Le principe qui doit guider toute
la rédaction de l'email professionnel est de faciliter la tâche du
destinataire. D'abord par politesse, mais aussi très prosaïquement
parce qu'on a tout intérêt à ce que le message soit compris
et traité de la meilleure façon possible.
Se
mettre à la place de son interlocuteur
| Dispose-t-il de tous les éléments
de contexte ? Le sujet l'intéresse-t-il ? |
Cela
fait partie des évidences "qui vont mieux en les disant" :
pour écrire un bon message, il faut se mettre à la place de son
correspondant. Dispose-t-il de tous les éléments pour comprendre
de quoi il s'agit ? Le sujet l'intéresse-t-il ? Se poser ce genre
de questions vous forcera à être clair. Et incitera votre interlocuteur,
à qui vous ferez gagner du temps, à porter une meilleure attention
à votre message.
| Le destinataire peut avoir perdu le fil de
la conversation |
Reprendre le texte du
précédent mail
Lors de l'envoi de plusieurs emails relatifs
au même sujet, il est très important d'inclure le texte du ou des
précédents messages. En effet, le destinataire peut avoir perdu
le fil au fur et à mesure des échanges parce qu'il a traité
un certain nombre d'autres problématiques avant de s'attaquer à
votre email.
D'ailleurs, inclure le contenu du précédant
message, à moins qu'il ne contienne des images que l'on pourra alors supprimer,
ne l'alourdira quasiment pas : en kilo-octets, le texte ne "pèse"
presque rien. Pas de risque donc de contribuer à saturer le réseau
ou de prendre trop de place dans la messagerie de votre correspondant.
| Inciter le correspondant à traiter
chaque sujet |
Se limiter à un sujet
par email
Même s'ils sont destinés à la même personne,
mieux vaut s'astreindre à envoyer un email pour chaque sujet. D'une part,
cette façon de procéder facilite le classement des messages et leur
recherche. D'autre part, elle incite davantage le correspondant à traiter
chaque sujet.
