Ordonnancer ses tâches

Passer du résultat à obtenir au travail à réaliser

Si la liste précédente est souvent réalisée en terme de résultats, il va ensuite falloir estimer le temps nécessaire pour les atteindre. Estimez-le en jours, en semaines, voire en mois mais, dans tous les cas, gardez la même unité pour toutes les tâches. Cette évaluation, assez délicate, requiert de s'appuyer sur des éléments objectifs (le nombre de coups de téléphone à passer, les distances à parcourir, les délais de livraison incompressibles...) et les expériences passées (le service marketing a besoin de 10 jours en moyenne pour réaliser la maquette d'un document de communication, l'imprimeur annonce trois jours de délais mais il a systématiquement deux jours de retard...). A ce stade, il ne faut pas hésiter à se renseigner auprès de personnes mieux renseignées.

Comme le temps est compté, on prévoit souvent le timing le plus court possible. Attention toutefois à ne pas s'imposer des délais irréalisables. Vous pouvez cependant commencer par établir des délais raisonnables et chercher ensuite des astuces pour gagner du temps sur certaines tâches (par exemple, passer ses appels le matin lorsque vos interlocuteurs sont plus disponibles). Cependant, ne soyez pas trop généreux non plus dans vos délais car il est tentant de consommer tout le temps alloué, quand bien même il eut été possible d'aller plus vite.

Etablir des fiches de tâche

Ce travail étant réalisé, vous pouvez établir des fiches de tâches, recensant, pour chacune d'entre elles, les éléments suivants :

» le contenu précis et détaillé du travail demandé ainsi que l'objectif à atteindre (en termes d'information à fournir, de produit ou service à livrer) ;

» la personne responsable de la tâche ;

» le délai accordé pour y arriver ;

» les moyens mis à disposition ;

» les éventuelles contraintes (telle personne doit avoir transmis le dossier X, la livraison d'une commande doit être arrivée...) ;

» les éventuels risques identifiés ;

» les travaux exclus, cela permet de bien cadrer la tâche à accomplir.

Ces fiches vous seront d'autant plus utiles que vous ferez appel à des tiers (des subordonnés ou les collaborateurs d'un autre service).

Etablir les antécédents

L'étape suivante consiste à réaliser un tableau comprenant les tâches rangées dans un ordre à peu près chronologique (certaines tâches vont se dérouler simultanément). Pour chacune d'entre elles, vous associerez une lettre - ou tout autre référent -, le délai imparti et la lettre des tâches antécédentes, c'est-à-dire celles qui devront impérativement être terminées avant que celle-ci puisse démarrer. Ainsi, pour l'organisation d'un événement, il est indispensable d'avoir déterminé le lieu et la date avant d'envoyer les invitations. Vous pouvez ajouter dans votre tableau les contraintes identifiées précédemment.