Les 4 erreurs à commettre pour rater à coup sur la dématérialisation de ses factures clients

Dématérialiser ses factures client est une source importante d’économies. Les solutions paraissent nombreuses et simples pour se lancer. Oui, mais des erreurs simples sont nombreuses qui peuvent transformer ce projet pertinent en réel cauchemar et obérer fortement le ROI de l’opération.

Remplacer les factures papier par des factures électroniques est une source d’économies rapides que de nombreuses entreprises ont identifiée. L’économie est d’autant plus évidente que le coût des factures sortantes se mesure directement par le budget d’affranchissement. Les impacts social et  organisationnel sont limités puisque les seules victimes sont l’imprimante et La Poste.
Le remplacement des factures papier envoyées par courrier, par des PDF envoyés par mail est la solution facile qui s’impose. Hélas, c’est ensuite au quotidien que la bonne idée se mue en catastrophe qui conduit soit à un retour en arrière soit à la recherche d’une véritable de solution de transmission de factures dématérialisées. Entre les refus obstinés de clients qui ne voient aucun intérêt à recevoir un PDF inerte ou ne s’en satisfont pas, la charge de travail additionnelle de l’administration des ventes qui doit renvoyer des mails non reçus par les bons destinataires… et les risques de non-conformité réglementaire. Les obstacles et sources de difficultés sont réels.
Voici un florilège d‘erreurs constatées depuis 5 années consacrées à la dématérialisation dans le B2B, au travers de plusieurs centaines de projets réalisés et millions de flux traités

Erreur n° 1 : S’en remettre au simple envoi par mail

Accrocher la facture PDF en pièce jointe à un mail est simple. On l’automatise et hop l’affaire est dans le sac, le gain effectif. Passons sur les aspects réglementaires : supposons que le PDF n’a pas été scanné [1] et dispose de sa piste d’audit ou d’une signature numérique conforme. Que va-t-il se passer dans les jours qui suivent ? Comment l’administration des ventes va-t-elle suivre les transmissions pour s’assurer que les mails sont arrivés ?
La suite est classique car le mail standard ne possède pas la fiabilité des services postaux et les filtres anti-spam n’ont pas le discernement des intervenants qui trient le courrier. L’administration des ventes va passer du temps (beaucoup, énormément) à renvoyer des factures parce que le mail n’est pas arrivé, parce que le destinataire n’était pas le bon, parce que le mail a été supprimé, parce que le domaine d’émission a été black-listé et tous ses mails rejetés… Sans compter les demandes en période TVA ou de clôtures comptables des clients, pour récupérer les factures manquantes…
Cela est supportable pour quelques factures ; pas pour des gros volumes.
Autant envoyer les factures en les mettant dans des bouteilles à la mer. Le recours à une solution qui sécurise les transmissions est indispensable pour optimiser la délivrance du mail. Elle pourra traiter les problèmes (bounces, retours techniques, anti-spams…), utiliser des protocoles fiabilisés et compléter les envois mail par le dépôt de la facture dans un espace web sécurisé dédié au client récepteur.

Erreur n° 2 : Confondre dématérialisation et externalisation des envois papier

L’émetteur d’une facture est autorisé à conserver sous forme électronique le double original d’une facture envoyée par courrier [2]. De nombreuses offres de dématérialisation procèdent donc au transfert par externalisation de l’impression puis l’envoi courrier chez un prestataire de courrier industriel. L’émetteur ne manipule plus de papier et retrouve ses factures sur une magnifique interface web.
Les envois sont mutualisés chez le prestataire qui permet des économies sensibles sur les coûts d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement. En complément l’opérateur propose parfois l’envoi des images PDF en masse.
Génial… mais cela n’est pas de la dématérialisation fiscale de factures… Le gain est limité à une réduction modeste, bien que réelle, des coûts d’envoi courrier. Surtout, dans le cas des factures B2B, les problèmes peuvent être nombreux : difficile prise en compte des factures de plus de 10 ou 20 pages, mauvaise transmission de courriers identifiés « publipostage »…
Quant aux PDF envoyés en masse par mail, leur envoi via une adresse « no-reply » assure l’ignorance totale de tous les incidents de transmission qui peuvent survenir. Et une facture B2B non transmise, même si elle est affichée sur une magnifique interface web, ne sera pas payée.

