Réussir ses emails professionnels Peaufinez accroche et signature
Faire preuve de courtoisie
La première règle à suivre est de toujours commencer vos emails par une salutation. Cela ne vous viendrait jamais à l'esprit d'entamer une conversation ou un courrier classique sans prendre la peine de dire bonjour. Observez la même politesse lorsque vous échangez par voie électronique.
Il vaut mieux personnaliser votre salutation, avec un 'Bonjour Monsieur' ou 'Bonjour Madame' ou, mieux encore, un 'Bonjour Monsieur Dupont' ou 'Bonjour Stéphane', selon votre degré de connaissance. Evitez les abréviations M. et Mme ou Mlle qui manque de politesse envers votre interlocuteur. En revanche, si vous souhaitez amener de la variété à vos courriers, vous pouvez vous replacer dans le contexte avec un 'Bonsoir' par exemple ou alors marquer une sympathie particulière avec un 'Cher monsieur Dupont' (si vous connaissez M. Dupont uniquement).
- Dans la signature j'inclus :
- Nom et prénom
- Profession et société
- Coordonnées
La signature est un autre élément important de votre courrier. Veillez à signer avec votre nom complet : sauf s'il s'agit d'un collègue avec lequel vous travaillez régulièrement, bannissez les initiales. Insérez également le contact où l'on peut vous joindre (téléphone de bureau ou mobile si vous êtes en déplacement) ainsi qu'adresse physique si la personne a besoin de vous situer. Précisez également le nom de votre société et votre fonction exacte, votre interlocuteur ne la connaissant pas nécessairement.
En revanche, évitez d'encombrer l'email avec une signature de 3 kilomètres et si votre message est la suite d'un long échange, pensez à la supprimer, surtout si l'historique de la conversation apparaît dans votre courrier. Cela ne fait qu'encombrer l'écran de votre interlocuteur et est fort désagréable s'il souhaite imprimer votre conversation. Les utilisateurs d'Outlook peuvent par exemple choisir retirer leur signature lorsqu'ils répondent à un email reçu.
Pour vous faciliter la vie, enregistrez votre signature pour qu'elle apparaisse à chaque nouveau message. Vous pouvez aussi vous en créer plusieurs : vous n'aurez qu'à choisir la plus appropriée selon le correspondant que vous ciblez.
Lire : 20 astuces informatiques pour être plus efficace au travail