La fraude aux congés : cela existe !

On associe souvent « fraude » aux concepts de détournement de fonds, corruption, vols en tous genres et manipulation de comptes mais rarement aux congés. Et pourtant! Les cas d’employés et de managers prenant leurs vacances sans les avoir enregistrées ou approuvées de manière formelle existent.

Facile à suivre lorsque l’entreprise a mis en place un système de pointage, le solde vacances s’avère plus difficile à prouver sans ce système ou pire sans outil de gestion du temps.

Le cadre juridique

Le salarié a l’obligation de prendre ses vacances et l’employeur a l’obligation de permettre au salarié de les prendre. Les employés ont droit à un certain nombre de congés annuels : les fameux congés payés acquis de haute lutte ! Leur nombre peut varier d’un pays à l’autre ainsi que selon le niveau de séniorité et du cadre juridique local (je m’en tiendrais à l’Europe).
En général les congés non pris ne peuvent être compensés par une rémunération, sauf en cas de départ de l’entreprise. Dans certains cas exceptionnels, il est possible de demander le report de tout ou partie des congés sur l’année suivante à agréer avec sa hiérarchie.

La subtile frontière entre ignorance et fraude

Lorsque l’entreprise dispose d’un outil de gestion du temps électronique mais pas de pointage, il peut arriver que les employés n’entrent pas leurs congés, tout en les prenant.
Ceci peut s’expliquer par :

• Manque de diligence de l’employé : ignorance de l’outil et du processus,
• Manque de diligence du manager qui n’encourage pas l’employé à entrer ses congés ou n’approuve pas les requêtes,
• Problème de l’outil ou « bugs »: les entrées ne sont pas enregistrées ou sont perdues ; l’outil ne dispose pas d’un système automatique ou régulier de rappel aux managers,
• Manque d’interaction entre les managers, le service des Ressources Humaines et le service des salaires
  

Toutes ces raisons révèlent des failles au sein de l’entreprise, tant en terme de contrôles internes que de répartition des tâches et du rôle du manager à accueillir les nouveaux membres d’équipe.

Les conséquences

Les conséquences peuvent être multiples :

• Financières :

- les provisions pour congés payées seront surestimées, l’entreprise ayant un solde important de congés à la clôture et des comptes qui ne reflètent pas la réalité ;
- En cas de départ de l’employé, l’entreprise se verra obliger de régler le solde vacances faute de pouvoir (facilement) prouver la prise de congés.

• Juridiques : en cas de litige, l’employé pourrait s’en référer aux tribunaux prétendant avoir été empêché de prendre ses congés.
  

• Le manque de diligence peut indiquer une absence de morale parmi les employés, surtout lorsque le comportement n’est suivi d’aucune sanction : pourquoi devrais-je être honnête ?
  

Les mesures à prendre

Là encore, il n’y a pas de solution clé en main car toutes les entreprises sont organisées de manière différente. Dans tous les cas, il s’agit de coopérer entre les services (Ressources Humaines, Service salaires et Service Conformité et contrôle Interne s’il existe) afin de comprendre les raisons de l’absence d’enregistrement de congés.
Les premiers pas seraient :

• Identifier les individus aux soldes congés importants et les contacter,
• Identifier les managers avec des soldes de requêtes non approuvées importants et les contacter,
• Instaurer un système régulier (par exemple mensuel) de suivi des soldes,
• Communiquer à l’ensemble des employés la nécessité d’entrer ses vacances.
  

D’autres mesures telles que former les managers à leurs tâches de gestion de leurs équipes, inclure la bonne tenue du temps dans leur performance annuelle, changer d’outil de gestion du temps avec un système de rappel, instaurer un système de pointage peuvent également être mises en place…
Encore une fois, l’attitude du management est primordiale face à ce qui peut être caractérisé de fraude.