Référentiel RH dans une entreprise décentralisée

Chaque année, c’est inévitable, il faut collecter, consolider et retraiter toutes les informations RH de l’entreprise pour donner à l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise une vision de sa situation sociale. Dans quels buts ? Publier le Bilan Social ou mettre en place la Base de Données Unique !

Chaque année, c’est inévitable, il faut collecter, consolider et retraiter toutes les informations RH de l’entreprise pour donner à l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise une vision de sa situation sociale. Dans quels buts ? Publier le Bilan Social ou mettre en place la Base de Données Unique !

Pour beaucoup d’entreprises, c’est un casse-tête souvent révélateur de la difficulté à obtenir des indicateurs RH fiables

Les informations sont non seulement fastidieuses à collecter, mais leur qualité fait souvent défaut.
Ces freins s’en trouvent renforcés, les difficultés exacerbées dès lors que l’entreprise est décentralisée. En effet, dès que les pouvoirs décisionnels sont fortement délégués au niveau des entités, pays et/ou segments business pour des raisons historiques, politiques ou culturelles, l’organisation varie, les processus divergent, et la maturité vis-à-vis du métier RH diffère d’une structure à l’autre.
De plus, les spécificités culturelles et réglementaires sont plus nombreuses, les différents systèmes d’informations reposent sur des technologies différentes et couvrent des périmètres fonctionnels variés…
Bref, rassembler les données pour rédiger le document relève souvent du chemin de croix.
La mise en place d’un référentiel Employés pour l’ensemble des entités de l’entreprise constitue, à terme, un vrai gain de temps et de ressources pour la filière RH. Il permet en premier lieu d’harmoniser et de fiabiliser le socle de données, sur lequel se basent notamment les indicateurs nécessaires à la rédaction du Bilan Social. A une fréquence régulière, les informations sont centralisées et uniformisées dans une base de données unique.
Dès l’entrée dans le référentiel, les informations en provenance des systèmes locaux sont harmonisées en termes de format et de valeurs de référence. Les données ainsi essaimées dans les systèmes d’information locaux deviennent facilement et rapidement exploitables grâce à la même grille d’analyse. Un référentiel Employés permet de réduite le délai de collecte des informations, et les erreurs d’interprétation ainsi que de se défaire des contraintes liées aux processus locaux.
Pour autant, faciliter la génération des indicateurs quantitatifs du Bilan Social n’est pas le seul atout d’un référentiel Employés. En effet, il peut devenir un précieux outil de pilotage opérationnel et stratégique des ressources humaines. Grâce au référentiel Employés, les données relatives aux compétences, aux savoir-faire, aux expériences, et à la disponibilité des personnes de l’entreprise sont rapidement et facilement accessible. Cela permet ainsi de construire des indicateurs à destination des managers et des ressources humaines pour gérer au mieux les équipes.
Au-delà d’un outil de pilotage, l’ambition pour le référentiel Employés doit être plus grande : celui-ci peut devenir la clef de voûte des systèmes d’informations. Le référentiel Employés se place alors comme la source unique pour l’ensemble des systèmes d’information de l’entreprise des données relatives aux personnes.
Si une telle ambition est parfaitement louable, et à terme créatrice de valeur, la réflexion doit néanmoins s’amorcer sur un objectif plus modeste. Le mieux est l’ennemi du bien : démarrer sur un périmètre restreint pour avancer rapidement permet souvent de fédérer localement sur une ambition commune d’entreprise.
La première étape dans la construction du référentiel Employés est la définition des objectifs à court, moyen et long termes :
  • quelles informations sont demandées ?
  • Sont-elles nécessaires ?
  • Obligatoires ?
  • A quelle fréquence les informations doivent-elles être remontées ?
  • Comment définir les informations demandées et les valeurs de référence choisies (pour éviter les interprétations et/ou ambiguïtés) ?
Sans compter sur la question la plus importante de toutes : les entités sont-elles toutes en mesure de fournir ce qui est requis ?  De cette réponse dépend en grande partie la réussite du référentiel Employés. Permettre à toutes les entités de contribuer et obtenir une avancée tangible en termes de reporting sont deux principes clés pour définir le périmètre de données souhaitées.
Proposer des solutions pour simplifier le travail de reporting auprès de l’entreprise mère permet d’éviter que la demande d’informations soit perçue comme une tentative de contrôle.
Le succès de cette première étape permet d’envisager l’élargissement du référentiel Employés pour couvrir un spectre de données plus large et poursuivre des objectifs autres que le reporting. Les différents intervenants locaux sont déjà identifiés et sensibilisés au sujet. Les travaux de conduite du changement souvent périlleux dans les environnements décentralisés et multiculturels sont plus simples à mener.
En élargissant ses fonctions au-delà des frontières du reporting RH, le référentiel Employés évolue alors vers un référentiel RH contribuant à l’ensemble des processus RH, devenant ainsi porteur de l’harmonisation de ces processus. La gestion des mobilités et de la carrière en est un exemple probant : pouvoir suivre un employé quelle que soit son entité d’affectation permet d’avoir une vision consolidée de son parcours et de son évolution au sein des structures précédentes. Ses performances sont mieux maitrisées et son évolution peut être anticipée.
En dehors de la filière RH, la vision consolidée des informations sur les employés permet de faciliter l’accueil dans la nouvelle structure de l’employé : en connectant les systèmes d’information de la nouvelle structure via le référentiel RH, les données du nouvel arrivant sont immédiatement disponibles permettant d’accélérer le processus d’onboarding sur le nouveau poste tout en fiabilisant la qualité de la donnée dans l’ensemble du SI de l’entreprise.
Les avantages d’un tel outil sont multiples. Si un référentiel Employés peut se concevoir comme simple système de reporting RH, il peut aussi porter une ambition bien plus large et devenir un outil clef facilitant, accélérant et surtout fiabilisant les processus dans une entreprise décentralisée.
Le référentiel RH devient créateur de valeur, bénéfique à l’ensemble de l’organisation. Ainsi les Ressources Humaines se positionnent comme élément pivot de cette organisation.

Gestion du changement / Reporting