Erreur n° 3 : Juste remplacer le papier par une image PDF inerte et ignorer les attentes (exigences ?) de ses clients

Le PDF est une image virtuelle du papier ; il présente les bénéfices d’un fichier électronique : facilité de génération et de transmission, ubiquité…  Le PDF a aussi et surtout les défauts du papier : les données qu’il contient sont aussi peu exploitables que celles sur une feuille de papier. Or ce sont ces données qui intéressent le récepteur, pas la feuille de papier ou son image PDF.
Dans le B2B les factures reçues des fournisseurs passent par un traitement de validation et de comptabilisation. De nombreux récepteurs scannent les factures reçues pour en extraire les données (dématérialisation des factures fournisseurs). Ce traitement coûteux fait partie des dépenses que le récepteur souhaite limiter voir supprimer. Les récepteurs sont de plus en plus nombreux à demander à leurs fournisseurs de remplacer le papier par des flux de données, y compris en lien à une facture PDF (exemple le PDF au format GS1 XML utilisé par de nombreux donneurs d’ordres).
Des solutions systématisent la conversion des factures émises PDF en un flux de données structuré exploitables transmis par interconnexions directe avec les outils de réception utilisés par les donneurs d’ordres. L’émetteur satisfait tous ses clients et déploie avec succès la dématérialisation, là où l’envoi de PDF images inertes rencontre l’indifférence des récepteurs.

Erreur n° 4 : Passer à côté de l’essentiel… la transmission

Les obligations réglementaires doivent être respectées. Pour autant s’enfermer dedans n’est pas la bonne approche. Se focaliser sur la signature et l’archivage conduit à générer de magnifiques factures dématérialisées dans les règles de l’art et conservées avec efficacité. Soit… Mais si ces factures n’arrivent pas chez le client, elles ne seront jamais payées. L’intérêt de l’opération est assez limité alors. Exactement comme si on limitait la facture papier à la qualité de l’enveloppe et aux conditions d’archivage du double original, sans penser à affranchir le courrier et à le poster…
La question centrale dans la facture électronique est la transmission efficace de données exploitables par le destinataire. Dans la version papier, cette mission d’acheminement est assurée par la Poste. Dans la version électronique, c’est l’opérateur de dématérialisation qui manipule les données et route le flux pour le livrer à bon port et conforme aux attentes du destinataire.
Tout le reste, bien qu’important, est secondaire. Aborder la facture électronique par la signature, l’archivage ou en copiant-collant en mode PDF les pratiques du papier revient à faire fausse route.
De même que segmenter les solutions par modalités réglementaires : PDF ou EDI… L’émetteur ne peut pas avoir plusieurs solutions et les ajuster selon les demandes variables de ses clients, alors qu’il ne maîtrise pas ces demandes et leurs évolutions. La diversité des flux sortants doit être gérée en aval de l’émission de la facture et non en amont.
On le voit au travers des différentes erreurs usuelles listées ici, dématérialiser fiscalement ses factures client dans le B2B ne se résume surtout pas à l’envoi de PDF images, mais à la transmission fiabilisée et tracée de flux de données exploitables capables de répondre aux demandes des clients récepteurs.

------------------
[1] L’envoi par mail d’un PDF issu du scan d’une facture imprimée n’est autorisé que jusqu’au 31 décembre 2014. A partir de cette date le PDF devra issu directement de l’outil de facturation.
[2] Instruction fiscale N4C du 11 janvier 2007, reprise au 10-10-20-30 au BOFiP du 18 octobre 2013

Dématérialisation