S'assurer de la disponibilité des participants...
Tout d'abord, il peut être utile d'inviter des personnes de niveaux hiérarchiques similaires. Ainsi, on évitera éventuellement la réserve naturelle que pourrait avoir un subordonné pour parler librement.
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Ensuite, il est primordial de s'assurer que chacune des personnes conviées
puisse assister facilement à la réunion notamment en tenant
compte des décalages horaires possibles pour fixer l'heure de la réunion.
C'est pourquoi il faut également être très strict sur
les horaires. "Autant il est possible d'attendre une personne cinq minutes
pour une réunion en présentiel, autant ce n'est pas concevable
par téléphone", souligne Bernard le Clech.
Tous devront également être équipés de matériel adéquat avec une bonne qualité sonore, surtout s'ils sont plusieurs autour du téléphone à un même endroit.
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... et de leur écoute
L'animation et le déroulement de la réunion sont fonction
des outils que l'on va utiliser. Pour Bernard le Clech, il est préférable
de pouvoir partager un document en temps réel. On peut ainsi interagir
sur un support de travail commun, visualiser un schéma, suivre l'ordre
du jour. "Ces supports de visualisation structurent le déroulement
de la réunion, remarque-t-il. Les gens s'y raccrochent et donnent
plus d'attention à la réunion." Ce fil d'Ariane permet
de compenser le fait qu'à distance il est difficile de connaître
l'attitude des gens, deviner leur état d'esprit ou savoir seulement
s'ils sont attentifs ou occupés à répondre à
un e-mail…
