8 conseils et 9 bonnes pratiques pour mettre en place un pilotage agile

Construire un reporting intelligent, évolutif et sur mesure implique d’une part une réflexion de l’entreprise sur les indicateurs à suivre et d’autre part une exigence de celle-ci vis-à-vis de l’outil choisi.

• Construire une vision panoramique des performances et des risques de l’entreprise, dans une recherche de transversalité,
• Obtenir à la fois les indicateurs et ratios de référence, comptables et financiers, et les instruments de pilotage spécifiques à son activité,
• Impliquer le management et les opérationnels pour identifier les indicateurs les plus représentatifs de son métier,
• Conjuguer ses besoins de pilotage court, moyen et long terme,
• Pouvoir adapter, en fonction de ses attentes et priorités, les seuils d’alerte et la granularité d’analyse des indicateurs,
• Aligner les indicateurs et les moyens d’action dans l’entreprise : les « bons » indicateurs au bon manager,
• S’assurer de la disponibilité, de la qualité et de la fiabilité des données amont nécessaires à l’obtention du reporting,
• Anticiper les processus d’actualisation et d’évolution des indicateurs clés.
  

• Le kit de base. L’outil de Business Intelligence offrira, par exemple, à la Direction Financière l’ensemble des fondamentaux : des métriques sur l’activité, le suivi des charges, les clients et fournisseurs (DSO, DPO, encours, balance agée), la trésorerie, les ratios financiers… Les agrégats de référence pourront être personnalisés et combinés à d’autres indicateurs spécifiques et représentatifs du métier de l’entreprise.
• Des indicateurs fiables. Tous les indicateurs et tous les tableaux de bord doivent être justifiables. Des pistes d’audit doivent permettre d’obtenir le détail des indicateurs synthétiques, par exemple jusqu’aux écritures comptables.
• Des données qualifiées. L’alimentation de l’outil de reporting en données fiables demeure à la fois un enjeu et un risque important. Parmi les facteurs clés de succès, tous soulignent l’intérêt de connecteurs ou de modèles de données clés en main sur les progiciels amont, en particulier l’outil comptable et l’ERP.
• Visualiser. Elément-clé d’un reporting proactif et visuel, le tableau de bord est avant tout graphique et permet de présenter immédiatement courbes d’évolution, diagrammes de répartition et jauges de mesure des performances.
• Hiérarchiser. L’outil offrira une navigation hiérarchique dans l’information de façon à appréhender en un clin d’œil une situation globale et d’analyser progressivement le détail des indicateurs, jusqu’aux données élémentaires (écritures comptables, commandes, factures,…).
• Des utilisateurs autonomes. Des outils de pilotage simples d'utilisation, de prise en main intuitive, permettent de répondre au besoin d'autonomie des utilisateurs. Des informations claires et personnalisées pour une meilleure compréhension de son business.
• Partout et à tout moment. Avec la généralisation des smartphones et des tablettes, il doit être possible de consulter ses tableaux de bord en situation de mobilité, en déplacement ou lors d’une réunion avec un client ou un fournisseur.
• Collaboratif. L’outil de pilotage doit rentrer dans l’environnement social et collaboratif des utilisateurs de façon à faciliter le partage des informations et des analyses. Un système avancé proposera notamment de rédiger et partager des notes et des commentaires, ou encore de créer un fil de discussion.
• Modularité et souplesse. L’entreprise veillera particulièrement au temps de déploiement de l’outil de Business Intelligence et à sa capacité à accompagner l’évolution des indicateurs et du reporting. La solution ne doit pas exiger de comprendre les bases de données et la logique décisionnelle. Elle doit rester flexible et maîtrisable par les équipes métier en vue de personnaliser les indicateurs, élaborer de nouveaux tableaux de bord et croiser les informations.