S'organiser pour ne plus se noyer dans l'information Filtrer ce qui est important
"Souvenez-vous que vous êtes jugés sur votre capacité à transformer une information brute en actions concrètes."
Qu'il s'agisse du téléphone, des e-mails, d'un échange avec un collaborateur, d'un rapport papier, l'information emprunte de multiples canaux... et arrive à un seul endroit : votre cerveau. Inutile de préciser qu'il n'est pas possible de traiter toutes les informations que vous recevez. Avant même de concevoir une façon de trier, puis de classer cette information, il est donc nécessaire de définir un filtre à appliquer dès l'arrivée de ce flux d'informations.
Filtrer les informations au regard de sa mission
"Est-ce que ce mail, cette idée, ce document est intéressant ?" Cette question, vous l'avez toujours en tête lorsque vous lisez une information. Mais si vous n'arrivez pas à réellement trancher, que vous reposez le document en question sur un tas de "documents à lire / à traiter" ou que vous repassez le mail en "non lu"... c'est que votre notion "d'information intéressante" n'est pas assez précise, votre filtre est trop large.
"Dès lors que l'on reçoit une information, il faut se demander si elle entre dans ma définition de poste, dans le champ de ma mission, de ma fonction ou de mes projets actuels", conseille Laurence Einfalt, fondatrice de l'agence Jara, conseil en organisation personnelle. En effet, s'imposer de traiter et de classer l'ensemble des informations que l'on reçoit n'a pas d'intérêt particulier à partir du moment où l'on n'est pas archiviste ou documentaliste. Il est donc préférable de définir un filtre qui vise à sélectionner les informations qui vous permettront d'exercer votre poste le mieux possible.
Transformer l'information en actions
"Il faut garder à l'esprit que vous êtes jugé sur votre capacité à transformer une information brute en actions concrètes, visibles, palpables", précise la consultante. Il est donc également important de se poser cette question : 'est-ce que cette information a un intérêt pour mes propres actions ?'. Dans le cas échéant, il ne faut pas hésiter à laisser de côté ces informations et ce, sans état d'âme. C'est un premier pas dans la mise en place d'une bonne organisation.