Dans quels cas organiser une réunion téléphonique ?
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Bernard le Clech, directeur du cabinet de conseil Arkelan et auteur de "Manager à distance" aux Editions Insep consulting
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Si certains collaborateurs travaillent à l'autre bout du monde ou que vos commerciaux sont dispersés sur le territoire pour être au plus près des clients, la distance n'est pas forcément une raison pour organiser une réunion téléphonique. Celle-ci est avant tout motivée par le sujet qui l'anime. En effet, est-il besoin de convoquer nombre de personnes pour ne faire que donner des informations "top down", sans laisser la place à la moindre discussion ? Peut-être pas. Pour Bernard le Clech, la réunion téléphonique est un lieu d'échange, de discussion et de débat.
A distance, on communique facilement par courriers, e-mail, sur un forum, etc., en effectuant des échanges asynchrones. Si des questions n'obtiennent pas de réponse via ces canaux, il est alors intéressant d'organiser une réunion téléphonique.
Définir un sujet précis et s'y tenir absolument
Le sujet de la réunion ne doit rien laisser au hasard. Il aura été réfléchi bien en amont du rendez-vous. L'animateur de la rencontre pourra pour cela soumettre l'ordre du jour aux futurs participants pour qu'ils interviennent, nourrissent la question traitée lors de la réunion et l'approuvent. Pour que la réunion téléphonique soit une réussite, son thème doit intéresser chaque participant.
| "Mieux vaut ne pas dépasser trois quarts d'heure de réunion" |
Non seulement, l'animateur fixera le cadre de la réunion et ses objectifs, mais adressera les documents nécessaires à chaque participant : convocation et ordre du jour, documents supports (avec graphiques, tableaux, etc.)...
Un ordre du jour auquel il faudra se tenir sous peine de se laisser prendre par le temps. "Une réunion téléphonique nécessite d'être plus précise et structurée qu'en présentiel pour éviter que les échanges ne se prolongent", insiste Bernard le Clech. Au besoin, on prévoira un certain timing pour les différentes questions abordées. Du reste, "mieux vaut ne pas aller au delà de trois quarts d'heure de réunion, conseille-t-il, car il est ensuite très difficile de retenir l'attention des gens. Plusieurs petites réunions, valent mieux qu'une seule trop longue. D'où la nécessité de se limiter à des sujets simples, précis."
