On les a accusées de tous
les maux : de faire perdre du temps, d'être improductives et trop nombreuses...
Pourtant les réunions sont indispensables. "Ce sont des moments essentiels
de management", estime Philippe Tramond, directeur général
du cabinet Pilotis, spécialiste des relations interpersonnelles en entreprise.
Pour
éviter de tomber dans les travers dont on affuble ordinairement les réunions,
l'animateur doit suivre quelques règles de management.
1.
Je définis le "top" de la réunion
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Philippe Tramond, DG de Pilotis | |
Le "top" de la réunion, comme le définit Philippe
Tramond, c'est le thème abordé, l'objectif recherché ainsi
que le plan pour y arriver. "Il faut le définir pour chacun des sujets
abordés pendant la réunion", explique-t-il.
Pouquoi
s'astreindre à cette démarche ? Parce que ce schéma sera
le fil conducteur de la réunion et qu'il peut être envoyé
à tous les participants quelques jours auparavant. Il peut être accompagné
d'une fiche de préparation permettant aux participants d'indiquer des points
qu'ils souhaiteraient aborder et qui ne seraient pas mentionnés dans le
"top".
2. J'attribue les rôles
L'animateur
n'est pas là pour tout faire : il se doit de cadrer la réunion mais
aussi d'attribuer les rôles aux participants. Il nomme ainsi un gardien
du temps, en charge de surveiller l'avancement de la réunion. "La
personne qui mesure le temps va être dans le contrôle, elle va séquencer
la réunion, précise Claude Saurel, coach et auteur de l'ouvrage
La conduite de réunion. "Selon une cadence qui aura été
préétablie, elle peut par exemple émettre un signal toutes
les 10 minutes." Il revient également à ce participant de signaler
lorsqu'on arrive à la fin du délai prévu.
"L'animateur n'est pas là pour téléguider
la prise de décision" |
Un secrétaire doit également
être désigné, avec la responsabilité de noter les éléments
d'information apportés, les questions laissées en suspens, les décisions
prises et les objectifs assignés. Ce poste présente un double avantage
: d'une part, "il permet à l'animateur de garder toute son attention
sur les participants, y compris dans leur communication non verbale", estime
Claude Saurel. D'autre part, cela permet de rédiger le compte-rendu de
la réunion pendant son déroulement. Philippe Tramond conseille alors
d'éditer et de photocopier dans la foulée le document pour le distribuer
à tous les participants avant qu'ils ne quittent le lieu de réunion.
Hormis ces deux personnages principaux, il est possible de demander à
certains participants de prendre des rôles particuliers. Ainsi, on peut
nommer un relanceur de débat, dont le rôle sera précisément
d'apporter des arguments de contradiction afin de faire évoluer la discussion.
3. J'orchestre et je fais participer les membres
L'animateur
est un vrai homme-orchestre : il doit accueillir les participants, présenter
le déroulement de la séance, commencer, ponctuer et conclure la
réunion. C'est donc à lui que revient la responsabilité de
faire démarrer la réunion à l'heure. "On peut accepter
5 minutes de politesse, nuance Philippe Tramond, mais guère plus."
Idem pour la fin de la séance : "plus je respecte l'heure de fin prévue,
plus j'ai de chances que le gens soient à l'heure", ajoute-t-il. Il
faut ensuite veiller à donner la parole à tous de façon équilibrée
et surveiller que chacun a pu s'exprimer.
4. Je
clarifie mon rôle et j'annonce le déroulement
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Claude Saurel, auteur de La conduite de réunion
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Selon Claude Saurel, l'un des points délicats des réunions
tient au fait que l'animateur est souvent le hiérarchique direct (n+1 voire
n+2). "La position n'est alors pas vécue comme celle d'un animateur
mais comme celle d'un chef. Au risque de voir se développer tous les jeux
de pouvoir habituels : chercher à plaire, à contester...",
détaille-t-il. Il faut donc veiller à garder une attitude d'ouverture
et d'écoute et surtout ne pas chercher à orienter les débats.
"L'animateur doit être le garant du processus de réunion, il
n'est pas là pour téléguider la prise de décision",
renchérit l'auteur.
Et afin de mettre tout le monde à l'aise
et de clarifier les règles du jeu, l'animateur va énoncer, en début
de réunion, les règles à suivre et la façon dont va
se dérouler la séance. Claude Saurel conseille d'ailleurs de garder
une trace visible de ce plan tout au long de la réunion. "On notera,
sur un tableau par exemple, l'objectif de la réunion ainsi que le processus
suivi pour y aboutir."
5. Je fais une conclusion
orientée action
Surtout ne pas laisser partir les protagonistes sans
avoir émis une conclusion. On suit le plan suivant :
» Rappeler
l'objectif de départ : "Nous somme réunis pour..."
» Récapituler les éléments
importants qui sont sortis de la discussion : "Nous avons remarqué/anticipé/noté..."
» Lister ce qui a été
décidé : "Nous allons faire..."
» Attribuer
les tâches : "J'attends de X..., de Y... et de Z... ."
"Le
dernier point est crucial car il ne faut pas oublier que la réunion a pour
objectif l'action", rappelle Claude Saurel.