face aux mêmes distractions prévisibles au début de la journée. "Les professionnels avisés savent se restreindre pour maximiser la productivité de leurs premières minutes passées au bureau. Ces distractions peuvent prendre la forme d'appels de moindre importance, de réunions pas forcément nécessaires, de discussions avec des collègues bavards, de nouveaux messages, de consultation des médias sociaux ou d'autres notifications de faible priorité – qui toutes vous mettent au défi de vous concentrer sur votre programme journalier."

12. Rire et sourire

"Je connais de nombreux individus qui démarrent leur journée par un petit rire, qu'il s'agisse d'une plaisanterie ou d'une tradition instaurée dans le but de commencer la journée en riant. Ainsi, sourire est devenu indispensable pour eux : cela leur permet de vérifier leur attitude et de débuter dans le bon état d'esprit."

13. Etre reconnaissant

Les gens performants identifient des sujets pour lesquels ils éprouvent de la reconnaissance, que ce soit sur le plan personnel ou professionnel, remarque Lynn Taylor. Cela les motive et leur rappelle de mettre les petites actions en perspective.

Elles tirent profit de ces premières minutes en se basant sur un fait solide et se concentrent sur ce dernier. "Une fois que vous aurez adopté l'état d'esprit approprié et établi la routine propice à votre succès, le reste de la journée s'écoulera d'elle-même."


Article de Jacquelyn Smith, Traduction de Floriane Wittner, JND

Voir l'article original : 13 Things Successful People Do In The First 10 Minutes Of The Workday

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