Donner la parole à chaque participant
"Il faut veiller à ce que le nombre de personnes ne dépasse
pas dix réparties autour de quatre points téléphoniques",
conseille Bernard le Clech. En effet l'animateur à pour rôle
de donner la parole à chacun des participants ou tout du moins à
chaque groupe. Il a une fonction de régulation, notamment si un échange
se prolonge trop longuement entre deux personnes ou si les propos s'éloignent
du sujet de la discussion. Dans les faits, les gens s'interrompent les uns
les autres, rebondissent sur ce que disent les autres. Cependant, "limiter
le temps de parole de chacun reviendrait à tuer la qualité
des échanges. Les choses que l'on dit ont un sens à un moment
donné dans la discussion, elles ne sont pas forcément aussi
pertinentes plus tard."
| "L'envoi rapide d'un compte-rendu évite que les gens n'avancent leur travail dans une mauvaise direction et perdent du temps" |
Faire une synthèse écrite
L'animateur doit synthétiser oralement, voire reformuler les points
de vue de chacun pour recentrer la discussion. Ce travail de synthèse
est la base du compte-rendu qui peut être réalisé en
temps réel. Il est constitué d'un relevé des décisions
systématiquement validées avec les participants à la
réunion. Non seulement cela permet de structurer la réunion,
mais c'est aussi un moyen de s'assurer que personne ne le contredira ensuite.
"Avec la distance, l'écrit prend beaucoup plus d'importance.
Mais si l'on cherche à être trop précis, on a tendance
à remettre à plus tard la rédaction du compte-rendu
qui risque d'être transmis aux participants très tard voire
jamais. Mieux vaut faire court. De plus, l'envoi rapide d'un compte-rendu
évite que les gens n'avancent leur travail dans une mauvaise direction
et perdent du temps. D'autant plus que les interlocuteurs peuvent avoir eu
des moments d'absence pendant la réunion et avoir manqué une
décision !"
S'assurer du respect des règles
Enfin, l'animateur doit montrer l'exemple et souligner en direct les écarts, par exemple, de ceux qui pourraient être en retard. S'il s'agit d'un écart important, on préférera en discuter directement avec la personne après la réunion.
