7 façons d'intégrer les collaborateurs qui travaillent à distance

Intéger les collaborateurs éloignés Un de vos employés travaille de chez lui. Comment devez-vous aborder les échanges professionnels ? Voici quelques conseils pour vous aiguiller.

Il y a des chances pour que vous ayez déjà managé un employé qui travaille à distance ou alors ce sera probablement le cas un jour.

En particulier grâce à l'Internet haut débit, le nombre d'Américains qui travaillent depuis leur domicile au moins un jour par semaine est passé de 9,5 millions en 1999 à 13,4 millions en 2010, d'après le Bureau du recensement des Etats-Unis. L'entreprise de conseil en management Global Workplace Analytics prédit que cette tendance va perdurer et que le nombre de travailleurs à distance va augmenter de 21% d'ici 2016.

Comme les employés qui travaillent à distance voire à l'étranger ne participent plus aux interactions quotidiennes au bureau, il leur est facile de se sentir isolés et déconnectés du groupe.

Comment renforcer chez les télétravailleurs le sentiment qu'ils font partie de l'équipe ? Pour le savoir, nous avons recueilli les conseils de professionnels qui ont travaillé depuis chez eux, qui ont managé des employés qui travaillaient à distance et qui les ont étudiés. Voici ce qu'ils ont déclaré :

Attention au surmenage, pas au manque de travail

Il est inévitable que les employés qui travaillent depuis chez eux ont des difficultés à faire l'équilibre entre leur travail et leur vie privée. Et bien qu'il semble que cela pourrait amener à du relâchement, les entrepreneurs Jason Fried et David Heinemeier Hansson expliquent dans leur livre "Remote: Office Not Required" que le plus grand risque est le surmenage. Il est de votre responsabilité de vous assurer que les employés prennent assez de temps pour eux-mêmes afin qu'ils puissent rester efficaces sur la durée.

Programmez régulièrement des tête-à-tête

"Alors que l'on prône de fréquents contacts avec tous ses employés (de toute façon, il est bien entendu que l'on tombera sur eux au bureau), avoir un peu plus souvent de contacts avec les collaborateurs à distance est une bonne idée", écrivent Jason Fried et David Heinemeier Hansson. Ayez régulièrement une conversation avec eux au téléphone ou par vidéo idéalement une fois par mois.

Autorisez-les à prendre des décisions

Parce que les employés qui travaillent à distance ne sont pas souvent dans la norme des 9 heures - 17 heures et que l'endroit où ils se trouvent dépend peut-être même d'un fuseau horaire différent, il est probable que leur emploi du temps ne s'aligne pas parfaitement avec le vôtre. Selon Jason Fried et David Heinemeier Hansson, "Se tourner les pouces pendant trois heures à attendre que son chef donne son accord ou espérer qu'un collègue se lève dans pas longtemps pour obtenir ses explications n'est pas une bonne chose". Cette difficulté peut déboucher sur un sentiment d'isolement et compromettre leur motivation.

Ces obstacles n'existent souvent pas pour ceux qui travaillent au bureau. Ils peuvent simplement venir vous voir et parler d'un problème qu'ils ont rencontré. Vous pouvez y répondre en donnant le pouvoir à tous vos employés de prendre certaines décisions. Si vous n'avez pas suffisamment confiance en eux pour qu'ils fassent des choix sans constamment passer par les voies hiérarchiques, alors vous avez engagé la mauvaise personne.

Faites les participer aux réunions

"En réunion, il est de la responsabilité du manager de présenter les participants virtuels aux présents"

Il est important d'éviter que vos employés qui travaillent à distance disparaissent dans le décor lors des téléconférences. Si on les contacte par téléphone, ils perdent le bénéfice des signaux visuels et il peut leur être difficile de savoir à quel moment prendre la parole. "Un protocole de réunion efficace peut beaucoup aider", affirme Ken Lahti, vice-président en développement et innovation de produits chez CEB. Non seulement il gère une équipe d'employés qui travaillent à distance mais il travaille lui-même depuis chez lui.

Ken Lahti indique qu'il est de la responsabilité du manager de prendre le temps de présenter les participants virtuels à ceux qui sont présents dans la salle de réunion et de leur accorder du temps pour qu'ils puissent précisément poser des questions.

"Humanisez-les"

Depuis que les télétravailleurs ne sont plus au bureau pour raconter leur week-end ou avaler un déjeuner rapide, il peut être difficile pour l'équipe de les connaître personnellement. "Il faut prendre garde de ne pas simplement déléguer et exécuter des tâches sans "humaniser" le travail et les interactions de l'équipe", ajoute Ken Lahti. Encouragez le bavardage parmi les employés en évitant de se focaliser sur le côté professionnel.

Pour Doug Brown, directeur de programmes universitaires à l'école de commerce de la Post University Malcom Baldrige de l'Etat du Connecticut, "Même les plus petites choses telles que commencer une conversation ou un courriel par "Comment ça va ?" peuvent contribuer à une interaction avec les employés qui travaillent à distance". Ne laissez pas vos rapports devenir stricts et n'hésitez pas à plaisanter avec eux ou faire la conversation.

Laissez la porte ouverte

Pour donner aux employés qui travaillent à distance le sentiment de faire partie de l'entreprise, "soyez proactifs en laissant les lignes de communication ouvertes", déclare Holly Reisem Hanna, la fondatrice du site Web The Work at Home Woman.

Définissez la manière dont vous aimeriez que vos employés interagissent les uns avec les autres au cours de la journée, que ce soit par messagerie instantanée, par des plateformes de réunion en ligne comme Campfire, par des outils collaboratifs comme DeskAway ou par des outils de messagerie vidéo comme Google Hangouts.

Gardez à leur disposition un espace de travail au bureau

Il se peut que des fois votre télétravailleur vienne au bureau et la dernière chose que vous aurez envie de lui dire c'est qu'il n'y a pas de place pour lui. "Dédier à ce collaborateur un espace facilement accessible et toujours disponible lui permettra de ne pas se sentir exclu mais plutôt d'avoir le sentiment d'être un partenaire précieux", conclut Doug Brown.


Article de Richard Feloni. Traduction par Sylvie Ségui, JDN

Voir l'article original :  7 Ways To Help Your Remote Workers Feel Like Part Of The Team 

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