Choisir un objet
explicite
Inférieur à 10 mots, l'objet doit être clair
et précis. Il aura aussi plus de chances d'être lu ou simplement
mieux traité. Il fera gagner du temps à tous, y compris à
son auteur qui pourrait ultérieurement le rechercher dans sa messagerie.
| Evitez
d'écrire avec des caractères dont la taille est inférieure
à 10 |
Pour cela, l'objet se composera de termes explicites
qui permettront immédiatement au destinataire de se replacer dans le contexte
ou de se faire une idée du contenu du message. Une possibilité,
adopter la forme suivante : "Projet X : demande de validation"
ou encore "Contrat Y : clauses à rédiger".
Faciliter
la lisibilité du message
Des caractères trop petits, une utilisation
massive de l'italique et des couleurs aggressives sont autant d'éléments
qui fatiguent le regard, pèsent sur la lisibilité... et finalement
sur le traitement de votre message.
Ecrire au minimum en taille 10,
voire 12, en noir sur fond blanc, avec une police courante (de type Arial) et
se limiter à l'utilisation du gras pour faire ressortir certains points
importants s'avèrera tout à fait suffisant quelle que soit la situation.
Signer
"corporate"
La signature d'un email a plusieurs fonctions. D'abord,
faciliter la tâche de votre correspondant si, à l'avenir, il souhaite
vous joindre autrement que par voie électronique. Mais également
profiter du statut conféré par votre appartenance à une entreprise,
quelle qu'elle soit, pour donner du poids à votre message. A l'heure où
l'on est obligé de trier les emails à vitesse accélérée,
le statut du message peut avoir son importance.
Une bonne signature
se façonne très simplement : le nom complet, l'adresse email,
le numéro de téléphone et le nom de la société.
Eventuellement, l'intitulé de sa fonction, l'adresse postale ou encore
d'autres informations qui s'avèreraient pertinentes. En revanche, on évitera
autant que possible les signatures à rallonge. Trop en faire risque d'inquiéter
le correspondant quant à la taille de votre ego… Et pour ce qui concerne
les seules initiales, il est conseillé de les réserver aux habitués.
Enfin,
on n'oubliera pas que parfois, un coup de téléphone ou un détour par le bureau
du voisin est plus approprié que l'envoi d'un email. S'agit-il d'une situation
très urgente ou difficile à expliquer ? Mieux vaut alors ne
pas risquer de compliquer encore le problème et s'assurer immédiatement
que votre interlocuteur et vous êtes sur la même longueur d'onde.
