Message d'absence du bureau : 2 exemples de mails français et anglais

Message d'absence Avant ses congés ou RTT, mieux vaut bien configurer sa messagerie pour signaler son absence. Voici comment rédiger correctement son "out of office".

 

C'est un peu un rituel, juste avant chaque départ en vacances. Avant de quitter le bureau, vous devez configurer votre messagerie professionnelle et préparer un message d'absence.

Destiné aux personnes qui vous envoient un mail, cette réponse automatique doit les prévenir de votre absence, leur annoncer la date de votre retour de congés et éventuellement leur donner un contact en cas d'urgence.

Pas besoin de grande littérature. Voici un exemple type, à personnaliser selon votre situation :

 

Bonjour,

Je suis absent(e) du bureau du [date de départ] au [date de retour] compris.

Je n'ai pas accès à ma messagerie pendant cette période. Je prendrai donc connaissance de votre message à mon retour.

En cas d'urgence, vous pouvez contacter [prénom nom] à cette adresse : [adresse mail du/de la collègue].

Cordialement,

 

[Signature]

 

Dès lors que vous risquez d'être contacté par des clients, partenaires ou collègues internationaux, il est de bon ton de rédiger un "out of office" en anglais. Mais mieux vaut éviter les erreurs et les mauvaises traductions, que toutes les personnes qui vous écrivent auront le loisir d'observer à la lecture de votre auto-reply. Pour cela, voici un exemple de message d'absence en anglais :

 

Thank you for your e-mail. I will be out of office from [date] to [date] and unable to respond at this time.

I will review your message following my return.

Should the matter be important, please contact [name] at [e-mail address] in my absence.

Best regards,

 

[Signature]

 

Bien évidemment, un tel message ne vous empêche pas, si besoin, de consulter votre boîte e-mail si vous attendez un message très important.

Dernier conseil : à votre retour, pensez bien à répondre aux personnes qui attendent de vos nouvelles, puisque c'est ce que votre message annonce. Et n'oubliez pas de désactiver votre réponse automatique.

Bureautique / Congé