Comment lourdement vexer ses invités lors de l'organisation d'un évènement ?

Inviter une personne de façon pressante à un évènement pour finalement l'informer quelques jours avant qu'elle ne pourra y assister — compte tenu de l'affluence exceptionnelle — semble être une tactique de communication en plein essor.

Tout commence par une agréable invitation...

Vous recevez sur votre boîte mail un message issu d'un organisme prestigieux qui vous convie avec moult délicatesses et circonvolutions à un évènement qui selon les cas :
  • vous permettra d'échanger avec des invités reconnus ;
  • sera l'occasion d'échanges entre gens de bonne tenue sur des sujets aussi stratégiques qu'essentiels.
C'est donc d'un click alerte que vous bloquez la date sur votre agenda, en vous disant que "décidément la journée commence bien" ; vous en profitez même pour organiser un rendez-vous à proximité, histoire de rentabiliser le déplacement.
Puis, trois jours avant l'évènement tant attendu, arrive un second message vous informant que "en raison du succès extraordinaire de l'opération, nous sommes malheureusement contraints d'annuler votre participation".
Incompréhension, colère, abattement... et l'engagement de ne plus jamais répondre aux mails de l'organisme en question, quand bien même — et surtout —si une nouvelle invitation vous était destinée.
Sans oublier que cela vous oblige à prévenir la personne avec qui vous aviez pris rendez-vous que ne pourrez finalement vous libérer ce jour-là — histoire de bien compléter le tableau.

Une invitation du type de celle décrite ci-dessus va générer trois impacts négatifs, susceptibles, si tout se passe bien, de s'additionner :
  1. Dévaloriser celui que l'on invite.
  2. Démontrer brillamment un manque de professionnalisme.
  3. Perdre rapidement en image et en crédibilité.

Dévaloriser celui que l'on invite

Il est plus que maladroit d'inviter un contact et lui dire que, tout compte fait, il ne pourra venir car il est nécessaire de réduire le nombre de personnes ayant répondu favorablement. Disons même que cela dépasse les bornes de la goujaterie !
En effet, les personnes "de poids" seront, elles, présentes : on n'a donc éliminé que le menu fretin, dont font évidemment partie ceux qui voient leur invitation annulée.
La victime passe alors instantanément du stade de VIP à celui d'acteur de seconde zone, alors qu'elle n'avait strictement rien demandé.
Voilà une excellente façon de se mettre durablement à dos des contacts qui n'étaient a priori aucunement mal disposés à l'égard de l'entité organisatrice...

Démontrer brillamment un manque de professionnalisme

Être dans l'incapacité de gérer ceux que l'on invite signifie deux choses :

  1. Soit que l'évènement en question n'est pas d'un intérêt évident : la tactique des organisateurs consiste essentiellement à annuler un certain nombre d'invités (cela fait partie du deal) afin de faire croire au succès (tout relatif) de l'opération.
  2. Soit l'évènement est digne d'intérêt : la moindre des choses, dans ce cas, est de cibler ses invités — ce que les outils du marketing moderne devraient en principe permettre.
En résumé : soit on a menti sur la pertinence de l'évènement, soit on été bien léger dans la sélection des cibles... Dans les deux cas une manifestation d'inconsistance et d'amateurisme.

Perdre rapidement en image et en crédibilité

En premier lieu, exclure de façon arbitraire — ou ressentie comme telle — ne peut être que mal perçu par les publics auxquels on s'adresse car cela génère un vif sentiment d'injustice : "pourquoi c'est à moi de ne pas y aller ?".
Mais il y a plus grave : on est dans le domaine de la promesse non tenue, totalement contraire à l'obtention d'un positionnement clair et plausible. Par conséquent, est-il bien raisonnable de prendre tant de risques pour un enjeu (un évènement parmi d'autres) qui n'est pas d'une importance vitale ?

En conclusion

Il existe bien des moyens de se rendre antipathique. Celui qui consiste à annuler une invitation quelques jours avant l'évènement en invoquant une affluence aussi subite qu'inattendue est certainement l'un des plus efficaces : à recommander si l'on désire atteindre rapidement un excellent score d'impopularité !

Et pour celles et ceux qui souhaitent procéder différemment, nous conseillons la lecture de l'ouvrage Les recettes des entreprises qui réussissent édité par Le Journal du Net.


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