Externaliser les fonctions supports : une solution qui a de l'avenir.

Concentrer ses efforts/ressources sur le cœur de métier de l'entreprise est possible en externalisant tout ou partie des fonctions support. Cette solution, répandue dans les grands groupes est de plus en plus prisée dans les PME qui y voient une manière de rationaliser leur frais fixes, en limitant la masse salariale.

Quel dirigeant n’a pas rêvé de se consacrer pleinement au cœur de métier de son entreprise en ne s’embarrassant plus des fonctions dites « support » ? A l’heure où les entreprises cherchent à conforter leurs positions dans un environnement concurrentiel international de plus en plus complexe, et alors que l’on voit poindre la limite des gains de productivité, beaucoup de chefs d’entreprises sont à la recherche de solutions alternatives innovantes pour améliorer l’efficience de leur organisation.
Il s’agit pour eux d’éviter de se disperser dans des taches secondaires mais néanmoins nécessaires et qui requièrent de plus en plus de compétences, parfois coûteuses, et sans contribuer directement à la performance du produit ou du service créé par l’entreprise.
Ainsi, selon les cas, la finance, la gestion des ressources humaines, le recrutement, la paie, l’organisation ou encore le marketing, sont autant de sujets où le besoin d’expertise va grandissant alors que les moyens tendent plutôt à se réorienter vers  des fonctions directement créatrices de valeur.
L’avancée des technologies des communications et la présence sur le marché des services aux entreprises de nombreux prestataires experts de ces fonctions supports, permettent désormais à toute entreprise, quelle que soit sa taille, d’externaliser certaines taches. Nombreuses sont celles qui ont réalisées de substantielles économies en ayant recours à l’externalisation pour combler leurs lacunes, sans que la masse salariale n’augmente.
  • Comment externaliser dans de bonnes conditions ?
  • Quelles fonctions externaliser ?
  • Quelles sont les précautions à prendre pour que l’opération soit au final un succès ?
Tout d’abord il faut savoir que le principal frein à l’externalisation réside en une croyance, encore largement répandue parmi les chefs d’entreprise, que tout faire soit même est source d’économie. Pourtant les journées ne comptent toujours que 24 heures et le rendement maximum des compétences n’est optimisé que lorsqu’elles sont utilisées là ou elles créent véritablement de la valeur.
Et si beaucoup ont franchi le pas pour entretenir leur locaux en faisant appel à des experts du nettoyage, bon nombre de dirigeants hésitent encore à confier leur marketing, leur recrutement ou leur finance à des experts de ces domaines. Et pourtant ; s’il est des sujets qui requièrent de l’expertise, c’est pourtant bien ceux là !
En admettant que vous soyez désormais convaincu, comment allez vous externaliser ?
Il convient de commencer par se faire une idée des fonctions dont le renforcement apporterait un avantage et cela dépend avant tout du métier de votre entreprise et des femmes et des hommes qui composent votre organisation. Il n’y a donc pas une solution duplicable partout, il convient de réfléchir au cas par cas. Cet avantage peut être de deux ordres, il peut s’agir d’apporter un renfort de compétences aux ressources internes ou de soulager l’équipe en place; certaines ressources clés peuvent alors se concentrer sur d’autres taches à plus forte valeur ajoutée.
Une fois ce travail effectué, il est nécessaire d’établir un cahier des charges et de se rapprocher d’un prestataire pour obtenir un devis détaillé de sa part. Si celui-ci est effectivement détenteur de l’expertise qu’il prétend avoir il comprendra votre besoin et saura vous conseiller sur la meilleure façon de le couvrir. Il devra notamment détailler en quoi consiste son intervention, comment se répartissent les rôles entre lui et vous, quels sont les résultats à attendre, ses engagements, ses délais, quelles sont les modalités et le lieu d’exécution…etc
Autant d’éléments qui feront au final partie intégrante du contrat et qui permettront d’éviter bien des désagréments s’ils sont identifiés précisément dès le départ. 
Dernier conseil, prévoyez chaque fois que cela est possible les conditions de sortie et de réversibilité, c'est-à-dire les conditions à remplir par votre prestataire en fin de contrat pour vous permettre de ré-internaliser la fonction ou de changer de prestataire dans de bonnes conditions.

Recrutement / PME