Digital Workspace : le travail digital se déroule dans l’espace

On semble avoir oublié que l'espace de travail ne se limite pas à un clavier et à un écran sur un bureau. Le salarié évolue et interagit dans un espace à trois dimensions, sauf pour ses activités professionnelles. Il est temps d'y remédier avec une approche intégrée. Vive le "Digital Workspace" !

Pourquoi l’ubimédia et le multicanal semblent-ils réservés aux internautes et délaissés par les collaborateurs intranautes ? Pourquoi, après avoir devancé les technologies utilisées par les individus dans la sphère privée pendant de décennies, les entreprises sont-elles de plus en plus souvent à la traîne ? Pour des raisons de sécurité ? D’investissements limités ? Ou peut-être parce que certains ne croient pas à la puissance de la collaboration et de la socialisation du travail dans un espace devenu digital. La notion de « digital workplace », en vogue aujourd’hui, est trop étriquée pour traduire tous les possibles des interactions du collaborateur avec et dans l’espace de travail digital ;  « digital workspace » en transmet l’essence.
Le digital workplace, ou l’environnement numérique de travail, selon Jane McConnell, « réunit l’intranet et les RSE et bien plus. Avec une stratégie de cohérence, pertinence et complémentarité entre les plateformes différentes dans l’entreprise, on peut arriver à créer un environnement numérique de travail qui permet à chacun de trouver sa place, voire créer sa place ».
La réalité est plus prosaïque : le « digital workplace »,  c’est le poste de travail paramétrable, fixe ou mobile (bref, un ordinateur portable ou une tablette), doté d’un portail collaboratif et des fonctions sociales.  Or, ceci laisse de côté des interactions multiples et cantonne le collaborateur à un espace à deux dimensions au lieu de l’appréhender comme partie prenante d’un tout à trois dimensions.

Combiner le digital workplace  avec le « digital signage ».

Né au départ pour désigner la programmation et la réalisation des campagnes d’affichage numérique sur tout type d’écran, du plus simple au plus évolué et initialement réservé aux murs à l’extérieur des entreprises, à la publicité ou à l’information du public, le digital signage est entré dans l’entreprise grâce à la baisse des prix des équipements et à l’augmentation de leur richesse fonctionnelle.
Les premières applications du digital signage dans les entreprises sont les écrans qui diffusent en continu  des informations à l’attention des visiteurs, la plupart du temps sans interaction et sans personnalisation et trop souvent sous la forme des simples planches Powerpoint mises à jour de temps en temps. Or, l’approche proposée dans le cadre du Digital Workspace ouvre de nouvelles perspectives à l’utilisation des dispositifs d’affichage.  Elle met en cohérence ce qui s’affiche sur le poste de travail, sur la tablette, sur le mobile et sur les écrans alentour. Elle voit le collaborateur comme une composante de l’espace et celui-ci comme un prolongement naturel du poste de travail.
En effet, le collaborateur doit pouvoir accéder au système d’information de l’entreprise en tout lieu et à partir de n’importe quel artefact. Lorsqu’il est dans les locaux de l’entreprise, où que ce soit dans le monde, il doit pouvoir trouver des informations basiques et ce à n’importe quel endroit.
Des bornes interactives disposées un peu partout devraient le permettre. Mais, on peut aller plus loin et proposer au collaborateur l’expérience de la continuité du poste de travail en considérant l’espace qui l’entoure comme son prolongement. Une idée, une discussion, une information à partager : les supports interactifs, pas seulement des bornes, mais des murs, des tables, des fenêtres permettent de le faire. L’ancien paperboard devient écran et portion de mur ; toutes les annotations sont de ce fait mémorisées et transmises aux participants sans qu’il y ait besoin d’effectuer de laborieux transferts d’informations et envois de mails.

• Besoin de communiquer avec des collègues ou avec des partenaires distants ? Le mur est aussi un visio-écran et la conversation démarre sur un seul geste, les technologies de type ‘Kinect’ étant intégrées dans tous les artefacts digitaux.
• Besoin de communiquer telle ou telle information à tout ou partie des collaborateurs ? Celles-ci s’affichent devant eux, aussi bien sur le mur qu’au sol, en fonction de leur profil, de leurs centres d’intérêt, de ce à quoi on veut les intéresser.
• Besoin de les inciter à réagir ensemble ? En plus des informations, des questions se présentent en fonction de la présence de tel ou tel groupe dans tel ou tel lieu de l’entreprise. Le café est un lieu de discussion sur les nouvelles campagnes produit, les éventuels espaces communs (halls, paliers, cages d’escalier, ascenseurs, etc.) des endroits où l’on favorise la discussion sur les idées innovantes.
• Des messages clefs liés à l’hygiène doivent capter l’attention du collaborateur ? Les sanitaires peuvent alors être utilisés à cet effet. Autant de situations qui créent une expérience unique et motivante pour le collaborateur.
  

Science-fiction ? En aucun cas

Des entreprises expérimentent des bornes, des systèmes de fléchage, des écrans géants tactiles. Chaque activité élémentaire décrite ci-dessus a déjà été mise en place, car la technologie existe.
Ce qui manque, c’est une approche globale et intégrée ; celle-ci demande un cadre et une réflexion systématisée pour éviter de se perdre dans les détails ou d’oublier des pans entiers du dispositif.
Elle demande, par ailleurs, que les représentants des parties concernées puissent s’asseoir autour d’une table et bâtir une vision et une démarche communes, au-delà des clivages de territoires, périmètres et egos. Et ce n’est pas forcément  l’objectif le plus facile à atteindre, tout comme la nécessité de réunir une large palette de compétences allant des spécialistes de gestion de l’information, en passant par les ergonomes, les experts UX et les designers jusqu’aux experts de plateformes collaboratives et d’intégration d’environnement informatiques hétérogènes.
La mise en place de digital workspaces cohérents relève de la volonté des dirigeants d’entreprises.
Elle est étroitement liée à leur culture digitale et à leur compréhension des enjeux et impacts de la transformation digitale sur le travail de leurs collaborateurs ainsi qu’à la façon – qui peut sembler révolutionnaire, mais qui est au fond banale , de voir le collaborateur dans l’espace et non comme un prolongement vertical d’un clavier horizontal.
Il est temps de bâtir les digital workspaces, au profit de tous !