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Bien mener une réunion

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On les a accusées de tous les maux : de faire perdre du temps, d'être improductives et trop nombreuses... Pourtant les réunions sont indispensables. "Ce sont des moments essentiels de management", estime Philippe Tramond, directeur général du cabinet Pilotis, spécialiste des relations interpersonnelles en entreprise.

Pour éviter de tomber dans les travers dont on affuble ordinairement les réunions, l'animateur doit suivre quelques règles de management.

 

1. Je définis le "top" de la réunion

Philippe Tramond
 
Philippe Tramond, DG de Pilotis
 

Le "top" de la réunion, comme le définit Philippe Tramond, c'est le thème abordé, l'objectif recherché ainsi que le plan pour y arriver. "Il faut le définir pour chacun des sujets abordés pendant la réunion", explique-t-il.

Pouquoi s'astreindre à cette démarche ? Parce que ce schéma sera le fil conducteur de la réunion et qu'il peut être envoyé à tous les participants quelques jours auparavant. Il peut être accompagné d'une fiche de préparation permettant aux participants d'indiquer des points qu'ils souhaiteraient aborder et qui ne seraient pas mentionnés dans le "top".

 

2. J'attribue les rôles

L'animateur n'est pas là pour tout faire : il se doit de cadrer la réunion mais aussi d'attribuer les rôles aux participants. Il nomme ainsi un gardien du temps, en charge de surveiller l'avancement de la réunion. "La personne qui mesure le temps va être dans le contrôle, elle va séquencer la réunion, précise Claude Saurel, coach et auteur de l'ouvrage La conduite de réunion. "Selon une cadence qui aura été préétablie, elle peut par exemple émettre un signal toutes les 10 minutes." Il revient également à ce participant de signaler lorsqu'on arrive à la fin du délai prévu.

"L'animateur n'est pas là pour téléguider la prise de décision"

Un secrétaire doit également être désigné, avec la responsabilité de noter les éléments d'information apportés, les questions laissées en suspens, les décisions prises et les objectifs assignés. Ce poste présente un double avantage : d'une part, "il permet à l'animateur de garder toute son attention sur les participants, y compris dans leur communication non verbale", estime Claude Saurel. D'autre part, cela permet de rédiger le compte-rendu de la réunion pendant son déroulement. Philippe Tramond conseille alors d'éditer et de photocopier dans la foulée le document pour le distribuer à tous les participants avant qu'ils ne quittent le lieu de réunion.

Hormis ces deux personnages principaux, il est possible de demander à certains participants de prendre des rôles particuliers. Ainsi, on peut nommer un relanceur de débat, dont le rôle sera précisément d'apporter des arguments de contradiction afin de faire évoluer la discussion.

 

3. J'orchestre et je fais participer les membres

L'animateur est un vrai homme-orchestre : il doit accueillir les participants, présenter le déroulement de la séance, commencer, ponctuer et conclure la réunion. C'est donc à lui que revient la responsabilité de faire démarrer la réunion à l'heure. "On peut accepter 5 minutes de politesse, nuance Philippe Tramond, mais guère plus." Idem pour la fin de la séance : "plus je respecte l'heure de fin prévue, plus j'ai de chances que le gens soient à l'heure", ajoute-t-il. Il faut ensuite veiller à donner la parole à tous de façon équilibrée et surveiller que chacun a pu s'exprimer.

 

4. Je clarifie mon rôle et j'annonce le déroulement

Claude Saurel
 
Claude Saurel, auteur de La conduite de réunion
 

Selon Claude Saurel, l'un des points délicats des réunions tient au fait que l'animateur est souvent le hiérarchique direct (n+1 voire n+2). "La position n'est alors pas vécue comme celle d'un animateur mais comme celle d'un chef. Au risque de voir se développer tous les jeux de pouvoir habituels : chercher à plaire, à contester...", détaille-t-il. Il faut donc veiller à garder une attitude d'ouverture et d'écoute et surtout ne pas chercher à orienter les débats. "L'animateur doit être le garant du processus de réunion, il n'est pas là pour téléguider la prise de décision", renchérit l'auteur.

Et afin de mettre tout le monde à l'aise et de clarifier les règles du jeu, l'animateur va énoncer, en début de réunion, les règles à suivre et la façon dont va se dérouler la séance. Claude Saurel conseille d'ailleurs de garder une trace visible de ce plan tout au long de la réunion. "On notera, sur un tableau par exemple, l'objectif de la réunion ainsi que le processus suivi pour y aboutir."

 

5. Je fais une conclusion orientée action

Surtout ne pas laisser partir les protagonistes sans avoir émis une conclusion. On suit le plan suivant :

» Rappeler l'objectif de départ : "Nous somme réunis pour..."

» Récapituler les éléments importants qui sont sortis de la discussion : "Nous avons remarqué/anticipé/noté..."

» Lister ce qui a été décidé : "Nous allons faire..."

» Attribuer les tâches : "J'attends de X..., de Y... et de Z... ."

"Le dernier point est crucial car il ne faut pas oublier que la réunion a pour objectif l'action", rappelle Claude Saurel.

 


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