Lister les tâches à accomplir

Le principe même de cet outil de pilotage consiste à fixer en contrainte suprême la date à laquelle le "travail" - appelé projet - doit être réalisé. Un budget y est également souvent associé (en termes de temps à y consacrer notamment). Avant toute chose, le projet et l'objectif poursuivi doivent être bien définis. Ainsi que la date de livraison, bien entendu.

On peut alors se lancer dans l'établissement de la liste d'actions à accomplir pour atteindre ce but. Si cette étape paraît évidente, elle est pourtant particulièrement sensible car elle détermine la bonne suite de la planification : une tâche oubliée et c'est l'ensemble du planning qui sera faussé.

Du global au précis

La méthode la plus simple consiste à partir de l'objectif final et de le découper progressivement en sous-objectifs, pour construire un organigramme de tâches. On descend progressivement du niveau le plus global vers les tâches les plus élémentaires. Pour ne pas omettre certaines activités, veillez à ce que la somme de chaque ligne soit "égale" à la ligne supérieure. Par exemple, une tâche "prospecter le marché X" pourra avoir comme sous-tâches "déterminer les entreprises cibles", "chercher leurs coordonnées", "les contacter pour leur présenter notre offre". Cette dernière activité pouvant elle-même être détaillée en : "obtenir un premier contact téléphonique", "envoyer un prospectus", "relancer par email"...

L'objectif de cette méthode est d'atteindre le découpage le plus fin possible. Pour entamer la division, vous pouvez procéder selon différents axes : temporel, fonctionnel, par entité géographique... Quel que soit le chemin pris, vous devriez arriver au même point.

Vous pouvez estimer être arrivé à la fin du découpage lorsque chaque tâche de la ligne correspond à un travail bien distinct affecté à la responsabilité d'une seule personne.

Garder à l'esprit l'ensemble des contraintes

Lors de cet exercice, il faut rester conscient des contraintes afférentes à chaque tâche et prendre certaines décisions stratégiques.

Tout d'abord, il faut être attentif aux ressources dont vous disposez, qu'elles soient financières, humaines ou de temps. Si vous ne faites pas tout vous-même - et c'est généralement le cas - renseignez-vous sur les compétences et disponibilités des personnes auxquelles vous allez devoir faire appel.

Il se peut aussi que vous dépendiez d'événements extérieurs. Par exemple, pour pouvoir réaliser la tâche "envoyer les catalogues", il faut avoir été livré par l'imprimeur. La personne en charge de cette tâche doit donc se préoccuper de l'état d'avancement de la commande ainsi que des éventuels retards.

Enfin, il est possible d'avoir à effectuer des arbitrages sur la façon d'atteindre certains objectifs. Ainsi pour obtenir les coordonnées des entreprises d'un marché, vous pouvez décider d'acheter des bases de données, de faire réaliser une enquête par un prestataire ou de rechercher ces informations en mobilisant des ressources internes. Ces décisions auront un impact à la fois sur le temps et les moyens à allouer à la tâche.