E-mails : 7 règles tacites à connaître
L'avènement des e-mails en tant que forme de communication de prédilection au bureau est parfaitement compréhensible.
Les smartphones nous permettent d'envoyer et de recevoir des mails peu importe où nous nous trouvons. Cela est extrêmement pratique. De plus, aucun risque d'interrompre ce que notre interlocuteur est en train de faire comme nous le ferions avec un SMS ou un appel téléphonique.
Cependant notre usage de cet outil, qui peut parfois nous amener à faire des erreurs embarrassantes, peut s'avérer crucial dans le cadre d'une interaction professionnelle. Par exemple, vous pourriez très facilement passer à côté d'une faute de frappe en écrivant un mail sur votre smartphone ou paraître trop informel voire peu sérieux à cause du ton ou du contenu de votre message.
La coach de carrière Barbara Pachter fait état de l'étiquette à respecter dans son dernier livre "The Essentials Of Business Etiquette". Voici certaines règles d'or que vous devriez respecter :
1. Renseignez le champ d'objet avec une description claire et directe
Un bon exemple d'objet pertinent pourrait être "Changement de date réunion", "Question rapide concernant votre présentation" ou encore "Suggestions pour l'offre".
"Les gens décident souvent d'ouvrir un e-mail en fonction de ce qui est écrit dans le champ d'objet, souligne Barbara Pachter. Choisissez-en un qui permet à vos lecteurs de savoir que vous allez aborder leurs préoccupations ou résoudre leurs problèmes."
2. Utilisez une adresse e-mail professionnelle
Si vous travaillez au sein d'une entreprise, vous vous devez d'utiliser l'adresse qui a été créée pour vous. Mais si vous vous servez de votre adresse personnelle, que vous soyez travailleur indépendant ou que vous l'utilisiez occasionnellement dans un cadre professionnel, faites attention lorsque vous la définissez.
Votre adresse doit comprendre votre nom et prénom afin que le destinataire sache exactement qui lui envoie un e-mail. N'utilisez jamais d'adresses qui, "reliques" de votre adolescence, sont loin d'être adaptées à un échange professionnel, comme "diva@..." ou "babygirl@...".
3. Réfléchissez à deux fois avant de cliquer sur "Répondre à tous"
Personne n'a envie de lire les réponses de 20 personnes différentes alors que cela ne le concerne pas. Dans ce cas de figure, on pourrait se contenter d'ignorer les mails, mais beaucoup de personnes reçoivent des notifications sur leurs smartphones ou des pop-ups sur leurs écrans d'ordinateur. Abstenez-vous de cliquer sur "Répondre à tous" à moins d'estimer que chaque destinataire de la liste a absolument besoin de recevoir cet e-mail.
4. Faites un usage modéré des points d'exclamation
Si vous choisissez de placer un point d'exclamation dans votre message, n'en utilisez qu'un seul pour exprimer votre excitation, rappelle Barbara Pachter.
"On a souvent tendance à s'emporter et à semer des points d'exclamation un peu partout à la fin des phrases. Le résultat ? Vous pouvez paraître un peu trop émotif ou immature, écrit la coach. Les points d'exclamation doivent être utilisés avec parcimonie dans les e-mails."
5. Soyez prudent si vous voulez faire de l'humour
L'humour peut très facilement être mal interprété s'il n'est pas accompagné du ton ou de l'expression faciale adéquate. Pour un échange professionnel, il vaut mieux éviter l'humour dans vos e-mails à moins d'être très proche du destinataire. En outre, quelque chose qui vous semblera drôle ne le sera peut-être pas pour quelqu'un d'autre.
Selon la coach, "quelque chose de perçu comme drôle à l'oral peut sonner très différemment à l'écrit. Si vous doutez de votre blague, ne l'incluez pas à votre message."
6. Souvenez-vous qu'un interlocuteur dont la culture est différente de la vôtre aura peut-être une manière différente de s'exprimer et d'écrire
Les différences culturelles peuvent très facilement entraîner des problèmes de compréhension, surtout à l'écrit, puisque l'on ne peut pas se rendre compte du langage corporel de son interlocuteur. Prenez soin d'adapter votre message en fonction de la culture de votre destinataire ou de votre degré de familiarité avec lui.
Une règle de base à garder à l'esprit, selon Barbara Pachter, est que les individus appartenant à des cultures à contexte fort (japonaise, arabe ou chinoise) tiennent à vous connaître en détail avant de faire des affaires avec vous. C'est pourquoi les cadres provenant de ces pays ont tendance à écrire de manière plus personnelle dans leurs mails. En revanche, les individus appartenant à des cultures à contexte faible (allemande, américaine ou scandinave) préfèrent aller à l'essentiel le plus rapidement possible.
7. Répondez à vos e-mails, même en cas d'erreur de destinataire
Il est difficile de répondre à chacun des mails que l'on vous envoie, mais selon Barbara Pachter, vous devriez au moins essayer. Y compris lorsque le mail vous a été envoyé par accident et particulièrement lorsque l'expéditeur attend une réponse. Vous n'êtes pas tenu de répondre, mais en le faisant, vous faites preuve d'une étiquette sans faille, surtout si cette personne travaille dans la même entreprise ou le même secteur que vous.
Voici un exemple de réponse possible : "Je sais que vous êtes sans doute très occupé, mais je pense que cet e-mail ne m'était pas destiné. Je tenais à ce que vous le sachiez pour pouvoir l'envoyer à la bonne personne."
En plus de ces conseils, relisez toujours vos mails avant de les envoyer pour vous assurer qu'il n'y figure pas de fautes gênantes qui vous décrédibiliseraient. Barbara Pachter conseille de systématiquement ajouter l'adresse de votre destinataire en dernier afin que le mail ne puisse pas être envoyé par accident avant qu'il ne soit prêt.
Article de Vivian Giang. Traduction par Joséphine Dennery, JDN.
Voir l'article original : 7 Email Etiquette Rules Every Professional Should Know