Comment bien manager à distance ?

Comment être présent, favoriser les échanges, construire un sentiment d’appartenance ou accompagner les collaborateurs dans leur développement ? Le tout sans passer sa vie dans les voyages ou exploser les budgets ? Cette mission peut s’avérer périlleuse et cause de stress.

Réorganisations, fusions, acquisitions changent trop souvent la donne en matière de management. De nombreux managers prennent des responsabilités plus larges et gèrent des collaborateurs qui travaillent aux quatre coins du pays, de l’Europe voire du monde.  Alors que l’organisation du travail répond sur le papier à une logique stratégique, de réduction de coûts, de transfert de compétence ou de plus grande efficacité, il ne se pose pas moins au quotidien l’importante question pour les personnes concernées d’apprendre à manager différemment. Comment être présent, favoriser les échanges, construire un sentiment d’appartenance ou accompagner les collaborateurs dans leur développement ? Le tout sans passer sa vie dans les voyages ou exploser les budgets ? Pour un manager mal préparé à cette nouvelle donne, la mission peut s’avérer périlleuse et cause de stress.
Imaginez  la situation suivante, votre société vient de racheter un de ses anciens concurrents, votre périmètre est deux fois plus grand qu’avant et vous êtes désormais en charge de gérer à distance une équipe de vingt personnes afin de les intégrer au plus vite dans votre service actuel.

Après quelques mois, vous établissez le diagnostic suivant :
* Manque de volonté de communiquer ensemble,
* Méfiance réciproque entre les nouveaux membres de l’équipe et  les autres personnes du service,
* Différences notoires dans les modes de fonctionnement,
* Manque d’alignement dans les objectifs du business,
* Moyens limités pour faciliter les échanges, 

Rien de bien étonnant quand on connait les résultats d’une étude récente qui a mis en évidence qu’on a deux fois plus de chance d'avoir des problèmes avec des collègues lointains qu'avec des collègues d'un même site.  

 Alors que  faire ? Pour construire une équipe soudée quand on gère à distance, combinez les sources d’influence pour :
1.Donnez envie aux gens de se connaitre : Cherchez à créer une identité d'équipe et une raison d'être commune, définissez ensemble la mission de l’équipe et une charte de fonctionnement, pensez éventuellement à choisir un nouveau nom pour l’équipe, privilégiez quand cela est possible les réunions face-à-face et permettez aux personnes de passer du temps ensemble pour apprendre à se connaitre non seulement au niveau professionnel mais aussi au niveau personnel.
2. Investissez dans le développement des compétences : Pensez « Conversations cruciales »  pour donner à l’équipe une boite à outil qui permette d’oser et savoir se dire les choses et d’éviter ainsi les dysfonctionnements décrits ci-dessus.
3. Pensez « influence sociale » : pour ouvrir la voie aux échanges au sein de l’équipe, choisissez avec attention les personnes que vous allez impliquer au départ. Trouvez vos leaders d’opinions, ceux qui sont respectés par le reste de l’équipe et faites les travailler ensemble sur les premiers projets communs. Leur succès sera votre meilleure arme pour rapidement montrer aux autres la force de la nouvelle équipe.  
Planifiez aussi régulièrement des sessions officielles de feedback, dans lesquelles vous demanderez spécifiquement ce qui marche et ce qui ne marche pas.
4. Alignez les objectifs et récompensez les initiatives d’équipe par de petits gestes appréciés. N’oubliez pas la reconnaissance verbale : un simple merci est facile à dire et pourtant tellement souvent oublié avec la distance et le manque d’occasions informelles de valoriser le travail quotidien. Assurez-vous donc que vous faites régulièrement savoir aux personnes que vous êtes conscient de leur contribution et que vous appréciez leur travail. Pour finir, demandez aux différents membres de l’équipe de se tenir responsable les uns des autres car vous ne pouvez remplir ce rôle au quotidien à distance.
5. Faites ce qui est possible pour rendre l’environnement de travail propice aux échanges.  Utilisez l’intranet ou tout autre plate-forme de réseau social pour partager l'information et soyez vigilants aux obstacles techniques  qui pourraient dissuader les deux parties de l’équipe de communiquer ensemble.
Si possible, réservez un espace de travail partagé où les personnes peuvent installer un bureau temporaire et permettre des interactions face-à-face plus intensives. Donnez de la visibilité sur les performances de l’équipe en mettant en place de nouveaux indicateurs.
En combinant des sources d’influence de plusieurs nature comme nous venons de le suggérer ci-dessus vous démultipliez les chances d’obtenir rapidement une seule et même équipe soudée.