Simplicité, flexibilité, interactivité, entrez dans l’ère de la Business Intelligence « tactile »

Un ami DSI d’une PME industrielle m'a invité à participer à la réunion trimestrielle de ses chefs d'équipe en me demandant d'observer la manière dont ils utilisaient les tableaux de bord. Il souhaitait que je partage avec lui quelques conseils sur les possibles améliorations à apporter.

Les tableaux de bord, bien construits, et bien présentés, étaient globalement bien conçus et je n'ai détecté aucun problème de compréhension ou de tension auxquels je m'attendais notamment sur les métadonnées et les indicateurs. L'équipe technique avait compris le message de la Business Intelligence (BI). Détenir les bonnes informations, au bon moment et au bon format, permet de prendre de meilleures décisions. En revanche, lors du débriefing, les défauts majeurs de cette approche ont rapidement été mis au jour.
Les « bonnes informations » présentaient une cible instable, changeant principalement lorsqu'un indicateur semblait poser problème, même si la référence paraissait correcte. Par exemple, l'assemblage d'une unité de gestion des stocks (UGS) avait chuté de 15 % sur le trimestre. 'Un des responsables en connaissait la raison. Suite à un léger retard dans la chaîne d'approvisionnement, la production d'un lot important s'était terminée deux jours après la fin du trimestre. Si le lot avait été produit dans les temps, l'indicateur aurait été bien meilleur. Il s'est avéré que les données n'étaient pas tout à fait exactes, car elles n’incluaient pas des cas tels celui-ci.
Un deuxième problème, encore plus épineux, est apparu. Même avec des données correctes, les choix n'étaient pas rationnels. L’équipe de l’entreprise de mon ami s’est laissée guider par ses émotions dans ses prises de décisions. Même si les principaux indicateurs de ventes ne semblaient pas encourageants, les responsables étaient certains que le prochain trimestre se terminerait bien et n'ont pas réduit la production. Les responsables étaient confiants et le positivisme ambiant les a grandement influencés, sans qu’aucune donnée n’appuie leurs choix.

Dans ce type de situation, comment pouvons-nous concevoir des systèmes d'information qui prennent en compte le facteur humain, voire qui y remédient ? La plupart du temps, c'est impossible si nous suivons les méthodes traditionnelles de BI.
Il est donc préférable, de travailler sur une nouvelle approche, plus comportementale que formelle. En d'autres termes, il serait pertinent de construire des systèmes influencés par la manière dont les utilisateurs prennent réellement leurs décisions.
Une explication complète de tels systèmes dépasse le sujet de cette chronique, mais quelques idées simples peuvent améliorer les réunions basées sur des tableaux de bord.

Il ne faut plus se contenter de présenter un simple tableau rempli d'indicateurs et de références.

Même si les données sont justes, les visualisations correctes et le tableau bien présenté, ces éléments ne seront jamais vraiment complets. En complément, les décisionnaires au sein des organisations, auront toujours besoin de travailler avec des solutions qui leur permettent d'explorer eux-mêmes les données. S'ils peuvent tester l'effet de différentes sélections, ils auront une plus grande confiance dans les données elles-mêmes. Si l'outil leur permet de sélectionner les bons « échantillons d'informations », suggérant de nouvelles pistes de réflexion, les idées trouvées seront utiles, voire leur permettront d’envisager les choses sous un nouvel angle.
Il est capital de se souvenir que le simple fait de parcourir les données (plutôt que de les analyser) peut être très efficace. Avec les moteurs de recherche sur Internet, n'importe qui peut naviguer facilement dans un labyrinthe de données, qui sont difficiles à évaluer même pour un spécialiste équipé d'outils élaborés.
Nous avons aujourd'hui la capacité de construire des systèmes qui sont basés sur le comportement. Vous trouveriez facile d'effectuer des recherches au sein du modèle de données de votre entreprise avec la flexibilité et le confort des meilleurs moteurs de recherche Internet, tout en respectant la logique formalisée sous-jacente ? C'est déjà possible. Les technologies tactiles encouragent l'interactivité de manière surprenante ; les individus aiment tout simplement travailler avec le toucher et s'avèrent plus disposés à explorer les données avec un écran tactile qu’avec une souris d’ordinateur.
Par ailleurs, les utilisateurs professionnels s'adaptent aux terminaux à écran tactile. La multiplication de ces appareils à des fins purement professionnelles offre une chance incroyable de développer des possibilités de BI mobile. Les tablettes sont idéales pour développer des applications de BI dans un environnement mobile. Elles sont portables, tactiles, toujours accessibles et disposent d'un affichage suffisamment large pour offrir aux utilisateurs des expériences riches et interactives.
Alors que les entreprises sont de plus en plus mobiles, les employés qui sont en contact direct avec les clients ont besoin d'un accès rapide et simple aux informations. La possibilité de zoomer, de pincer et de faire défiler les données est plus enrichissante et plus « amusante » que de fixer un rapport statique sur un ordinateur.
Mon ami a apporté de profonds changements à ses réunions et aux informations qu'il utilise. Le tableau de bord est toujours présent, mais les utilisateurs le visualisent sur des tablettes tactiles, les encourageant à explorer encore plus les données. Une application associée à chaque tableau de bord permet à l'utilisateur de parcourir les données sous-jacentes, et d'autres applications plus avancées donnent accès aux données source avec un périmètre plus large et un historique plus fourni.

Autour du même sujet